Laatst begon ik een column te schrijven over mijn favoriete tien-punten-lijstje voor goede projectplannen. Ik liet het concept zien aan een ervaren programmamanager die ik hoog acht. Hij maakte korte metten met mijn lijstje en zei dat wat ik schreef te gebruikelijk was. Zijn aanpak? Hij beoordeelt projecten naar de geur: ruiken ze genoeg naar bier en ruiken ze genoeg naar angst?
Laat me dit uitleggen. Over één punt op mijn checklist waren we het wel eens. De kunst is om het doel van een project goed te kiezen en scherp te formuleren, zodat de opbrengst van het project voor iedereen duidelijk is. Volgens deze ervaren programmamanager moet het echter op een bierviltje passen. Als het niet op een bierviltje past is het niet uit te leggen. En als het niet uit te leggen is, is het niet te besturen. Zo simpel is dat.
Als het doel eenmaal duidelijk is, gaat iedereen in een keer nadenken over de risico's. Wat kan er allemaal misgaan? Obstakels zijn er altijd. Als er niets mis kon gaan was het project namelijk al lang gedaan. Zo ontstaan dikke projectplannen waarin tot in detail allerlei zaken worden geregeld. Het grootste deel van mijn lijstje ging daar eigenlijk over, maar volgens deze programmamanager wasemt een dik projectplan pure angst uit. Angst dat opdrachtgevers hun verantwoordelijkheid niet nemen, stakeholders niet meewerken, of dat onderaannemers niet begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Een dik projectplan is geen garantie voor succes, eerder een indicatie dat de kans op mislukking groot is. Als dat onvermijdelijk is, is het maar beter om daar rekening mee te houden.
Kortom, bij uw volgende projectplan gaat u na of het naar bier ruikt, of naar angst. Misschien ruikt het naar angst, maar nog niet genoeg naar bier. Misschien ruikt het naar bier, maar moet het eigenlijk meer naar angst ruiken. Werk daar dan aan. Als het project eenmaal goed loopt, kun je het altijd nog écht naar bier laten ruiken.
