Logistieke processen bij Omega overzichtelijk

Voor Omega Logistics, een jonge en dynamische logistieke dienstverlener in Nederland, is een correcte, snelle en efficiënte levering naar zijn diverse klanten cruciaal. Recent ontwikkelde het bedrijf in samenwerking met Buzzaroo een app gebaseerd op het Movilizer Platform. Dit in nauwelijks twee maanden tijd.

Dankzij de met Buzzaroo ontwikkelde app vereenvoudigt Omega Logistics zijn administratie aanzienlijk, hebben het logistieke bedrijf en diens klanten steeds een real-time overzicht van de leveringen en kan het bedrijf sneller reageren op eventuele anomalieën in de leveringen. Alles samen bracht dit de klanttevredenheid op een hoger niveau.

Ongeacht wat het product is, Omega Logistics vervoert het zowel in Nederland als binnen Europa: of het nu gaat om een enveloppe, een doos of één of meerdere pallets. Dagelijks heeft Omega Logistics zo’n dertigtal vracht- en bestelwagens op de weg en doet het beroep op zowel eigen als ingehuurde chauffeurs.

Gerard van de Weert, Directeur bij Omega Logistics legt uit: ‘Het is ons doel om onze klanten volledig te ontzorgen. Het ontzorgen begint bij het meedenken met de logistieke keuzes die zij dagelijks moeten maken. Daarom kiezen wij voor een persoonlijke benadering waarbij we meedenken met de klant voor de beste logistieke oplossing.’

Proof of delivery

De vraag naar een proof of delivery (pod)-oplossing rees met name vanuit de klanten van Omega Logistics. Zij hadden immers behoefte aan een betere proof of delivery, het liefst digitaal en in real-time. Omega Logistics zocht concreet een apparaat dat een handtekening opslaat, via gps vastlegt waar het pakket is afgeleverd en een camera bevat, waarmee de chauffeur kan vastleggen waar hij een pakket heeft achtergelaten als de klant niet thuis is. Dit soort informatie wilde het bedrijf ook meteen aan de klant kunnen doorgeven, want die wil graag op de hoogte blijven van alle fasen van het afleverproces. Van de Weert duidt:  We wilden onze klanten beter voorzien van aflevergegevens, zonder daarvoor te investeren in dure apparatuur.’

Omega Logistics klopte voor een pod- en track&trace-oplossing aan bij Buzzaroo, een jong, klein en fexibel it-bedrijf uit Eindhoven en partner van mobile enterprise application platform (meap)-ontwikkelaar Movilizer, dat dit alles met een mobiele app realiseerde die op alle mobiele toestellen – pda’s of smartphones en onafhankelijk van het besturingssysteem – kan draaien.

Van de Weert: ‘In nog geen twee maanden tijd kon de app live gaan. En dit tegen minder dan één vierde van de kosten die we aan een grote ontwikkelaar zouden betalen. Zonder dure hardware. En zonder dure servicekosten. De hele backoffice is in één app verwerkt en staat in de cloud, zodat je er op afstand bij kunt.’

De chauffeurs kunnen kiezen of ze de app op hun (eigen, in het geval van de ingehuurde chauffeurs) smartphone downloaden of dat ze de pda’s van Omega Logistics gebruiken. Ze kunnen met de app barcodes van de pakketten scannen, aflevergegevens doorsturen naar de klant en digitale handtekeningen vastleggen. Verder geeft de app gps-locaties door en bevat hij een camera waarmee de chauffeurs mogelijke afwijkingen in de aflevering op de foto kunnen zetten. 

Omdat alle informatie in één bestand komt te staan, dat onmiddellijk wordt gemaild naar de klant, is deze ook zeer snel op de hoogte of en waar en wanneer zijn pakket is afgeleverd. Deze informatie kan de klant uploaden in zijn eigen systeem. Indien er geen computer in de buurt is, kan hij deze raadplegen via dezelfde app. Omdat de chauffeurs meestal met hun eigen smartphones werken, heeft Omega Logistics geen uitgebreide backoffice nodig. Alles zit in de cloud.

Tijdwinst

Van de Weert legt de voordelen van de app uit: ‘Dankzij de gps-lokalisering via de app kunnen de chauffeurs continu getraceerd worden en is just-in-time delivery of ad hoc-levering mogelijk. Dat maakt het mogelijk om bijvoorbeeld nieuwe, recente of sporadische klanten die niet in het routesysteem vervat zitten, maar die wél via de pda geregistreerd kunnen worden, op te nemen in de leveringsrondes. Anomalieën zoals schade aan een pakket, een afwezige klant of andere problemen met de levering (bijvoorbeeld een foute of onvolledige levering) kunnen de chauffeurs via de app doorsturen, wat een hele hoop telefoontjes en oplopende telefoonkosten vermijdt. De dispatchers krijgen dit vervolgens in real-time te zien en kunnen meteen reageren, door bijvoorbeeld de klant te bellen om een alternatief moment voor levering af te spreken. Alles gaat in real time: de klant kan hierdoor veel sneller en proactiever worden gecontacteerd en geïnformeerd. Ons serviceniveau én de tevredenheid van de klant worden hierdoor aanzienlijk verhoogd.’

Omdat alles nu geautomatiseerd verloopt, is de administratie bij Omega Logistics ook vereenvoudigd. Van de Weert schat dat hij acht tot zestien uur per week minder kwijt is met de administratieve afhandeling van onder meer foute leveringen, leveringsbonnen, facturatie, et cetera.