Batch is nog steeds slagader grote organisaties

Batchprocessen (batches) maken sinds de jaren vijftig bij grote organisaties zoals overheden of banken, deel uit van de core business of ondersteunen deze op cruciale wijze. Ondanks technologieën als internet en het web boeten de batches niet in aan belang. Voor het verwerken van klantdata waarbij veel klantinformatie opgehaald en weer weggezet moet worden voor grote hoeveelheden klanten blijven batches ideaal. Een batchfout kan zo’n organisatie daarom hard raken. Voorkomen is beter dan herstellen in productie.

Batchfouten kunnen grotendeels voorkomen worden door de batches specifieke aandacht te geven bij het ontwikkelen (ook Agile), het beheer en met name ook het testen ervan. Toch gebeurt dit bij lange na niet binnen ict-afdelingen of bij grote ict-projecten. Een apart deelproject batchprocessen kom je zelden tegen, terwijl bijvoorbeeld de koppelingen vaak wel apart belegd worden.

Oorzaken kunnen zijn:
–  De hoge mate van complexiteit van batches. Lijn- of programmamanagers kunnen hierdoor moeilijk achterhalen of de verantwoordelijkheden voor een batch voldoende en goed belegd zijn;
–  De ict-business alignment, die haar top bereikt bij de batches. De business ziet dikwijls de batches als een volledige ict-aangelegenheid, terwijl het onderdeel uit kan maken van de core business;
–  Onderschatting van het belang van de batchprocessen.

Wellicht dat de aanreiking van een methode aan het management van grote organisaties deze impasse kan doorbreken. Deze methode staat beschreven in de zogenaamde BATCH-methode.

Een batchproces is een softwareprogramma dat een vaste serie handelingen sequentieel uitvoert zonder tussenkomst van een gebruiker. Zodra alle handelingen zijn uitgevoerd, stopt het batchproces, dit in tegenstelling tot een continuproces. Grote organisaties maken gebruik van batchprocessen voor bijvoorbeeld het doen van bulkbetalingen of het aanmaken en automatisch versturen van bulkmailings. Gelukkig gaat dit meestal goed. Gaat het echter een keertje mis dan raakt zo’n batchfout direct grote groepen mensen in de maatschappij en haalt daardoor vaak de media. Naast verlies of mogelijke schadeclaims loopt het imago van zo’n organisatie een flinke deuk op.

De BATCH-methode

De BATCH-methode geeft aan hoe je batchprocessen in vijf stappen en tevens fasen kunt implementeren. Elk letter van batch staat voor een processtap en elke processtap is weer onderverdeeld in drie subprocesstappen. Het planmatig aanpakken van de batchprocessen wordt door de BATCH-methode op het gebied van analyse, budgettering en planning van de ontwikkel-, test- en beheeractiviteiten vergemakkelijkt.

De methode is bij uitstek geschikt voor de client server batchprocessen die toe zijn aan een groei naar meer volwassenheid in vergelijking met mainframe (legacy)-systemen.

Deze methode sluit goed aan op standaards als PRINCE2 voor projecten, TMAP Next voor het testen en ITIL voor het beheer. PrRINCE2 bijvoorbeeld bij een projectmatige implementatie van de BATCH-methode, TMAP Next voor de planning en fasering van het totale batchtestproces en ITIL als raamwerk voor het beheer van de verschillende batchbeheertaken.

Het vijfstappenplan van de BATCH-methode (zie nevenstaande figuur) biedt een leidraad om een optimaal batchproces te ontwikkelen, te testen, in productie te nemen en deze te beheren.

Stap B (Business know how):
Deze stap houdt een inventarisatie van de batchprocessen in, het belang ervan voor de business, de onderlinge afhankelijkheden tussen de batchprocessen, de afhankelijkheden met in- en externe partijen, de risico’s, et cetera.

Stap A (Analyseer de batches):
De batches worden hier individueel geanalyseerd. Alle beschikbare batchprocessen worden hier in kaart gebracht en getoetst op bruikbaarheid binnen de huidige of nieuwe business processen.

Stap T (Test de batches):
In de derde fase van de BATCH-methode, de Testfase, worden de batches getest om te kunnen beoordelen of deze goed werken (verificatie) en ook of ze voldoen aan de verwachtingen van de business (validatie).

Stap C (Controleer de resultaten):
De testresultaten worden geanalyseerd en besproken met de business. Deze stap biedt een onderbouwing voor een ‘go’ of  ‘no go’ besluit voor de in productie name van een batch door de business.

Stap H (Hevel het over naar de business):
Batches die niet goed beheerd worden, kunnen qua performance achteruitgaan of zelfs helemaal vastlopen, korte tijd na in gebruikname. Een herziening van de beheerorganisatie kan daarom geen kwaad.

Slotwoord

Batchprocessen waren de eerste ict-processen, behoren nog steeds tot de belangrijkste processen en zullen ook in de toekomst niet aan belang inboeten. Batchprocessen zijn en blijven namelijk ideaal voor het geautomatiseerd verwerken van grote hoeveelheden (klant-) data. Een investering in aandacht, tijd en geld is daarom zeker het overwegen waard.

Dew Persad, sr. testmanager bij Radha Management Advies