Met het teruglopen van het economisch tij zullen bedrijven in toenemende mate geneigd zijn om kosten te besparen door de outsourcing/offshoring van activiteiten. Maar wie daarbij geen rekening houdt met een aantal cruciale succesfactoren, loopt grote kans onvoldoende te profiteren van de beoogde kostenreductie. Net zomin als van de andere strategische voordelen van outsourcing/offshoring, zoals meer flexibiliteit voor een snellere time-to-market en toegang tot expertise die in eigen huis ontbreekt.
Ook ondernemingen die door de economische situatie besluiten om outsourcing/offshoringprojecten op het gebied van innovatie stil te leggen, doen daar niet verstandig aan. In beide gevallen geldt dat ze op korte termijn winst behalen, maar op lange termijn schade leiden door verlies van kennis en ervaring. Beter is het op de juiste manier te investeren in het uitbesteden van activiteiten.
De whitepaper ‘From outsourcing to crowdsourcing’ zet de randvoorwaarden voor succesvolle outsourcing/offshoring op een rij. De whitepaper is het resultaat van een onderzoek van consultancybedrijf ABeam, Massachusetts Institute of Technology en Helsinki University of Technology. Hierbij werden CIO’s, COO’s, VP’s en Directors van multinationals geïnterviewd die verantwoordelijk zijn voor outsourcing/offshoring naar Oost-Europa, India en China. De deelnemende organisaties zijn gevestigd in Europa en behoren tot diverse sectoren, van de bankwereld, productie en IT tot de consumenten- en adviesbusiness.
Belangrijkste conclusie van het onderzoek is dat het succes van outsourcing/offshoring meer vergt dan alleen het maken van ‘waterdichte’ contractuele afspraken en de afstemming van de benodigde resources en aanpak. Om te profiteren van outsourcing/offshoring is de wijze waarop een bedrijf en de dienstenleverancier met elkaar samenwerken en communiceren van cruciaal belang. Ze moeten ook elkaars bedrijfsprocessen kennen, rekening houden met cultuurverschillen en een partnerschap op lange termijn nastreven:
o Een netwerk bouwen
In plaats van werkzaamheden of taken ‘af te schuiven’ naar een externe partij, moeten beide partners tot een netwerkorganisatie komen met tweezijdige communicatie, op verschillende niveaus en via verschillende (traditionele en internetgebaseerde) kanalen. Ook de betrokkenheid van het hoger management en de mensen op de werkvloer is daarbij van belang.
o Nieuwe rollen en relaties definiëren
Om de nieuwe relaties binnen de netwerkorganisatie in goede banen te leiden, is het nodig nieuwe rollen te definiëren. Een kernrol is bijvoorbeeld weggelegd voor de ‘liaison officer’, die de verbinding vormt tussen opdrachtgever en uitvoerder en die de interactie en kennisuitwisseling tussen beide partijen optimaliseert. Niet alleen binnen het projectteam, maar ook in een breder kader binnen de twee organisaties.
o Blijvende teams opzetten, als onderdeel van de eigen organisatie
Medewerkers van de outsourcing/offshoringpartner moeten niet simpelweg gezien worden als ingehuurde krachten, maar als onderdeel van de eigen organisatie worden beschouwd. Er dienen speciale HR-procedures te worden opgezet die voldoen aan de eisen van de opdrachtgever en rekening houden met de lokale omstandigheden en cultuur.
o Meer waarde halen uit de samenwerking
In plaats van te blijven zoeken naar outsourcing/offshoringpartners op nog goedkopere locaties (ten koste van de geleverde kwaliteit) is het veel lucratiever meer waarde te halen uit de samenwerking. Dit levert beide partijen voordeel op en zorgt voor verdere verbetering van het partnerschap.
“Deze intensieve manier van samenwerking, waarbij de whitepaper de parallel trekt met het fenomeen ‘crowdsourcing’, zorgt er niet alleen voor dat bedrijven meer voordeel halen uit hun outsourcing/offshoringactiviteiten. Het maakt ze ook minder kwetsbaar voor het verdwijnen van specifieke kennis bij het doorvoeren van eventueel benodigde herstructureringen binnen hun organisatie. Deze expertise kan geborgd worden door de outsourcing/offshoringpartner”, zegt Deepak Kini, head of Systems Integration and IT Advisory practice van ABeam Consulting, Europa.
