Als het aankomt op het omarmen van nieuwe technologie op de werkvloer denken veel managers dat hun bedrijf een speedboot is (in plaats van een supertanker). In de werkelijkheid valt dit tegen en duurt het lang voordat innovaties zijn ‘ingeburgerd’ of mislukt het zelfs volledig, zo blijkt uit onderzoek van de Economist Intelligence Unit in opdracht van Ricoh.
Want zodra mensen een technologie daadwerkelijk moeten gaan gebruiken, stokt het implementatieproces. Wordt het daarom tijd voor een Chief Adoption Officer? Het zou mooi zijn, maar ook zonder zijn er manieren om de adoptie te verbeteren. Hierbij zeven tips voor succesvolle adoptie van nieuwe technologie op de werkvloer.
1. Het doel van de directie. Maak als directie duidelijk wat de achterliggende doelstellingen zijn van een implementatie. Wat wil je er als bedrijf op de langere termijn mee bereiken? Efficiëntie? Kostenbesparing? Betere samenwerking? De managers op de werkvloer spelen hierbij ook een rol. Zij kunnen laten zien dat ze zelf geloven in de nieuwe technologie en het goede voorbeeld geven in het gebruik van een technologie.
2. Hulp van HR. Kijk verder dan de it zelf. De it-afdeling is niet alleen verantwoordelijk voor de technische voorwaarden van een implementatie, maar ook voor het begeleiden van de gebruikers. Geconfronteerd worden met iets nieuws kan zorgen voor stress. Om die emotionele kant van adoptie op te vangen, is ondersteuning van de hr-afdeling aan te bevelen.
3. Voordelen benadrukken. Leg duidelijk de voordelen uit die de nieuwe technologie voor de medewerker heeft. Dan zal hij eerder inzien dat toepassing in zijn eigen werkpraktijk zinnig is. De afdeling communicatie kan helpen bij het overbrengen van deze boodschap.
4. Implementatieteam, -plan en -budget. Stel een implementatieteam samen, bestaande uit mensen van allerlei afdelingen. Dit creëert een breed draagvlak. Ook brengen zij verschillende perspectieven in. Laat vervolgens dit team werken volgens een plan met bijbehorend budget.
5. Train en coach de medewerker. Training en coaching vergroten de adoptie aanzienlijk. Ze zorgen ervoor dat medewerkers genoeg bagage hebben om aan de slag te gaan. Door training voelen zij zich ook meer betrokken.
6. Plezier in training. Training moet ‘leuk’ zijn wil je de interesse van de gebruiker wekken en zijn aandacht vasthouden. Serious games vormen een goede methode van instructie geven. Ze versnellen het leerproces, maken het pleziergehalte hoger en ze zorgen ervoor dat informatie beter blijft hangen. Een spelomgeving is veilig waardoor fouten maken is toegestaan.
7. Evalueer en doe het daarna nog een keer. Evalueren doe je niet slechts één keer, aan het eind van een implementatie. Evaluatie is op meerdere momenten in het proces raadzaam. Van elk evaluatiemoment kun je leren. Evalueer vooral ook op de werkvloer en niet alleen in de ‘boardroom’.
Adoptie is niet vanzelfsprekend
Adoptie van nieuwe technologie in een organisatie is niet vanzelfsprekend. Betrek medewerkers daarom bij de implementatie en laat als management zien dat je hun betrokkenheid belangrijk vindt. Zowel rationele als emotionele motieven bepalen of mensen innovaties gaan incorporeren in hun werk. Door adoptie in de spotlight te zetten, wordt de kans op succes aanzienlijk vergroot.
Mooie opsomming. Vooral het onderdeel ‘leuk’ wordt vaak vergeten. En toch mis ik één belangrijke tip in het lijstje. Onder kopje 3 benoem je ‘voordelen benadrukken’. Dat is in mijn optiek slechts de helft van het verhaal. Elke nieuwe technologie neemt (impliciet) ook ergens nadelen met zich mee. Vanuit eigen ervaring vind ik dat je juist open moet zijn over dit deel van de oplossing. Dat maakt je verhaal krachtiger, geloofwaardiger en maakt je daarmee tot een serieuzere gesprekspartner. Anders wordt het imho een “alles wordt beter verhaal” en dat hebben de meeste (eind)gebruikers al te veel gehoord.
Openheid en duidelijkheid zijn naar mijn idee de eerste vereisten om tot succes te komen. Alleen op die manier kun je naar mijn mening mensen overtuigen en meekrijgen – ook bij een volgende actie. Lastig blijven aleen altijd collega’s die (gewoonlijk zonder geldige reden) niet willen veranderen.
In een ver verleden was voor mij een hele goede incentive om een cursus te doen dat bij het slagen mijn loon er vooruit zou gaan.
Volgens mij werkt dit principe nu nog steeds wel.
In het verlengde van ‘leuk’…
En hoe geweldig is het als je inter ambassadeurs weet te creëren. Start met een pilotgroep van medewerkers die intern informeel aanzien hebben. Zorg dat deze mensen smullen van de implementatie. Los op wat hen tegenstaat en zorg voor een plezierige beleving.
De rest van de medewerkers moet er van gaan balen dat ze niet in de pilot mogen meedoen (en die staan dan voor de volgende pilot in de rij).