AMSTERDAM – Stadsdeelraad Amsterdam Noord wilde tijd en kosten besparen met het ‘paperflow’-concept – de integratie van verschillende afdrukstromen als prints, kopieën en faxen. De uitvoering van de plannen pakte echter anders uit dan verwacht.
Het was Nashuatec die met het idee van paperflow kwam aanzetten bij het stadsdeel. Jan Engberts, hoofd interne dienstverlening van Amsterdam-Noord, doet het principe uit de doeken: "Er zijn allerlei machines op de markt voor het bewerken van documenten: printers, faxen en kopieermachines. Maar eigenlijk werken ze allemaal ongeveer volgens hetzelfde concept. Het is daarom vervelend dat de contractvormen voor die apparaten heel verschillend zijn. Kopieën betaal je per tellertik, printers koop je of huur je en dan weet je vaak niet eens wat je per afdruk betaalt. Nashuatec stelde voor om die documentstromen te integreren en te stroomlijnen. Zij zouden het beheer van alle machines op zich nemen en één prijs rekenen per tellertik, of dat nu om een print, fax of kopie ging." Alles zou dus in één contract komen. Dat klonk het stadsdeel als muziek in de oren, want hoe was de situatie op dat moment? De printers vielen onder de afdeling automatisering, er waren 23 decentrale kopieermachines in gebruik, verspreid over heel Amsterdam-Noord, en het grotere drukwerk werd uitbesteed aan een satellietvestiging – in het deelraadgebouw – van de stadsdrukkerij van de gemeente Amsterdam. De deelraad zorgde zelf voor de inkoop van de verschillende soorten papier. Jan Engberts parafeerde elke maand in totaal zo’n veertig facturen, alleen voor alles wat met afdrukken te maken had. Amsterdam-Noord verwachtte van het onder één noemer brengen van het machinebeheer en alle verschillende contracten dan ook een fikse kosten- en tijdsbesparing.
Na gesprekken met zowel Nashuatec als de stadsdrukkerij, de derde partij in het eventuele contract, werd besloten tot een technische proef. Nashuatec plaatste een eigen printer bij de deelraad – tot dan toe stonden er exemplaren van Hewlett-Packard – om te zien of deze voldeed aan de specificaties en of hij wat hardware betreft in het netwerk paste. Jan Engberts: "Dat ging natuurlijk in het begin allemaal fout. Dat is op zich niet zo erg, maar dan moet je wel een leverancier hebben die daar wat aan wil doen. Nashuatec ging echter te weinig op onze klachten in en bovendien constateerden wij onwil bij onze afdeling automatisering, niet op het niveau van de leiding, maar bij de medewerkers."
Technische pilot
Het gebrek aan enthousiasme bij de afdeling automatisering was vrij gemakkelijk te verklaren. Ze waren daar net bezig met de vervanging van alle apparatuur, inclusief de printers, en kwamen om in het werk. Nashuatec had de automatiseringsafdeling nodig, maar wist niet hoe ze die partij over de streep moest trekken. Het stadsdeel kreeg steeds minder vertrouwen in Nashuatec, tenminste als paperflow-partner. Jan Engberts: "Theoretisch was het heel aardig wat Nashuatec voorstelde, maar in de praktijk botsten we op allerlei problemen binnen de organisatie. Het idee hadden ze wel. Echt handen en voeten hadden ze er alleen nog niet aan gegeven." Nashuatec stelde vervolgens voor de centrale drukkerij hoofdcontractant te maken en nam zelf genoegen met de rol van subcontractant voor de kopieermachines. De centrale drukkerij had helemaal geen ervaring met paperflow. Het verschil was echter dat de drukkerij wèl concrete ideeën had over de invulling. Bovendien kende de drukkerij de organisatie al goed en had ze ervaring met het grote drukwerk. De partijen kwamen tot de conclusie dat een gefaseerde invoering meer kans van slagen had, met name omdat de afdeling automatisering voorlopig nog bezig was met het vervangen van apparatuur. Besloten werd om eerst de centrale repro en alle kopieermachines te integreren.
Nog maar één factuur
Stadsdeel Amsterdam-Noord had zodoende geen direct contract meer met de leverancier van kopieermachines (Nashuatec), maar alleen nog met de stadsdrukkerij. Die rekent één tellertik per afdruk, waar die ook gemaakt wordt, maar zorgt tevens voor de inkoop van papier en het onderhoud van de machines. De integratie is sinds 1 april van dit jaar een feit en de stadsdeelraad plukt de vruchten. Nu al is een besparing van 5 tot 6 procent bereikt op een jaarlijks bedrag van een half miljoen. Jan Engberts heeft nog maar één van de veertig facturen over en dat scheelt hem al gauw drie uur per week. Er waren wel een aantal praktische aanloopproblemen, maar die zijn nu grotendeels opgelost en de stadsdeelraad is "voor 95 procent tevreden". Halverwege volgend jaar moeten ook de printers geïntegreerd worden. Dit gedeelte zal Nashuatec in een herkansing op zich nemen. Wanneer de faxen aan de beurt komen is nog niet bekend, maar dat is slechts een fractie van het totaal aan afdrukken (ongeveer 35.000 van 6 miljoen). De stadsdrukkerij gaat het succesvolle project hoogstwaarschijnlijk uitbreiden naar andere deelraden. De gesprekken zijn al in volle gang. De constructie is dezelfde: stadsdrukkerij als hoofd- en Nashuatec als subcontractant. Nashuatec heeft ondanks zijn ervaring met paperflow en hoewel het bedrijf al een voet binnen de deur had – hun kopieermachines stonden er al – gekozen de tweede viool te spelen onder een niet ervaren, niet commerciële hoofdcontractant als de stadsdrukkerij. De heer Alsemgeest, accountmanager bij Nashuatec, verklaart de gang van zaken enerzijds door het gebrek van betrokkenheid van de afdeling automatisering van de stadsdeelraad, maar steekt ook de hand in eigen boezem: "Wij profileerden ons te veel als produktleverancier en te weinig als systemintegrator. Wij hadden beter moeten zien wat nodig is bij de deelraad en meer naar ons toe moeten trekken, ons niet alleen op de produktkant moeten concentreren." YG
