‘Sorry manager, wij beoordelen tegenwoordig digitaal’

Het einde van het jaar is een drukke periode voor menig manager en HRM-afdeling. Het kerstpakket is verstrekt, de (concept) jaarplannen zijn gemaakt, beoordelingsgesprekken gevoerd en eventuele bonussen of nieuwe loonafspraken worden ingediend.

Anno 2009 is digitalisering van personeelsaangelegenheden eerder regel dan uitzondering. Zo ook voor het beoordelingsgesprek en de eventuele daaruit voorkomende bonus of salarisverhoging. Kregen we vroeger als manager nog onderstaande memo of e-mail:

'Beste manager,

Het einde van het jaar is in zicht. Dit betekent dat je kunt starten met het voeren van beoordelingsgesprekken. Vergeet je niet het daarvoor bestemde beoordelingsformulier te gebruiken? Dit jaar controleert HRM steekproefsgewijs of deze volledig en correct is ingevuld. Let op dat je het formulier getekend door jou en jouw medewerker via de interne post doorstuurt. Formulieren die wij na 20 december ontvangen kunnen we helaas niet meenemen voor de eindverloning.'

Digitaal beoordelingssysteem

Tegenwoordig hebben steeds meer organisaties de beoordelingsformulieren gedigitaliseerd en het proces geautomatiseerd met behulp van een digitaal beoordelingssysteem. Dé oplossing voor onder andere:

– monitoren van afspraken;
– opbouwen van dossiers;
– manager ondersteunen bij het maken van afspraken;
– medewerkers toegang geven tot eigen beoordelingen.

Uiteraard is ook de afdeling HRM gebaat bij het digitaal beoordelen. Zij kunnen nu het gehele proces beter monitoren, zien precies welke manager te laat is met het invullen van de beoordelingsformulieren, hebben inzicht in de beoordelingen die een manager geeft en krijgen alle beoordeling- en salarisvoorstellen digitaal aangeleverd.

Keerzijde van digitaal beoordelen

Digitaal beoordelen lijkt de oplossing voor HRM, manager en medewerker. Toch is er een keerzijde aan het digitaal beoordelen. Binnen veel organisaties zie ik dat HRM onbedoeld het digitale beoordelingssysteem om zeep helpt, managers weer hun eigen beoordelingsformulieren gebruiken en de medewerker niet meer weet waar hij of zij aan toe is.

Managers willen namelijk een eenvoudig digitaal systeem waarmee een beoordelingsgesprek voorbereiden en uitwerken nooit meer tijd mag kosten dan de papieren variant. Toch zie ik in de praktijk allerlei uitgebreide beoordelingssystemen met veel ‘toeters en bellen'. Een compliment voor de softwareleverancier; een verademing voor HRM die alle methodieken omtrent talentmanagement, competentiemanagement en performancemanagement in het systeem terugziet, maar een straf voor menig manager die er mee moet werken!

Waar gaat het fout?

De fout zit bij de enthousiaste HRM-afdeling die een nieuw digitaal beoordelingssysteem wil aanschaffen. In het voortraject heeft de afdeling HRM een gigantische lijst met ‘handige' zaken die het systeem moet kunnen. Zij vergeet echter de managers tijdig bij het selectietraject te betrekken. Een manager moet namelijk werken met het systeem en deze uiteindelijk kunnen omarmen. Daarnaast hebben managers zelf ook goed voor ogen wat ‘handig' en wat ‘overbodig' is.

Uiteraard zijn er ook HRM-afdelingen die zich niet aangesproken voelen, zij hebben immers een manager betrokken in het proces, namelijk een echte ‘peoplemanager'. Het betrekken van een ‘peopelemanager' is een goede stap, echter adviseer ik organisaties om ook een manager in het traject te betrekken die aan volgende voorwaarden voldoet:

– minder ‘HRM-minded' is;
– geen echte ‘peoplemanager';
– sceptisch ten aanzien van een digitaal beoordelingssysteem.

Dit zorgt uiteindelijk voor een kritische blik, meer draagvlak bij managers en minder ‘toeters en bellen'. Wellicht dat jouw managers in 2010 dan zeggen: ‘Gelukkig, wij beoordelen tegenwoordig digitaal!'