De private sector bewijst dat de inkoopfunctie in de huidige economische omstandigheden besparingen kan realiseren die veel bedrijven uit de rode cijfers houdt. Een professionele inkoopfunctie in de publieke sector kan dan ook substantieel bijdragen aan de forse bezuinigingen die het kabinet in 2010 voor ogen staan. Toch onderschat de overheid de mogelijkheden van de eigen inkoopkracht.
Zo stuurt de publieke sector niet of nauwelijks op prestaties van leveranciers en is het vizier nog te vaak gericht op lage inkoopprijzen in plaats van kostenbesparingen op de lange termijn. Dit blijkt uit een onderzoek waarin Atos Consulting, de consulting tak van Atos Origin, inzicht biedt in de belangrijkste trends in het inkoopbeleid van de publieke sector.
In de publieke sector staat inkoop steeds hoger op de agenda. Met het Actieplan Professioneel Inkopen en Aanbesteden gaf de overheid 10 jaar geleden een impuls aan inkoop in de publieke sector. Sindsdien is professionalisering van de inkoopfunctie in een stroomversnelling gekomen. In het onderzoek maakt Atos Consulting de balans op en schetst zij ontwikkelingen die de inkoopfunctie van publieke organisaties beïnvloeden.
Uit het onderzoek onder meer dan 300 inkoopprofessionals in de publieke sector blijkt dat de inkoopfunctie binnen de overheid veel professioneler is geworden. 70% van de publieke organisaties werkt op basis van inkoopbeleidsplannen. Binnen de huidige inkooppraktijk worden nauwelijks meer mondelinge afspraken gemaakt en zijn (raam-) contracten gemeengoed. Ook uitsluitend op prijs selecteren komt weinig meer voor,en categoriemanagement is een steeds bekender begrip.
Desondanks onderschat de publieke sector de mogelijkheden van de eigen inkoopkracht. Zo worden in 70% van de overeenkomsten met leveranciers geen prestatie-indicatoren opgenomen. Hierdoor is er geen basis om op terug te vallen als zij onvoldoende kwaliteit leveren of verplichtingen niet nakomen. "Bij het bewaken van prestaties tijdens het inkoopproces stellen ruim 60% van de organisaties zich te passief op. Dit resulteert uiteindelijk in hogere kosten voor de overheid. Performance management, waarbij inkoopdoelstellingen zijn gekoppeld aan prestaties die worden gemeten en waar mogelijk bijgestuurd,kan uitkomst bieden", stelt André de Meulder, partner van Atos Consulting. "De overheid staart zich te veel blind op de aanschafprijs. Slechts 16 procent beschouwt de total cost of ownership (alle kosten die met de inkoop van een goed of dienst vergezeld gaan) als selectiecriterium. Het inkopen van duurzame producten kan in substantiële kostenbesparingen resulteren, mede dankzij een lager energieverbruik. Hoewel bijna 9 op de 10 organisaties een duurzaam inkoopbeleid hebben, zijn overheidsorganisaties echter lang niet altijd overtuigd van de positieve effecten hiervan."
Inkoop als bruggenbouwer
De rol die de inkoopfunctie kan spelen als ‘bruggenbouwer’ tussen de eigen organisatie en leveranciers komt eveneens onvoldoende uit de verf. Bij bijna 7 op de 10 publieke organisaties is het strategische inkoopbeleid in een beleidsplan verankerd, maar bij slechts 3 op 10 organisaties is het inkoopbeleid een afgeleide van de organisatiedoelstellingen, terwijl de inkoopfunctie alleen dan de eigen organisatie niet alleen ondersteunt, maar ook versterkt. Het vaststellen van beleid gebeurt meestal op centraal niveau, terwijl de uitvoering decentraal plaatsvindt. Dat geldt voor 56 procent van de zorginstellingen tot ruim 15% bij de rijksoverheid. In veel gevallen (42 procent) is een directielid verantwoordelijk voor de inkoopfunctie. Ook de verantwoordelijkheid voor de inkoopdoelstellingen is bij ruim 80% van de organisaties bij het topmanagement belegd.
Het vroegtijdig betrekken van leveranciers (‘early supplier involvement’) in aanbestedingstrajecten kan leiden tot kostenbesparingen van 10 tot 25 procent en minder mislukte inkooptrajecten. Toch gebeurt dit mondjesmaat. Zorginstellingen lopen hierbij voorop. Zo wordt bij 2 op 10 zorginstellingen de kennis van leveranciers in aanbestedingstrajecten benut. Bij de lokale overheid, rijksoverheid en onderwijsinstellingen gebeurt dit slechts in 1 op 20 gevallen. Een goede methode om kennis van leveranciers in aanbestedingstrajecten te benutten, is de zogenoemde concurrentiegerichte dialoog. Dit zijn zogeheten dialoogrondes met leveranciers, een onderdeel van de nieuwe aanbestedingswet.
e-Procurement scoort een ruime voldoende
Bij 3 op de 5 publieke organisaties heeft e-procurement nog geen vaste voet aan de grond, terwijl dit de voorwaarden schept voor transparantie en efficiency in het inkoopproces. Elektronisch bestellen is de meest ingeburgerde vorm van e-procurement. De zorgsector loopt met 55 procent eveneens voorop met elektronisch bestellen via een inkoop- of ERP-systeem. De lokale overheid volgt met slechts 5 procent op grote afstand. Elektronisch veilen komt het minst voor. Hoewel elektronisch contractmanagement als meest succesvolle toepassing wordt gezien, is het gebruik nog beperkt. Slechts 1 op 8 publieke organisaties past dit toe.
