De Stadsschouwburg Utrecht brengt ieder jaar een afwisselend theaterprogramma voor jong en oud. Bovendien verhuurt de schouwburg zijn zalen, foyers en restaurant voor partijen en evenementen. Om alles in goede banen te leiden, staan dagelijks ongeveer honderdtwintig medewerkers paraat: zeventig in vaste dienst en vijftig oproepkrachten. Vooral voor de laatsten met hun variabele diensten is een efficiënte planning en kloppende tijdregistratie essentieel.
De planning bij de schouwburg verloopt volgens een vast stramien. De basis is de evenementenplanning, de programmering waarin alle voorstellingen en verhuringen zijn opgenomen. Via een query naar Excel wordt de evenementenplanning omgezet naar een dienstenrooster en automatisch ingelezen in Rostar CAS. De query vraagt nog wat handwerk, omdat per voorstelling het aantal diensten verschilt. Is er veel of weinig techniek nodig? Is de voorstelling uitverkocht of niet? Wanneer het dienstenrooster vastligt in Rostar CAS, is er een automatische koppeling naar Efficient. Medewerkers registeren zich bij aanvang van hun dienst, waardoor er een kloppend systeem ontstaat tussen geplande uren en gerealiseerde uren.
‘Stadsschouwburg Utrecht werkt al ruim tien jaar met een koppeling tussen de planning van Paralax en het tijdregistratiesysteem van Kronos’, vertelt Gerard Sluijs, it-manager bij de schouwburg. ‘Ons belangrijkste voordeel is dat we maar één administratie voeren rondom planning en gewerkte uren. Want wie zit er nou te wachten op dubbel invoerwerk? De koppeling bespaart ons tijd en kosten en voorkomt fouten. Bovendien halen we zo het beste rendement uit beide systemen. Planning vraagt nu eenmaal een andere expertise dan tijdregistratie. Door twee gespecialiseerde systemen te koppelen hebben we ‘the best of both worlds’, kun je wel zeggen.’
Nieuw planningsysteem Rostar CAS
Vorig jaar besloot de Stadsschouwburg Utrecht de voorloper van Rostar CAS vaarwel te zeggen en over te gaan op het nieuwe online plansysteem van Paralax. De belangrijkste reden was dat de communicatie met de ruim vijftig oproepkrachten, onder wie veel studenten, te veel tijd kostte. Waarom zou je roosters niet via smartphone, tablet of computer doorgeven? Dat werkt snel, efficiënt en gemakkelijk. Een belangrijke eis was daarom dat de planning online bereikbaar zou worden. Daarnaast werd de Stadsschouwburg van een gemeentelijke organisatie een zelfstandig bedrijf, waardoor de nieuwe CAO Nederlandse Podia in de planning moest worden opgenomen. En natuurlijk wilde de schouwburg de koppeling met de tijdregistratie van Kronos handhaven.
De beslissing om met Paralax verder te gaan, was volgens Sluijs niet echt moeilijk. ‘We hebben andere opties bekeken, maar Rostar CAS bleek het beste pakket voor onze eisen, vooral door de online mogelijkheden. En we kenden Paralax natuurlijk al als een professioneel bedrijf met uitstekende ondersteuning. Dat vertrouwen hebben ze met de invoering van de nieuwe software verder versterkt. Onder andere door een kundige projectleider die mensen goed aanstuurt en overzicht houdt op planningen, budgeten en actielijsten. Daar ben ik heel tevreden mee. Ik heb heel wat projecten meegemaakt waar het heel anders liep.’
Overzetten koppeling en efficiënter werken
Het overzetten van de koppeling naar de nieuwe planningsoplossing zorgde nog voor het nodige denkwerk. Beide partijen (Kronos en Paralax) hebben ons ondersteund in dit denkwerk en zo hebben wij al snel de oplossing gevonden om al onze eisen en wensen goed in te richten, aldus Sluijs. ‘Het was een proces van aanpassen en testen, totdat we een goed werkende koppeling hadden. We hebben ook de gebruikers hier actief bij betrokken. Waarom? Omdat een koppeling ook moet voldoen aan wat de gebruikers willen. Benader je een koppeling alleen vanuit de techniek, dan zorgt dat altijd voor problemen in het gebruik.’
De jonge oproepkrachten kunnen hun roosters en roosterwijzigingen nu online inzien op de smartphone, tablet en pc. Volgens Sluijs zijn de reacties positief: ‘Jonge mensen vinden het heel gemakkelijk om zo te communiceren. Eerst was er nog een issue dat roosters op de iPhone en iPad zonder Flash niet zichtbaar waren, maar dat is opgelost. We willen dat onze medewerkers in de nabije toekomst niet alleen hun rooster kunnen raadplegen, maar dat ze ook bijvoorbeeld afwezigheid en voorkeuren voor diensten kunnen aangeven. Deze mogelijkheid biedt Rostar CAS Online. Ook de koppeling werkt weer als vanouds. Hij zorgt ervoor dat organisaties die te maken hebben met zowel planning als tijdregistratie efficiënter worden en tijd en geld besparen. Onze schouwburg is daar een goed voorbeeld van.’
