Een behandelingsgesprek met de zorgverlener, vanuit uw eigen huiskamer? Voor cliënten van zorginstelling Mediant is het geen toekomstmuziek. Met de oplossing van Iton kunnen behandelaars van Mediant met cliënten beeldbellen. Zo kunnen ze niet alleen telefonisch, maar ook via beeld contact hebben met hun cliënten. En dat binnen de Citrix omgeving, zonder inzet van extra devices.
Het idee van beeldbellen komt van een van de psychiaters die werkzaam is bij Mediant. Zij had hiermee bij haar vorige werkgever al kennisgemaakt. Robin Hof, teammanager ict van Mediant, licht toe: ‘Behandelaren konden zo op afstand contact maken met cliënten. Dat scheelt in reistijd, zowel voor de behandelaar als cliënt. De behandelaar kan daardoor zijn tijd efficiënter indelen.’
Nadat de it-manager vanuit de organisatie de vraag had gekregen of hij Lync kon realiseren, heeft hij deze doorgespeeld aan Iton, al jaren vaste dienstverlener van de zorginstelling. Met als extra voorwaarde dat het beeldbellen moest functioneren binnen Citrix. Want dit houdt het beheer eenvoudig en er zijn geen extra devices nodig.
Hof heeft ook andere opties onderzocht. Zo heeft hij met een partij gesproken die het systeem Lifesize aanbiedt. ‘Dat klonk interessant. Echter, het werkte niet binnen een Citrix omgeving. Een heel goedkope oplossing is natuurlijk Skype. Alleen bij Skype heeft niet iedereen een veilig gevoel en de beheerlast neemt behoorlijk toe.’
Lync binnen Citrix
Uiteindelijk viel de keuze op de oplossing van Iton: Lync binnen Citrix. Het implementeren van Lync was niet de uitdaging, wel dat het binnen de Citrix omgeving gerealiseerd moest worden. Hof: ‘Lync werkt met video, Citrix juist met kleine pakketjes data. Daardoor kun je het op vrij oude apparatuur draaien. Dat heeft weer extra voordelen: je kunt langer doen met je apparatuur, de verbinding naar vestigingen hoeft niet groot te zijn. Iton maakt er zelf ook gebruik van, dus de accountmanager was ervan overtuigd: dat ging lukken.’
Iton heeft op locatie een demo gegeven, deze werkte helaas niet op dat moment. Desondanks heeft Mediant besloten de proof of concept (poc) uit te laten voeren. ‘We hadden nog niets gezien, maar waren wel benieuwd of het zou slagen’, zegt Hof. ‘Bovendien boden Iton en Microsoft aan de poc op basis van ‘no cure, no pay’ uit te voeren.’
Iton en Mediant hebben met elkaar afgesproken waaraan de oplossing moest voldoen. De poc werd opgeleverd, maar bleek alleen intern te werken. Hof: ‘Daar halen we geen voordeel uit. De cliënten die op het terrein wonen, zitten al dichtbij de behandelaars. Juist mensen die van ver komen, besparen zo reistijd. Om de koppeling naar buiten te krijgen, daar zat nog wel wat werk in. Uiteindelijk is dat allemaal opgelost, gebouwd en geïmplementeerd. En het werkt!’ Lync wordt nu nog met name door medewerkers onderling gebruikt. Hof: ‘Behandelaars vinden het nog spannend.’
Arbeidsvoorwaarden gesprek via Lync
Al moeten behandelaars nog aan het idee wennen, elders in de organisatie heeft de oplossing inmiddels zijn eerste vruchten afgeworpen. Laatst heeft P&O een arbeidsvoorwaardengesprek afgenomen via Lync. Hof: ‘Een collega van die afdeling vroeg of ze kon Skypen. Mijn reactie: ‘Dat kan wel, maar we hebben een veel mooiere oplossing; Lync. Daarmee kunnen jullie in de vergaderkamer beneden overleggen via de beamer. Als je met meerdere mensen dat gesprek wilt afnemen, kan dat én kun je elkaar ook nog eens zien.’ Ze hebben via Outlook de uitnodiging gestuurd naar de sollicitant. Toen het tijdstip daar was, heeft de sollicitant geklikt op de link in de mail en kwam vervolgens in de virtuele wachtkamer van Mediant. P&O ging daar ook naar toe en zo hadden ze contact. Ik verwacht binnenkort wel een aanvraag van P&O om zo’n systeem bij hun op de afdeling te installeren.’
Collega’s zijn enthousiast, vooral degenen die de demonstratie hebben gezien. Ook werken vestigingen onderling er al mee. Laatst heeft een psychiater op de locatie Hengelo een vergadering gehad met een groep ambulante behandelaars in Enschede. Of een Sociaal Psychiatrisch Verpleegkundige die bij een cliënt thuis is, kan nu via live beelden aan een psychiater op de locatie in Enschede laten zien hoe de cliënt leeft. Op die manier krijgen behandelaars gevoel bij werken via Lync.
Uitkomst mensen met schroom voor GGZ
Uiteindelijk zijn zij ook degenen die de cliënten enthousiast moeten krijgen voor het beeldbellen. ‘Het kan zoveel opleveren’, zegt Hof. ‘Het bespaart kosten, doordat de behandelaar geen reistijd heeft. Op deze manier kan hij bijvoorbeeld meer afspraken doen op een dag. Voor de cliënt verlaag je de drempel. Hij of zij heeft ook geen reistijd en reiskosten. Daarnaast kun je extra service bieden aan mensen die overdag werken. Zij kunnen makkelijker ’s avonds een afspraak maken. En het is een mooie uitkomst voor cliënten die schroom hebben om naar de GGZ te gaan.’
Beeldbellen via Lync is wat Hof betreft zeker een aanrader voor andere zorginstellingen. ‘Veel GGZ’s zijn wel wat aan het proberen, maar dan alleen op tablets. Deze oplossing binnen Citrix is veel efficiënter en kan veel andere organisaties helpen.’
