De afgelopen week had ik het genoegen om door UnityOne te worden uitgenodigd voor een ontbijtsessie. Naast een goed ontbijt, het ontmoeten van erg leuke mensen en een inspirerende discussie levert zoiets meestal wel stof voor column op; zo ook deze keer. Sterker nog, ik zie genoeg stof voor een feuilleton, maar laat ik beginnen bij het begin.
Hoewel ik het altijd leuk vind om over cultuur en cultuurveranderingen te praten was het niet het thema-onderwerp dat mij triggerde. De inspiratie voor deze column kwam voort uit de afsluitende presentatie, waarin een verhaal aangehaald werd uit het boek 'The heart of change' van John Kotter.
De kern van het verhaal ging over een organisatie met meerdere vestigingen die allemaal handschoenen inkochten. Waar die handschoenen voor dienden is mij niet duidelijk geworden en is verder ook niet relevant. Op het hoofdkantoor kwam iemand op het lumineuze idee om dit proces wat te stroomlijnen en zo geld te besparen. Echter, wijs geworden door weerstanden uit het verleden pakte deze man het anders aan. Hij stuurde een stagiair langs alle vestigingen die uiteindelijk terugkwam met een exemplaar van alle handschoenen met daarop een kaartje met de prijs. Die stapel werd op de eerstvolgende meeting op tafel gegooid met als resultaat een beschaamd groepje vestigingsmanagers. Natuurlijk was een korte tijd later een centraal inkoopbeleid en de uitvoering hiervan een feit. Eind goed, al goed.
De spanning in het verhaal werd goed opgebouwd en de zucht van verlichting in de zaal na de goede afloop van het verhaal was merkbaar.…..en dat gemak van de afloop is nu net wat mij stoort. Niks eind goed, al goed! Gezien vanuit de gedachte van verander-management snap ik het voorbeeld en het idee van Kotter om het gevoel belangrijker te laten zijn dan de ratio. Maar de eenvoud waarmee een centrale inkooporganisatie geaccepteerd wordt stoort mij mateloos. Dit is in mijn ogen het begin van bureaucratie en het einde van ondernemerschap.
Het idee om dit soort zaken maar door een centrale organisatie te laten uitvoeren lijkt ook heel logisch en is zo ingeburgerd in ons systeem dat niemand er meer bij stilstaat wat er in gang gezet wordt. Vanuit de vestigingsmanager is het ook wel makkelijk dat iemand anders zaken voor je regelt. Maar het zijn dit soort 'vingers' die uiteindelijk de spreekwoordelijke hand en tenslotte je hele arm worden.
Centrale staffuncties hebben de neiging in de loop der tijd meer activiteiten en vooral meer macht naar zich toe te trekken. Allemaal vanuit de gedachte dat zij specialist zijn op dat gebied en beter weten wat goed is voor de vestigingsmanagers. Voor je het weet wordt het hele proces centraal gedicteerd en heeft men lokaal slechts de procedures te volgen. Langzaam maar zeker worden de lokale ondernemers omgevormd naar chefs die volgzaam de procedures volgen en geen eigenaarschap meer voelen.
Het signaal dat met een dergelijk besluit ook werd afgegeven, is dat de vestigingsmanagers niet capabel zijn om zelf inkopen te doen. Dat is jammer, want het had zo eenvoudig ook anders gekund. Bij het zien van de stapel handschoenen met prijskaartjes kan waardering opgebracht worden voor het lokale ondernemerschap, gevolgd door de vraag of er verbetering mogelijk is. Één van de vestigingsmanagers zou een kort onderzoek en een onderhandeling kunnen uitvoeren om vervolgens te komen met de aanbeveling voor een voorkeursleverancier. Hierbij worden de vestigingsmanagers in hun waarde gelaten, wordt er geen centraal orgaan opgetuigd en kan de lokale ondernemer, indien hij een goede reden ziet, van deze aanbeveling afwijken. Op deze manier krijg je uiteindelijk ook het gewenste resultaat, maar mét behoud van lokaal ondernemerschap en dat lijkt mij heel veel waard.
