De gemeente Hellendoorn is verbaasd en teleurgesteld over het geringe aantal inschrijvers op de aanbesteding voor ultra thin clients. Alleen Dataman had zich ingeschreven. Omdat die aan alle eisen voldeed, won die partij de tender. Hellendoorn is een onderzoek gestart naar de reden van het gebrek aan animo voor deze opdracht.
De Overijsselse gemeente schreef eind mei 2010 een aanbesteding uit voor de levering van 275 ultra thin clients met een optionele nalevering van nog eens maximaal 50 stuks. ‘Naar aanleiding van de aankondiging hebben 23 partijen de aanbestedingsdocumenten aangevraagd. Het programma van eisen was bewust zo opgesteld om een zo breed mogelijke oplossing mogelijk te maken met de intentie een zo groot mogelijk aantal aanbiedingen te ontvangen,’ zegt Ben Hooge Venterink, inkoopcoördinator van de gemeente Hellendoorn.
Geen afstel
Uiteindelijk schreef alleen de Utrechtse dienstverlener Dataman zich in op de aanbesteding. Dit tot verbazing en teleurstelling van de gemeente. ‘Wij hadden zeker op meer inschrijvingen gerekend. Inmiddels zijn wij een eigen onderzoek gestart om te achterhalen waarom wij maar één inschrijving hebben ontvangen’, meldt Hooge Venterink. Dat Dataman de enige partij was die een bieding uitbracht, vormde geen aanleiding om de aanbesteding voortijdig af te breken. De inkoopcoördinator wijst erop dat de gemeente Hellendoorn zich in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft gecommitteerd aan ‘goed opdrachtgeverschap’. Daaronder valt in zijn ogen ook het correct afhandelen van aanbestedings- en inkoopprocedures. ‘Het aanbod van Dataman was rechtsgeldig, voldeed aan de gestelde eisen qua techniek en dienstverlening en past financieel binnen de beschikbare middelen. Met andere woorden, er bestond geen enkele reden om de aanbieding af te wijzen of niet tot gunning over te gaan.’
Bovendien, stelt Hooge Venderink, zou het afbreken van de procedure tot vertraging van het project hebben geleid en het opnieuw in de markt zetten extra geld kosten.
Waarde
Met de order aan Dataman is een bedrag gemoeid van ruim 330.000 euro. Volgens de inkoopcoördinator is dit een geschatte contractwaarde, bedoeld als indicatie voor kandidaat-inschrijvers, maar houdt de gemeente altijd een lagere waarde aan. De order betreft niet alleen de levering van de thin clients, maar ook de levering van de bijbehorende servers en software en de installatie en het onderhoud van de apparatuur en de software.
Overheden denken nog steeds dat er 30% korting verkregen kan worden op HardWare leveringen.
Misschien is het lage aantal aanbiedingen het gevolg van de gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten.
In het verleden hebben wij organisaties ook ondersteunt om aanbestedingen te maken voor print oplossingen. Veelal zie je dat Fabrikanten bij de IT afdeling specs influisteren welke overgenomen worden. Maar als je hiermee het aantal aanbieders beperkt moet je kennis van zaken hebben om dit aan de opdrachtgever te weigeren.
Sommige specs (kleur, geluidsnorm ) zijn specifiek voor een fabrikant.
Voor begeleiding van aanbestedingen worden vaak inkoopburo’s ingeschakeld welke geen inhoudelijke kennis hebben van de benodigde oplossing.
Voor printers werkten wij meestel met DocuConsult. Zij hebben kennis van documenten.
Met vriendelijke groeten,
Rob van den Boogaard
http://www.bcg-eprojects.nl