Rivas Zorggroep, een circa vijfduizend personeelsleden tellende ‘full service’ zorgverlener, is erin geslaagd met de toepassing van het Onior Dossier Management (ODM)-systeem het beheer van zo’n negenduizend dossiers volledig digitaal af te handelen. De instelling heeft zelfs toestemming van de Belastingdienst gekregen om de (meeste) papieren originelen te vernietigen.
De besparingen in kwaliteit, tijd, papier, vierkante meters archief en doorlooptijden leggen Rivas bepaald geen windeieren. Paul Oomens, hoofd personeelservices bij Rivas en verantwoordelijk voor onder meer salarisadministratie en hr-administratie: ‘Rivas is een grote zorg verlenende organisatie met meerdere vestigingen, voortgekomen uit een fusie. Daardoor bestonden lange tijd eigen systemen en eigen manieren van werken. Zo ook voor de hr-administratie. Gemeenschappelijke deler was wel, dat het werk bijna allemaal nog op papier gebeurde. Dat betekende dat medewerkers naar Personeelservices in Gorinchem moesten komen als ze iets wilden inzien of bespreken. Tijdrovend, kostbaar en absoluut onwerkbaar. Daarnaast waren de bestaande papieren dossiers nodig aan een opschoningsronde toe.’
Opschonen en unieke ontsluiting
Oomens: ‘De opties die binnen ons Oracle erp-systeem voorhanden waren voor hr, voldeden niet aan onze wensen. Als iets gewijzigd moest worden, kostte dat behoorlijk veel inspanning en geld. Onior uit Den Haag, een specialist in informatiemanagement, met brede kennis van digitalisering en dossier management, gaf blijk van interesse voor ons project en met hun zijn we in zee gegaan.’
Allereerst werden de dossiers opgeschoond, waarna ze zijn gedigitaliseerd. Oomens: ‘Het dossier moest ontsluitbaar worden via één unieke ingang, het personeelsnummer. Daarmee konden direct de autorisaties worden ingeregeld. Het actuele, volledige en schone bestand is vervolgens ingelezen in het Onior Dossier Management-systeem.’
Twee onderdelen die binnen een digitale hr-omgeving absoluut goed moeten zijn geregeld, zijn de vertrouwelijkheid en veiligheid. Oomens: ‘Direct leidinggevenden kunnen de digitale dossiers van de medewerkers in hun groep inzien, maar ze hebben geen standaard toegang tot alle gegevens. Alles wordt bovendien gelogd. In het kader van wet- en regelgeving was die autorisatiefunctie en de audit logging voor ons erg belangrijk.’
Voeg daarbij het gebruiksgemak, de snelle leercurve om het systeem te leren kennen en de gebruiksvriendelijke interface en ook de belangrijkste voordelen voor de gebruikers zijn genoemd.
Toestemming van de Belastingdienst
Doordat Rivas de zaakjes zo goed op orde had gemaakt met het Onior Dossier Management-systeem, heeft de organisatie toestemming van de Belastingdienst voor substitutie; dat wil zeggen dat de papieren versies van de documenten mogen worden vernietigd. Bepaalde documenten moeten wel als papieren origineel bewaard blijven (documenten met een executoriale titel). Dat scheelt veel ruimte, beheer en dus geld.
De positieve ervaringen met het Onior Dossier Management-systeem, en ook de positieve business case hebben ertoe geleid dat Rivas nog verder wil. Een volgende stap die Rivas onder meer nog wil maken, is een selfserviceportal inrichten en toegang met tablets mogelijk maken via Onior Dossier Management voor iPad.
Wim van Dam, sales directeur Onior, is blij met het succes bij Rivas. ‘Het toont aan dat als je alles goed overdenkt en een gedegen plan van aanpak maakt, je heel goede resultaten kunt bereiken met digitaal dossierbeheer. De besparingen en de return on investment die Rivas heeft gerealiseerd stelt ze in staat weer meer tijd en geld in de échte zorg te steken.’
