Managed hosting door True

Excel als bi-tool onder vuur

Handmatige gegevensverwerking is funest voor datakwaliteit

Microsoft Excel was ooit een gewoon rekenblad. Inmiddels is het uitgegroeid van rekenmonster tot een systeem voor van alles, van projectbeheer tot kalendertoepassingen. Het is ook een populair instrument voor bi (business intelligence), al zitten daar flink wat haken en ogen aan.

Alternatieven
Zowel Butler Group als Forrester raden bedrijven aan oplossingen te gebruiken die door derde partijen zijn ontwikkeld. Eén van die oplossingen is IntelligentApps Excel Edition. IntelligentApps is een onderdeel van Sage. Het levert bi-oplossingen (business intelligence) voor Microsofts bi-platform. IntelligentApps lost de problemen met Excel op. Alle Excel-functies zijn met behulp van de IntelligentApps 'add-in' af te sluiten. Zelfs het hele voorkomen van het programma is te wijzigen. IntelligentApps integreert ook met SAP, PeopleSoft, Oracle, DB2 en 'olap-cubes'.
Een oplossing voor audits van Excel-rekenbladen levert ClusterSeven, dat zich afficheert als 'enterprise spreadsheet management software'. Het systeem bewaart van elk rekenblad op de Microsoft SQL Server-database een kopie bij het eerste wegschrijven naar de schijf. Alle volgende veranderingen worden door het systeem tot op celniveau gedocumenteerd en met de bijbehorende metadata opgeslagen op de server. De voordelen zijn volgens Butler enorm: audits zijn gegarandeerd mogelijk, centrale distributie van rekenbladen met gegarandeerde integriteit en beveiliging, en het beheer van rekenbladen door de it-afdeling. De laatste kan haar 'klanten' daarmee gelukkig houden; de meeste gebruikers willen immers niet af van 'hun' rekenbladen.
Als hulpmiddel voor inzicht in het reilen en zeilen van de organisatie is het populaire rekenblad van Microsoft Excel eerder een vloek dan een zegen. Dat bi-leveranciers het tot nu toe beneden hun stand vonden om een integratie met Excel te leveren, zette Butler Group-analist Ian Charlesworth ertoe aan om in december 2004 op een rijtje te zetten wat er allemaal fout kan lopen bij gebruik van Excel als zelfstandig bi-tool. Nogal wat bi-leveranciers schrokken blijkbaar wakker, want de laatste versies van hun producten bevatten allemaal wel de een of andere vorm van integratie met Excel waarin het rekenblad als frontend dienst doet. Zelfs Microsoft maakte een Excel 'add-in' die integreert met SQL Server, waarin het rekenblad als frontend voor bi-rapportage dient.

Incompatibel

Microsoft lost de belangrijkste problemen van analisten en gebruikers met het gebruik van Excel voor bedrijfsintelligentie niet op, niet door het uitbrengen van een nieuwe versie en niet met de 'add-in' voor zijn SQL Server. Het concern ziet geen enkel probleem en legt de verantwoordelijkheid voor de moeilijkheden bij de it-manager. Een nieuwe versie van Excel, bijvoorbeeld als onderdeel van Office 12, zal ook niet meteen oplossingen bieden.
Gartner wijst erop dat Microsoft er zelfs niet in slaagt om 100 procent compatibiliteit tussen verschillende Office-versies te waarborgen. De marktonderzoeker stelt dat oudere documenten altijd wel te lezen zijn, maar de finesses soms verloren gaan, zonder dat ook maar iemand weet op welk terrein de incompatibiliteit ligt.
Microsoft documenteert de verschillen niet, zodat het opsporen ervan moeilijk is. Excel vervangen door bijvoorbeeld het rekenblad van Suns OpenOffice is uitgesloten. De huidige versie van OpenOffice ondersteunt niet eens de 65.536 regels die Excel aankan. Daarvoor moeten we wachten op een volgende versie.

Het kost niks

Afgelopen juni rapporteerde Forresters Keith Gile twee soorten problemen met Excel. Het gebruik van Excel als rapportage-instrument brengt volgens hem problemen mee op het vlak van complexiteit, toegang tot de gebruikte gegevens en de vraag wie eigenaar van het rapport is. Daarnaast stellen Excel-rapporten de gebruikers ervan voor problemen inzake gebruiksgemak, training en kosten.
Gile vroeg 68 grote organisaties in Europa en de VS hoe zij Excel gebruiken. De meeste antwoordden dat ze Excel vooral gebruiken om rapporten te schrijven omdat dat zo makkelijk gaat en het niks kost. De keerzijde van de medaille is dat er amper ingebouwde beheermogelijkheden zijn, en dat de prestaties en schaalbaarheid te wensen overlaten. Verder is rapporteren wel makkelijk, maar als het wat complexer wordt, haken veel mensen af, terwijl de dataintegriteit en de kwaliteit van de resultaten niet kunnen worden gewaarborgd.

Twijfelachtige kwaliteit

Verder vond Gile dat vaak onduidelijk is wie de eigenaar van een rekenblad is. Nog onduidelijker is wie de data erin verzonden en ontvangen heeft, en hoe legitiem de gebruikte gegevens zijn. Anekdotische ervaringen doen verder vermoeden dat sommige bedrijfsanalyses op zijn zachtst gezegd van twijfelachtige kwaliteit zijn. Een gebruiker van een bank beweerde dat de gegevens in Excel soms niet overeenkomen met de brongegevens. Een cio van een verzekeringsmaatschappij had kritiek op de dataconsistentie, de gebruikte algoritmen en de definitie van de gegevens.
Butlers Charlesworth beweert dat het allemaal niet zo'n vaart loopt, vooropgesteld dat de gegevens afkomstig zijn van een database die in het rekenblad wordt ingevoerd zonder menselijke tussenkomst. Als gegevens met kopiëren en plakken in een rekenblad terechtkomen, wat vaak het geval is, stelt Charlesworth dat het resulterende rapport gewoon weggegooid moet worden. Hij gaat een forse stap verder dan Forresters Gile. Hij beweert dat Machiavellistisch ingestelde gebruikers rekenbladen kunnen manipuleren in hun eigen belang zonder dat daar ook maar enige argwaan over ontstaat.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.