Gemeenten waren het afgelopen jaar opnieuw fors meer geld kwijt aan ict dan in de jaren voordien. De ict-kosten per inwoner stegen in 2022 naar 106 euro, tien euro meer dan in 2021 en twintig euro meer dan in 2019. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door ingehuurd ict-personeel en duurdere software. Dit blijkt uit de ICT Benchmark Gemeenten 2023 van adviesbureau M&I/Partners, dat deze benchmark jaarlijks uitvoert.
Uit de studie komt naar voren dat vooral de krapte op de arbeidsmarkt de gemeentelijke ict duurder maakt. Het afgelopen jaar stegen hierdoor de ict-personeelskosten met zeven euro naar 53 euro per inwoner. Gemeenten huurden meer externen in dan voorheen. Het aandeel ingehuurden bedroeg 31 procent, terwijl dit in 2021 nog achttien procent was. De kosten per fte (fulltime equivalent) van extern personeel stegen aanzienlijk, terwijl de kosten per fte van eigen personeel nauwelijks toenamen.
Een jaar geleden concludeerden de onderzoekers nog dat de gemiddelde gemeentelijke ict-personeelskosten waren gedaald ten opzichte van het jaar daarvoor, van 47 naar 46 euro per inwoner. Toen was de uitleg dat dit een verschuiving was van de personeels- naar softwarekosten, doordat personeel steeds vaker via de leverancier wordt ingehuurd.
Duurdere software
De overige toename van gemeentelijke ict-kosten wijten de onderzoeker aan duurdere software. De kosten hiervoor stegen in het afgelopen jaar gemiddeld drie euro, tot 36 euro per inwoner. Dit zou te verklaren zijn door de overstap naar Microsoft E5-licenties, de invoering van de Wet open overheid, een toename van de Enterprise Service Bus en het gebruik van e-formulieren. Meer dan de helft van de softwarekosten gaat nu naar saas-applicaties. De grotere primaire procesapplicaties blijven grotendeels onveranderd.
De benchmark toont een verschuiving in de aard van het gemeentelijke ict-werk. Er ligt meer nadruk op regie en inkoop en minder op beheerwerkzaamheden. Deze verschuiving wordt beïnvloed door een groter gebruik van ict als beheerde dienst. Volgens de onderzoekers nemen de kosten voor automatiseringsfuncties voor het eerst af, terwijl de kosten voor functioneel applicatiebeheer en informatiseringspersoneel toenemen. De kosten voor ict-infrastructuur blijven stabiel op gemiddeld zeventien euro per inwoner.
Nieuwe wet- en regelgeving
Gemeenten investeren momenteel vooral in ict-projecten om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Omgevingswet en de Wet open overheid. Dit leidt tot verdere digitalisering en professionalisering, maar beperkt ook de capaciteit voor verdere ontwikkeling en innovatie, waarschuwen de onderzoekers. Met de nieuwe wetten in het vooruitzicht, moeten gemeenten volgens hen het verandervermogen vergroten en prioriteiten stellen om hun ambities en visie te realiseren.
Grote gemeenten hebben de hoogste ict-kosten en middelgrote gemeenten de laagste per inwoner. Voor een kleine gemeente zijn de kosten per inwoner hoog doordat grote investeringen worden gedaan voor een beperkt aantal inwoners, lichten de onderzoekers die constatering toe. Als de gemeente groter wordt ontstaat inefficiëntie door complexiteit en organisatorische uitdagingen. Middelgrote gemeenten hebben de laagste ict-kosten per inwoner. Voor deze groep treden wel schaalvoordelen op, maar blijft de complexiteit beperkt.
Kostprijs per FTE versus total cost ICT per inwoner is een ambtelijke boekhouding welke net zo scheef staat als het salarishuis. Simpel rekensommetje van gelijkblijvende loonkosten bij stijgende inflatie zorgt ervoor dat je niet alleen een toenemende inhuur krijgt maar ook meer uitbestedingen. De kennis loopt weg of begint voor zichzelf want nadruk leggen op regie en inkoop zonder inhoudelijke kennis is als de blinde die de lamme leidt.
Eén van de door acICT benoemde risico’s is namelijk het gebrek aan ’tegendenken’ wat begint met een begrip van het probleeem. Wat betreft een bewustwording van de kosten zouden gemeenten er dan ook goed aan doen om de FinOps op orde te brengen want de kostprijs per werkplek wordt onrechtmatig omgeslagen op het budget van de ICT waardoor er geen impuls is om te bezuinigen.
Ik zeg niet dat het allemaal gouden kranen zijn in gemeentelijke lachspiegelpaleizen maar onveranderlijk gebleven primaire applicaties worden veelal via de toegevoegde lagen met hoge licentie kosten ontsloten om zodoende meer mobiliteit te bieden. Want het is niet alleen Microsoft die de duimschroeven aandraait op basis van een vendor lock-in.