Projectbeheer is een vlag met vele ladingen

Projectbeheer of in het Engels Project Portfolio Management (PPM) is een term die vele ladingen kan dekken. In dit dossier geven we overzicht van de belangrijkste oplossingen, zowel commerciële als uit de opensourcewereld. Het dossier bestaat uit zeven delen, die deze en volgende week zullen worden gepubliceerd.

2: CA Clarity (op vrijdag 12 maart)
3: HP PPM Center (op maandag 15 maart)
4: Microsoft Office Enterprise Project Management (op dinsdag 16 maart)
5: Oracle Primavera (op donderdag 18 maart)
6: SAP RPM (op maandag 22 maart)
7: Open source projectbeheer (op dinsdag 23 maart)

Het PPM-softwareaanbod is onder te verdelen in veelal gratis opensourceoplossingen en gesloten software. Bedrijven die goed thuis zijn in bedrijfsbrede softwareoplossingen voor grote bedrijven, hebben vaak ook PPM-suites. Het zal u wel niet verwonderen dat de markt volledig in handen is van CA, HP, Microsoft en Oracle. Ook Compuware en Planview zijn belangrijke spelers, echter meer in de VS dan bij ons, waar SAP belangrijker is. We willen ook BMC Software graag vermelden omdat hun projectbeheeroplossing nogal visionaire kenmerken vertoont, al horen ze niet bij de marktleiders. Omdat de markt meer en meer belang hecht aan cloudoplossingen, bieden de grote jongens net zoals vele kleinere spelers steeds vaker SaaS-oplossingen aan.

Het grootste gebrek bij de huidige projectbeheeroplossingen zit hem op het eerste gezicht bij het genereren van rapporten en bij het ontginnen van data (datamining). Vaak kan een PPM-suite wel online een rapport genereren, maar dan blijken er onvoldoende mogelijkheden te zijn voor formattering en lay-out als je zo'n rapport of grafiek afgedrukt wil hebben. Het gevolg is, dat nogal wat gebruikers van projectbeheersoftware zelf PPM-data gaan exporteren naar spreadsheets om daar dan gebruik te maken van de ingebouwde mogelijkheden tot het genereren van overzichten en grafieken. Andere bedrijven hebben iemand in dienst die gespecialiseerd is in het opmaken van de gewenste rapporten op basis van de projectbeheersoftware.

Tijd is geld

Wat verwachten we precies van PPM-oplossingen? Op de eerste plaats scheduling. Een project bestaat immers uit een opeenvolging van stappen of taken met een begin en einde in tijd en eventuele deadlines of mijlpalen. Afhankelijk van de zakelijke vereisten kan zo'n tijdschema of agenda eenvoudig of zeer ingewikkeld uitvallen. De PPM-software moet dat allemaal ondersteunen. Er zijn een paar elementen die scheduling ingewikkeld kunnen maken. In de eerste plaats zijn dat gebeurtenissen die op verschillende manieren van elkaar, of van andere, afhangen. Nog zo'n complicerende factor is de wens om voor elk projectlid een schedule te creëren, inclusief de activa die hij of zij nodig heeft en de taken die elk vervuld moeten worden. Dat laatste heet ook wel 'resource scheduling'. Tevens zou scheduling overweg moeten kunnen met onzekerheden in het schatten van de tijdsduur van een taak.

Berekenen van het kritieke pad

Als er een ingewikkelde agenda tot stand is gekomen, dan ontstaat er een zogenaamd kritiek pad: een serie gebeurtenissen die van elkaar afhangen en waarvan de looptijden de duur van het hele project rechtstreeks bepalen. Sommige software kan deze kritieke taken benadrukken, omdat het meestal erg goede kandidaten zijn voor optimalisatie.

Informatie verstrekken

PPM-software moet uiteraard informatie verstrekken. Dat moet in principe rollengebaseerd kunnen, zodat u kunt bepalen welke informatie aan welk soort mensen verstrekt mag of moet worden. Die informatie kan dan als basis dienen voor het berekenen en het rechtvaardigen van een bepaald niveau van bedrijfsinspanning (uitgedrukt als kosten versus baten, uiteraard) dat nodig is om een project of een hele portefeuille van projecten af te ronden. Typische informatie die een PPM-oplossing zal verstrekken omvat taaklijsten voor mensen en toewijzigingschema's voor bedrijfsbronnen. Ook zijn overzichten nodig van hoe lang het duurt om taken af te werken. Daarnaast verwacht je vroege waarschuwingen voor eventuele problemen bij het uitvoeren van projecten. De software moet bovendien rekening houden met informatie over de werklast van projectleden en moet gebruikt kunnen worden om hun vakanties te kunnen inplannen. Tot slot moet bewijsmateriaal worden verzameld, in de vorm van diagrammen die tonen hoe projecten verlopen zijn en meer bepaald hoe de geplande prestatie zich verhoudt tot de werkelijke prestatie. En de software moet een idee geven van hoe beschikbare bedrijfsbronnen optimaal kunnen worden gebruikt.

