Een laptop die snel opstart, toegang tot alle applicaties en een stabiele verbinding zijn belangrijk. Toch kan een werkdag alsnog onhandig verlopen. Een medewerker die zich moet concentreren, zit bijvoorbeeld tussen twee collega's die aan het videobellen zijn. Een projectteam zoekt ondertussen naar een vrije overlegruimte en iemand die pauze wil nemen, blijft uiteindelijk gewoon achter het bureau zitten. Een goede werkplek vraagt daarom om meer dan goed werkende IT.
De digitale basis moet gewoon kloppen
Voor veel organisaties begint de werkplek terecht bij de technologie. Medewerkers moeten veilig bij bestanden en applicaties kunnen, thuis en op kantoor. Een goede laptop, voldoende beeldschermen en een betrouwbare netwerkverbinding horen daarbij. Hetzelfde geldt voor een headset en camera die zonder gedoe werken tijdens online overleg.
Zulke voorzieningen vormen de basis. Een fraai ingericht kantoor lost weinig op als medewerkers dagelijks last hebben van trage apparatuur of slecht bereik in een vergaderruimte. Andersom geldt hetzelfde: goede technologie maakt een kantoor nog niet automatisch geschikt voor iedere taak tijdens de werkdag.
Niet iedere taak past aan hetzelfde bureau
Een developer die een lastig probleem probeert op te lossen, heeft vaak behoefte aan rust. Voor een kort overleg is juist een plek nodig waar collega’s vrij kunnen praten. Een videogesprek vraagt weer om goede apparatuur en zo min mogelijk achtergrondgeluid.
Een kantoor kan daarom verschillende soorten plekken gebruiken. Naast gewone bureaus kunnen er rustige focusplekken, kleine belruimtes en vergaderruimtes zijn. Goede verlichting en voldoende afstand tussen drukke en stille delen van het kantoor helpen ook. Zo hoeft één bureau niet tegelijk dienst te doen als werkplek, overlegplek en plek voor ieder telefoongesprek.
Dat hoeft niet ingewikkeld te worden. Een kleine organisatie heeft misschien genoeg aan één stille ruimte en een goede vergadertafel. Op een groter kantoor kan een duidelijkere verdeling in zones praktischer zijn. De inrichting moet vooral aansluiten op wat medewerkers gedurende de dag werkelijk doen.
Een pauze hoeft niet achter hetzelfde scherm plaats te vinden
Naast werkplekken en vergaderruimtes is er nog een ander moment om rekening mee te houden: de pauze. Een aparte pauzeplek hoeft daarvoor niet luxe te zijn. Een tafel waar niet wordt vergaderd, een bank, een paar comfortabele stoelen of een rustige koffiehoek kunnen al genoeg zijn om even uit de gewone werkomgeving te stappen.
Pas wanneer zo’n basis goed werkt, worden extra voorzieningen interessant. Een organisatie kan bijvoorbeeld kiezen voor een grotere loungeruimte, een relaxbank of een plek waar medewerkers rustig kunnen lezen of muziek luisteren. Bedrijven die een aparte personeels- of ontspanningsruimte uitgebreider willen inrichten, kunnen nog een stap verder gaan. Via Komoder zakelijk zijn bijvoorbeeld massagestoelen voor zakelijke ruimtes verkrijgbaar. Zo’n stoel is een mogelijke aanvulling op de ruimte, maar hoeft niet de basis ervan te vormen.
Extra voorzieningen moeten wel bij het kantoor passen
Iets toevoegen alleen omdat het aantrekkelijk klinkt, is zelden een goede reden voor een investering. Kijk eerst naar het verwachte gebruik. Hoeveel medewerkers kunnen van de voorziening gebruikmaken? Is er voldoende ruimte? Wie zorgt voor schoonmaak en onderhoud? En is een aparte voorziening nodig, of voldoet een gewone comfortabele stoel al?
Ruimte verdient extra aandacht bij grotere zitmeubels. Bij bijvoorbeeld massagestoelen verschillen formaat, uitvoering en functies per model. Een stoel moet niet alleen op de geplande plek passen, maar de ruimte moet tijdens het gebruik praktisch blijven. Hetzelfde principe geldt voor andere grotere voorzieningen op kantoor: meet eerst, bepaal hoe de plek gebruikt wordt en kies daarna pas wat erin komt.
Kijk naar de werkdag voordat je naar de inventaris kijkt
Wie een kantoor wil verbeteren, kan daarom beter een gewone werkdag volgen dan direct een lijst met nieuwe spullen maken. Waar zoeken medewerkers nu zelf een oplossing voor? Misschien blijken er te weinig rustige plekken te zijn, staat er iedere middag een rij voor de belruimte of blijven mensen tijdens hun pauze achter hun scherm omdat er nergens anders plek is.
Zulke knelpunten geven beter richting aan een investering dan de vraag wat er nog aan het kantoor kan worden toegevoegd. Soms is het antwoord een extra beeldscherm of betere vergaderapparatuur, soms een stille werkplek en soms een prettigere pauzeruimte. Pas als duidelijk is wat mensen gedurende de dag nodig hebben, wordt duidelijk welke voorziening daar werkelijk iets aan toevoegt.
