Bij elke technologische vernieuwing digitaliseert ons werk verder. Van personal computer, draadloze netwerken via smartphones naar de cloud: elke stap doet de stapels papier op kantoor stukje bij beetje verdwijnen. Veel organisaties zijn bijna zover om volledig papierloos te werken, maar net die laatste fase om dat daadwerkelijk te realiseren, ontbreekt nog. De Dag van de Aarde op 22 april is dé gelegenheid om ook die laatste stap te zetten. Vijf voordelen die u over de drempel zetten om papier definitief vaarwel te zeggen.
- Verminder verspilling
Verspilling kost geld, punt. Wie in staat is de papierstroom in de organisatie in te dammen, vermindert de milieulast en bespaart geld. Door zoveel mogelijk processen te digitaliseren, verbruik je minder grondstoffen. Belangrijke winst is te behalen als medewerkers de mogelijkheden hebben om formulieren elektronisch in te vullen en te ondertekenen. Dat scheelt enorm in het aantal onnodig geprinte A4-tjes.
Het is niet elke organisatie gegeven om papier compleet uit te bannen, maar dan nog zijn er manieren om slimmer en duurzamer om te gaan met kantoorbenodigdheden. Printmanagementsoftware helpt al aanzienlijk om papierconsumptie in de greep te krijgen. Daarmee zijn printkosten nauwkeurig te monitoren en kunnen er regels opgesteld worden om efficiënt en alleen wanneer nodig is te printen.
- Vergroot effectiviteit
Uit een onderzoek van Xerox blijkt dat bijna de helft van het mkb dagelijks tijd verspilt aan papieren processen. Als de volledige papierstroom wordt vervangen door digitale dossiers komt dat zowel het opstellen als de bruikbaarheid van die documenten ten goede. In digitale documenten kunnen medewerkers eenvoudig benodigde informatie zoeken en bewerken. Bovendien kunnen ze makkelijker samenwerken. Staan die documenten in de cloud, dan hebben ze overal en altijd de beschikking daarover – op kantoor, onderweg en thuis.
Denk ook aan de tijd die het kost om documenten te printen voor de start van een vergadering of om onder collega’s te verspreiden. Dat is tijd die beter is te besteden. Ruim tachtig procent van alle respondenten in het Xerox-onderzoek heeft zich voorgenomen om in 2017 de papieren werkprocessen in te dammen en te stroomlijnen.
- Vergroot veiligheid
Informatie is het belangrijkste bezit van organisaties. Er is tegenwoordig veel in het nieuws over cybersecurity en hacking, maar dat neemt niet weg dat gegevens op papier het kwetsbaarst zijn voor verlies of diefstal. Minder papieren informatie verbetert de veiligheid en beschermt waardevolle gegevens.
Natuurrampen of grote incidenten als een brand veroorzaken niet alleen directe schade aan kantoor, maar leveren vaak een grotere vervolgschade op. Uit onderzoek van de Rabobank blijkt dat meer dan de helft van door brand getroffen ondernemingen binnen twee jaar failliet gaat. Papieren dossiers – en de informatie daarin – gaan bij brand volledig in rook op. Alle waardevolle informatie verhuizen naar een cloudnetwerk is een zekere manier om informatie te beschermen bij brand of andere rampen.
Printen levert toch al een groot veiligheidsrisico op. Verschillende onderzoeken laten zien dat bij twintig procent van alle printopdrachten de documenten niet opgehaald worden bij de printer. Daar ligt dan ook vaak gevoelige informatie bij die makkelijk is te onderscheppen en te verspreiden. Als er geen noodzaak meer is om te printen, schrap je al een risico in het administratieve proces.
- Wees klaar voor de nieuwe generatie
In 2015 is de wereld overgenomen door millennials; uit een onderzoek van Pew Research Center blijkt dat deze generatie sindsdien de grootste bevolkingsgroep vormt. Het rapport Millennials at Work van PwC laat zien hoe ook de werkvloer verandert door de millennials. De medewerkers die tussen 1981 en 1997 zijn geboren, zijn de eerste generatie die de wereld zonder internet nauwelijks kent. Uit het PwC-onderzoek blijkt dat 78 procent van de millennials vindt dat ze zonder toegang tot technologie hun werk niet effectief kunnen doen. Overschakelen naar digitale werkprocessen en zoveel mogelijk papieren processen schrappen is de kortste weg om millennials te werven en binnen te houden.
88 procent van de millennials in het onderzoek zegt bovendien dat ze bij het vinden van een nieuwe baan kiezen voor een werkgever die dezelfde maatschappelijke verantwoordelijkheid voelt als zij zelf. Duurzaamheid en milieubewustzijn tellen zwaar voor deze generatie.
Uit een ander onderzoek (The Glass Packaging Institute) blijkt dat 83 procent van de millennials ervan overtuigd is dat milieubewustzijn de kwaliteit van leven verbetert. Als je kunt laten zien dat je (vrijwel) volledig papierloos werkt, scoor je dus goed bij de nieuwe meerderheid die de werkvloer bevolkt.
- Integreer mobiliteit
Vanuit huis, onderweg of vanaf elke plaats buiten kantoor kunnen werken, is steeds meer gemeengoed voor medewerkers. Het is normaal geworden om ook buiten kantoortijden te werken – 3,6 miljoen Nederlanders doen het regelmatig volgens het CBS. Dankzij cloudnetwerken en de mogelijkheid om altijd en overal toegang te hebben tot documenten is mobiel werken voor veel bedrijven en medewerkers een vast onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Mobiele medewerkers kunnen alleen effectief zijn als organisaties de documentenstroom digitaliseren en medewerkers de juiste mogelijkheden en apparaten geven voor deze digitale processen. Slimme oplossingen als elektronisch ondertekenen en smart capture (met een mobiel apparaat een foto maken van een papieren document en naar een digitaal bewerkbaar bestand omzetten) dragen eraan bij dat er geen noodzaak meer is om te printen, te scannen of zelfs te faxen vanuit huis of kantoor.
Stemming
Dit is nog maar een fractie van alle voordelen die het schrappen van de papierstroom met zich meebrengt. Als je die eindeloze papierstroom op kantoor weet te beperken, helpt dat niet alleen om beter te organiseren, het verbetert de stemming op de werkvloer aanzienlijk en verlaagt het algehele stresslevel. De organisaties die zich aan veranderende omstandigheden weten aan te passen, zijn in de regel het succesvolst. En een stap dichter bij een volledig papierloze werkplek is daar onderdeel van. Dat levert medewerkers en de organisatie veel op: meer productiviteit, effectiviteit en veiligheid. Het is bovendien goed voor onze leefomgeving. Dat is een mooie constatering, zeker, maar niet alleen op de Dag van de Aarde.
Chris Strammiello, vicepresident Global Alliances & Strategic Marketing bij Nuance Communications