Kleinere bedrijven

Kleine bedrijven kunnen meestal wel toe met de meer individuele projectbeheeroplossingen, zoals Microsoft Project en OpenProj (een opensourcealternatief voor Microsoft Project). Die kunnen op verschillende manieren uitgerold worden. De meest voorkomende vorm is als desktopsoftware. Dat werkt het snelst en biedt meestal de grafisch aantrekkelijkste interface. De data worden in dat geval meestal lokaal opgeslagen.

Webgebaseerde projectbeheeroplossingen kennen een groeiende populariteit. Omdat daar alleen een webbrowser voor nodig is, zijn deze zeer gemakkelijk in uitrol en kunnen zowel binnenshuis als extern via het internet vanaf overal benaderd worden. Vanuit beheeroogpunt is de webgebaseerde oplossing bovendien erg verleidelijk. De voordelen zijn groot: geen echte uitrol nodig, slechts één softwareversie en -installatie te onderhouden, geschikt voor verschillende gebruiker en eenvoud in het controleren van de toegang. Ook voor back-ups is een weboplossing gemakkijker omdat de data centraal opgeslagen worden. Nadelen zijn er ook. Webapplicaties zijn vaak trager in het gebruik dan desktopapplicaties. De webserver kan onbereikbaar zijn. Sommige webgebaseerde  oplossingen staan de gebruiker echter toe offline te werken met een kopie van de data. Die wordt dan achteraf gesynchroniseerd.

Grotere bedrijven

Als er wat meer gebruikers zijn, dan moet het projectbeheer een samenwerkingsoplossing worden. Afhankelijk van de ingewikkeldheid evolueert het dan van gewoon projectbeheer naar projectportefeuillebeheer of PPM. Verschillende gebruikers kunnen dan tegelijkertijd verschillende onderdelen van het project wijzigen. Webgebaseerde oplossingen zijn vaak op natuurlijke wijze zo ontworpen. De samenwerkings-PPM-oplossingen met een desktop GUI zijn de best presterende, maar deze zijn vaak ook platformrestrictief en vereisen uiteraard een 'fat client'. Sommige samenwerkingsoplossingen kunnen ook offline worden gebruikt. De server of diens netwerkverbinding mag dan offline gaan en toch kunnen de gebruikers verder werken met hun eigen data en die van anderen (maar dan als alleen-lezen). Als alles weer online komt zal de software alle lokaal aangebrachte wijzigingen synchroniseren met het centrale systeem en de individuele schema's en agenda's.

Integratie

Projectbeheer of projectplanning kunnen uiteraard verbonden worden met andere zakelijke processen. Helpdesksoftware en activabeheer zijn voor de hand liggende integratiekandidaten voor PPM. Projecten kunnen immers problemen hebben die dan opgelost moeten worden net zoals bugs bij softwareontwikkeling. In feite kan PPM nauw verbonden zijn met de beheersoftware voor softwareontwikkeling. Activabeheer is nodig omdat elk project bepaalde bedrijfsbronnen nodig heeft en zal gebruiken. Dat moet opgevolgd worden, zeker in gevallen waarin geplande mijlpalen overschreden zouden worden. Hoeveel integratie mogelijk is, hangt vaak af van de producent die deze en andere software leverde. Er bestaan producenten die een heel rijk uitgebouwd productengamma hebben, maar alleen hun eigen producten ondersteunen voor integratie. In dat geval moet u alles bij één producent halen en kunt u niet uitkijken naar het beste product voor uw vereisten en toepassingen.

Commerciële PPM-oplossingen

De in dit dossier besproken PPM-producten van de marktleiders omvatten werkgroepfunctionaliteit (collaboratie of samenwerking), 'issue tracking' (probleemopvolging), 'scheduling' (agenda en kalender), projectportefeuillebeheer, 'resource management' (bedrijfsbronnen- of activabeheer) en documentenbeheer. Vrijwel alle producten zijn webgebaseerd en vereisen van de gebruiker dus alleen een webbrowser. Als eerste komt CA Clarity aan bod.