Nieuw onderzoek naar de kosten en het beheer van printen, dat in opdracht van Canon Europa is uitgevoerd, wijst uit dat printerstoringen een Nederlands bedrijf per jaar gemiddeld 11.500 euro kosten.
Het Europese gemiddelde ligt met 17.000 euro per jaar nog hoger. Het onderzoek is uitgevoerd door ICM Research en betreft de kosten en het beheer van printen bij Europese bedrijven van allerlei grootte in negentien Europese landen. Daarnaast is gekeken naar de benadering die wordt gehanteerd door meer dan drieduizend medewerkers verantwoordelijk voor het printen bij hun organisatie.
In 72 procent van de Europese bedrijven (55 procent in Nederland) kunnen medewerkers minimaal eens per maand niet printen. Een van de redenen daarvoor is dat medewerkers problemen met een printer niet rapporteren. Dit komt vooral bij grotere bedrijven veelvuldig voor. Maar liefst 55 procent van de ondervraagden bij Nederlandse bedrijven met meer dan 250 medewerkers geven aan dat hun medewerkers printerproblemen vaak niet (tijdig) rapporteren. ICT-beheerders en technisch ondersteunend personeel besteden per jaar gemiddeld drie en een halve week aan het oplossen van printproblemen.
Martin Trampe, Managing Director Canon Nederland, zegt: "Het is een serieus probleem dat printerstoringen een bedrijf zoveel geld kosten. In het huidige economische klimaat mogen bedrijven niet aan dit feit voorbijgaan. Kostenbesparing door stroomlijnen en effectief printbeheer is tegenwoordig belangrijker dan ooit. Daarnaast is een effectief printbeleid ook belangrijk voor het milieu. Minder storingen betekent minder verspilling van papier en toner."
Milieubesparende oplossingen
Eerder onderzoek van Canon toonde aan dat 48 procent van de Nederlandse bedrijven vindt dat een effectiever printbeleid een bijdrage kan leveren aan het milieu. Een veel kleiner deel handelt daar ook naar. Slechts 15 procent van deze bedrijven laat milieuvriendelijke argumenten meewegen bij het bepalen van haar printstrategie.
Nieuwe printers zijn efficiënter in stroomverbruik en produceren minder afval. Bovendien voldoen deze machines aan de huidige milieuwetgevingen, doordat ze geavanceerde milieuvriendelijke printinstellingen hebben. "Canon kan helpen met een effectief printbeleid. Daarmee wordt geld bespaard én aan het milieu gewerkt", zegt Trampe. "Dat kan al door de energiebesparende mogelijkheden van de printers optimaal te benutten en door bijvoorbeeld standaard dubbelzijdig te printen."
Het onderzoek naar de consequenties van printerstoringen wijst ook uit dat slecht printbeheer het gemiddelde bedrijf meer dan 82.000 euro per jaar kost. Voor bedrijven met meer dan 250 medewerkers kan dat zelfs oplopen tot 695.000 euro. Het vastlopen van papier en het opraken van toner zijn enkele van de oorzaken die het vaak medewerkers onmogelijk maken om te printen.
Kostenbesparing door derden
Meer dan een kwart van alle ondervraagden geeft aan dat beheer van hun printfunctie door een derde partij goed zou kunnen zijn voor hun bedrijf. Bij grotere bedrijven vanaf twintig medewerkers geeft zelfs eenderde aan dat outsourcing van hun printfunctie voordeel op kan leveren.
De resultaten van het onderzoek naar kostenbeheer komen beschikbaar op het moment dat Canon start met het aanbieden van haar "Managed Services" in heel Europa. Met Managed Services is Canon in staat alle multifunctionele printers (MFP’s) bij een klant of een deel van die printers in beheer te nemen. Zo zorgt zij dat gebruikers gemakkelijker en efficiënter gebruik kunnen maken van de apparatuur.
"Met ons nieuwe Managed Services aanbod, biedt Canon advies over afdrukfunctionaliteiten, beheer, onderhoud en ondersteuning van de eindgebruiker geheel op maat. Bedrijven kunnen daardoor hun printkosten beter beheersen en de efficiency, productiviteit en beveiliging verhogen", geeft Martin Trampe aan.
Onduidelijk printbeleid
Bijna tweederde van de Europese bedrijven (63 procent) geeft aan geen duidelijk printbeleid te hebben. Dat varieert van 57 procent in Frankrijk tot 73 procent in de UK. Nederland blijft met 60 procent net onder het gemiddelde.
"Bedrijven hebben een printbeleid nodig dat voorziet in maatregelen voor het moment dat een printer offline of buiten bedrijf is. Daarnaast moet dit beleid richtlijnen geven voor het printergebruik zoals verplicht dubbelzijdig printen", zegt Trampe. "Canon heeft de expertise om samen met een bedrijf een printbeleid te ontwikkelen, te implementeren en daarna te beheren. Waar bedrijven denken dat zij ongeveer eenzesde van hun printbudget kunnen besparen met een beter printbeleid, weten wij dat dat met Managed Services meer in de buurt van het dubbele komt."
