De invoering van een nieuw documentmanagementsysteem (dms) voor het bewaren van chatberichten, appjes en sms’jes van communicatie tussen de minister-president en andere politici is vertraagd. Het ministerie van Algemene Zaken, dat het systeem laat bouwen, stoeit bovendien met het informatiebeheer van de berichten. Dat komt door de vermenging van zakelijke, privé- en partijpolitieke communicatie in de berichten tussen de bewindslieden en de premier.
Dat blijkt uit antwoorden in een Kamerbrief van demissionair premier Mark Rutte. Hij reageert op vragen van Tweede-Kamerlid Sandra Palmen van Nieuw Sociaal Contract (NSC) over de voortgang van de archivering van appjes, sms’jes en chatberichten van ministers.
Rutte geeft aan dat het niet lukt om het nieuwe documentmanagementsysteem volgens de initiële planning in te voeren. Het systeem zou eind 2023 operationeel worden. Hij benadrukt dat er sinds eind mei 2022 geen chatberichten meer worden verwijderd en in een al bestaand dms worden gezet.
Het nieuwe in te voeren dms brengt veranderingen met zich mee voor medewerkers. Die krijgen meer verantwoordelijkheid om zelf informatie op te slaan, staat in de Kamerbrief. Rutte reageerde op zorgen over mogelijke administratieve lasten door te benadrukken dat medewerkers van Algemene Zaken conform de Archiefwet worden verwacht relevante informatie zelf in het dms te plaatsen. Hij stelt ook dat het nieuwe systeem gebruiksvriendelijker is dan het bestaande.
Uitdaging
Een uitdaging bij het informatiebeheer is volgens Rutten de vermenging van zakelijke, privé- en partijpolitieke communicatie op chatapps. Het is volgens de premier essentieel om de verschillende soorten conversaties zoveel mogelijk aan de voorkant te scheiden.
Bij het project is het Nationaal Archief betrokken. In het innovatielab van dat archief worden enkele prototypes ontwikkeld en voorgelegd aan een begeleidingscommissie. In de volgende fase zullen deze prototypes verder worden uitgewerkt om de uitvoerbaarheid van het informatiebeheer te verbeteren.
In mei 2022 onthulde de Volkskrant dat Rutte eigenhandig sms’jes over politieke zaken van zijn mobieltje wiste en daarmee archiefregels overtrad. Kort daarop volgde in een spoeddebat de belofte een nieuw documentmanagementsysteem (dms), waarin die administratie zou verbeteren, in te voeren.
Algemene Zaken
Algemene Zaken is het ministerie van de minister-president. Het ministerie houdt zich bezig met de coördinatie van het algemeen regeringsbeleid en van de overheidscommunicatie. Ook verzorgt het departement de voorlichting over het Koninklijk Huis.
