Harm Bavinck, oprichter van Effacts, vindt het opmerkelijk dat de Eerste Kamer 150.000 euro investeert in een nieuwe vergadertool. ‘Dat kan goedkoper. Bij Effacts is de senaat maximaal zesduizend euro per jaar kwijt en er zijn meer voordelige alternatieven. Ik vind het fantastisch dat de Kamer ervoor kiest papierloos te vergaderen, maar zo’n investering is ongelooflijk.’
Effacts ontwikkelde de gratis Board Room vergader-app voor de iPad, die onder andere verkrijgbaar is in de App Store. 'We hebben het in opdracht van een van onze klanten gemaakt als app, omdat ze stukken niet meer per email wilden verzenden, maar direct publiceren. Dat sluit aan bij onze visie: niet meer mailen, maar delen. We willen daarom dit jaar een Android-app ontwikkelen, maar dat kost tijd. Het moet 100 procent veilig zijn en het gebruiksgemak moet groot zijn. Er stappen dit jaar nog tien andere bedrijven over op de Board Room-app.'
Bavinck begrijpt niets van het enorme bedrag dat de Eerste Kamer heeft gestoken in de eigen vergaderapp. 'Onze app is gratis te downloaden. Een klant heeft alleen een licentie voor de backoffice van Board Room nodig voor centrale en veilige informatieopslag. Die licentie is afhankelijk van het aantal gebruikers en vergaderingen, maar de prijs ligt tussen de zeshonderd en zesduizend euro per jaar.'
Dom
Het bedrag van 150.000 euro is niet alleen in de ontwikkeling van de app gestoken, benadrukt woordvoerder Jurjen Bügel van de Eerste Kamer. In het bedrag zit ook de aanschaf van 120 iPads voor de Kamerleden en medewerkers, kosten van onderhoud en kosten van adviezen, bijvoorbeeld over eventuele juridisch implicaties van het gebruik van de iPads. 'Dat de Eerste Kamer hieraan te veel geld heeft besteed, vind ik een dommige bewering'.
De voor de Eerste Kamer ontwikkelde app moest voorafgaand aan de lancering in de bestaande informatiestructuur worden ingebouwd. Daarom koos de senaat voor een maatwerkoplossing in paats van een licentieproduct. Ook het projectmanagement is verwerkt in de totaalsom, vertelt Bügel. 'Het ondersteunen van wetgevingsprocessen is volstrekt iets anders dan een commerciële bedijfsomgeving met een commercieel CMS.'
Gratis
'Over vijf jaar zit niemand meer met pen en papier te vergaderen', meent Bavinck. Wanneer elke werknemer straks met een iPad in handen aan de vergadertafel zit, is de kans afgeleid te worden een stuk groter. 'Wat ons betreft is de app vooral bedoeld om vergaderingen efficiënt te kunnen voorbereiden. Na een meeting kan alle informatie via de tablet worden vastgelegd. Board Room gaat dus vooral om wat er voor en na de meeting gebeurt, want in overleg is er geen tijd om te worden afgeleid. In de praktijk merk ik in ieder geval dat men niet constant op z'n iPad kijkt.'
Effacts liep tijdens de ontwikkeling van de app tegen het probleem aan van het maken van persoonlijke aantekeningen. 'Dat is moeilijk te realiseren op de iPad, omdat het wel veilig moet blijven.' Het is inmiddels mogelijk binnen de applicatie een notitieblok te openen. Verder kan het vergaderproces gestructureerd worden vastgelegd, kunnen vertrouwelijke stukken veilig worden verzonden en opgeslagen en vindt er controle plaats op het nakomen van afspraken.
