TEST: online visueel plannen en samenwerken

Heel wat informatie wordt opgeslagen in databanken. Sommige informatie is echter moeilijk te vatten in tabellen. Ondanks ingewikkelde query’s, geavanceerde filters en ingenieuze pivottables blijkt het vaak toch niet mogelijk een duidelijk overzicht te krijgen over het 'wie wat wanneer waarmee en met wie'. In die niche springt Mindjet met de in de cloud draaiende mind mapping- en samenwerkingstool Catalyst.

Mind mapping is een compleet andere manier om met informatie om te gaan. Alle informatie wordt opgeslagen in- en weergegeven als pictogrammen. De onderlinge relaties worden vastgelegd als verbindingslijnen en pijltjes. Het resultaat is een grafisch schema dat uitgaat van een centraal onderwerp waaraan bijzaken en verwante concepten gelinkt worden. Deze visuele weergave mag dan op het eerste zicht een bijzonder verwarde en rommelige indruk maken, zeker op wie niet gewend is om met mindmappen te werken, maar maakt het wel  mogelijk om in een oogopslag de correcte informatie tot je te nemen.

Mindmapping

Mindjet is bekend van zijn mindmapping software MindManager, dat ondertussen al aan versie 8.1 toe is. Sinds kort heeft MindManager er een cloud-broertje bij: Mindjet Catalyst. Dat is de online versie van MindManager, maar ook weer niet helemaal: het biedt nog extra mogelijkheden, waarover straks meer. Het werkblad van Catalyst is een webpagina in de browser van jouw voorkeur. Catalyst werkt behalve met Internet Explorer ook perfect in andere browsers zoals Firefox of Safari. De lay-out van Catalyst is natuurlijk aangepast aan het gebruik in de webbrowser. Heb je ooit gewerkt met MindManager, dan zal de omschakeling naar Catalyst zeker geen grote inspanning vergen. Waar MindManager gebruik maakt van een lint, is dat bij Catalyst opnieuw de klassieke menubalk, weliswaar met grote pictogrammen. Centraal op het scherm staat ook hier het werkblad. Aan de linkerkant zie je het navigatievenster, waarmee je naar de andere mogelijkheden van Catalyst kunt gaan.

Onderaan staat een teksteditor waarin je opmerkingen kunt schrijven bij elk onderdeel op de map. Aan de rechterkant vind je de keuzevensters met het typische, overweldigende aanbod aan attributen. Op het eerste zicht zien die gekleurde vlaggetjes, pijltjes en smileys eruit als een hoop toeters en bellen en, toegegeven, het ziet er zelfs een beetje kinderachtig uit. Maar bij een mindmap staat het visuele aspect nu eenmaal centraal en hoe langer je er mee werkt, hoe meer je gebruik gaat maken van deze attributen. Op een map met tien groene vlaggetjes en een rode, zie je letterlijk in een oogopslag naar welk onderdeel de aandacht moet gaan. Natuurlijk kunnen al die vensters ook gesloten worden, net zoals je met een klik de centrale map schermvullend kunt maken.

Samenwerking

De grootste vernieuwingen die Catalyst brengt ten opzichte van MindManager, hebben betrekking op de mogelijkheden tot samenwerking. In de beveiligde webruimte van 500 MB kunnen mappen en de bijbehorende documenten bewaard worden. Je kunt die dan ook gemakkelijk via het Internet met anderen delen. Als eigenaar bepaal je uiteraard wie toegang heeft tot welke bestanden, wie de mappen mag openen, wie ze mag wijzigen of wie ze alleen maar mag lezen.

Maar Catalyst gaat nog een stap verder: je kunt in real time met anderen samenwerken aan een map. Vooral voor grotere projecten waar verschillende personen verantwoordelijk zijn voor verschillende deelaspecten opent dit nieuwe perspectieven.

Het navigatiepaneel links geeft onder meer toegang tot allerlei vormen van ondersteuning. Van hieruit beheer je ook jouw account, alsook de lijst met medewerkers. Maar het belangrijkste komt nog: van hieruit start je heuse webconferenties met alles erop en eraan: video, geluid, chatsessies, whiteboard en zo verder. Dat klinkt veelbelovend, maar het blijkt toch niet zo simpel als het lijkt. Als gastheer klik je eerst op 'Start een Web conferentie'. Na enkele waarschuwingen krijg je de vraag of je een programma (.exe) met een onmogelijke naam wilt downloaden en installeren. Als je dat toestaat, toont Mindjet Catalyst Web Conference zich vervolgens als een paneel rechts op het scherm. Wij kregen tijdens onze proefopstelling telkens de melding van ons besturingssysteem dat het moest terugschakelen naar Windows 7 Basic omdat de gestarte toepassing niet compatibel was met Windows 7 Aero Desktop. Een beetje raar, in zo'n recent programma …

Via de knop 'Invite' activeer je het standaard e-mail programma waarin al een tekst met hyperlink ingevuld is. Dit bericht stuur je dan naar andere personen (maximaal 15) die je wil laten deelnemen aan de webconferentie. Wanneer die na ontvangst op deze hyperlink klikken, krijgen zij dezelfde vraag over het downloaden en installeren van een programma. Zeker de eerste keer kan dat voor heel wat problemen zorgen. Heel wat firewalls en virusscanners hebben het niet zo begrepen op executables die van buitenaf komen zodat er het nodige moet gesleuteld worden aan de instellingen van het netwerk.

Nadat we Mindjet Catalyst Web Conference overal actief gekregen hadden, bleek het wel een indrukwekkend programma te zijn. De gastheer ziet op zijn Web Conference-werkpaneel de lijst met alle bij hem geopende applicaties: Word, Excel, Catalyst en zo verder en vinkt aan welke applicaties de andere deelnemers ook mogen zien. De deelnemers kunnen ook elkaar zien als ze een webcam hebben, met elkaar spreken als er een microfoon is of met elkaar chatten via het toetsenbord. Zijn die deelnemers gemachtigd tot lezen en schrijven in de geopende Catalyst Mindmap, dan kunnen zij perfect in overleg met elkaar samenwerken en plannen op dezelfde map. Let wel, datzelfde geldt niet voor Word en Excel, hier blijft het eenrichtingsverkeer: de gastheer kan uiteraard lezen en schrijven in zijn document, maar de genodigden kunnen alleen lezen.

Sjablonen

Het systeem heeft ook een zogeheten whiteboard, waarop alle partijen kunnen tekenen en schrijven. Om een of andere reden werkte dat tijdens onze test vlot in de richting gastheer – genodigden, maar met een storende vertraging in de andere richting. Bestanden met elkaar uitwisselen van computer naar computer gebeurt met een eenvoudige klik- en sleepbeweging.

Prestaties

Het programma bevat een aantal schoonheidsfoutjes. Pop-up venstertjes zijn soms in het Nederlands, soms in het Engels en soms half om half. Wanneer je een tutorial aanklikt, krijg je eerst de mededeling dat de gevraagde webpagina niet bestaat. Geen paniek, gewoon even wachten tot het filmpje op de achtergrond ingeladen is en nadien heel normaal vertoond wordt. Een zandloper of een vooruitgangsbalkje is dan toch wel een elegantere oplossing. Dat balkje krijg je overigens meer dan vaak genoeg te zien, want telkens je een ander onderdeel kiest in het navigatievenster moet die pagina opgevraagd worden en dat vergt nu eenmaal tijd, afhankelijk van de snelheid van je internetverbinding.

Toch willen we benadrukken dat tijdens het eigenlijke werken met de mindmap alles vlot en zonder haperingen verliep. Hetzelfde kunnen we moeilijk zeggen van het aspect webconferentie. Tijdens de eerste week dat we Catalyst gebruikten, kregen we om de haverklap foutmeldingen, maar in de twee daaropvolgende weken bleef alles mooi stabiel op een uitzondering na. Het hangt dus ook een beetje af van de servers van Mindjet of alles wel vlot verloopt. Dat is nu eenmaal een van de nadelen van webgebaseerde applicaties.

Werken met Catalyst is wennen. Mindmapping is immers moeilijk met andere dingen te vergelijken. Het vergt het nodige studiewerk, niet alleen van jezelf maar ook van alle co-werkers. Maar als je er eenmaal mee op weg bent, ontdek je al snel de grote voordelen van mindmapping, in het bijzonder voor groepswerk.