Vivare durft SAP-implementatie van Aepex aan

Implementatiepartner Aepex vindt de kritiek onzin dat SAP ongeschikt en te duur zou zijn voor woningcorporaties. Vivare uit Arnhem gebruikt sinds een paar maanden een SAP Business All-in-One oplossing van Aepex. Naar tevredenheid, al moet de corporatie de vruchten er nog wel van plukken.

De sociale huisvesting is een van de sectoren waar SAP-partner Aepex uit Gorinchem actief is. "We zijn er zo'n zes jaar geleden per toeval bij betrokken geraakt", vertelt Marco Boon, vennoot en verantwoordelijk voor de woningcorporatiebranche. "Een bevriende ict-manager van een corporatie vroeg ons het selectietraject voor een nieuw bedrijfsinformatiesysteem te begeleiden. SAP was geen optie. Alleen, toen SAP naderhand met het All-in-One-concept kwam voor het mkb, dachten we: 'Dit is iets voor corporaties'. We hadden in de keuken mogen kijken tijdens dat selectietraject en de servicegerichte en logistieke bedrijfsprocessen, zoals het innen van huur en het plannen van onderhoud, bij zo'n woningbouwvereniging kunnen prima met SAP ondersteund worden."

Onterecht imago

Aepex volgt het productconcept van SAP, dat bestaat uit een zware, lichte en heel lichte versie. "Wij bieden als basis een voorgedefinieerd systeem aan. Daarmee is zo'n 80 procent van de primaire processen afgedekt. De overige 20 procent wordt klantspecifiek ingericht."
Het gaat dus om een geïntegreerde procesbenadering", licht Boon toe, en niet om eilandautomatisering: het opzetten van allerlei softwareprojecten voor deelprocessen. De kritiek dat SAP te ingewikkeld en te complex is voor corporaties wuift hij weg. "Dat is het imago dat SAP met zich meesleept. Maar dat is onterecht. Het feit dat Vivare in staat is om de totale infrastructuur zelfstandig in eigen huis te beheren en te exploiteren laat zien dat het met de complexiteit wel meevalt. Wij leveren SAP ook aan kleine gebruikers. Dat kan binnen zes maanden. En we gebruiken het zelf ook. Het merendeel van de corporaties zijn middelgroot, dus die passen prima in onze doelgroep."

Met hulp van de bevriende ict-manager, die productmanager werd, heeft Aepex een SAP-template voor de corporaties ingericht. Ook werden er specialisten aangetrokken uit de sector, waaronder van marktleider Nccw. En het bedrijf stak zijn licht op bij Haag Wonen, de eerste corporatie in Nederland die met SAP Nederland zelf aan een SAP-implementatie was begonnen. De eerste proeve van bekwaamheid kwam in 2007. De Arnhemse corporatie Vivare (24.000 verhuurbare eenheden in Arnhem en omstreken) zocht naar een moderne bedrijfssoftware. De instelling werkte met zo'n dertig losse applicaties, waaronder het primaire systeem Wocas/X van Centric.

Procesbenadering

Aepex schreef zich in met een SAP-aanbieding. Vivare bleek gecharmeerd van de geïntegreerde aanpak en koos voor deze oplossing boven die van Nccw en DSA Vision. "Corporaties zijn van oudsher activiteit-gestuurd, maar trachten een omslag maken naar een procesgestuurde aanpak. Vivare bevindt zich in zo'n transformatie en SAP kan ons helpen die procesverbeteringen te realiseren", zegt Erik Klomp, ict-manager bij Vivare.

"Door de procesbenadering wordt bijvoorbeeld dubbel werk geëlimineerd en meer met elkaar gepraat", beweert Boon. "Door de eilandautomatisering was iedereen gefocust op zijn eigen winkeltje, waardoor kennis niet goed aan elkaar werd doorgegeven."

"Bovendien", vervolgt hij, "leg je met SAP een platform neer dat toekomstgericht is en om kan gaan met ontwikkelingen als mobiele oplossingen en service oriented architecture. Wij kunnen terugvallen op een concern met veel kennis van technologie en bedrijfsprocessen. SAP heeft inmiddels een enorme staat van dienst: op zichzelf staande SAP-implementaties worden steeds schaarser. In bijna alle branches wordt de software gebruikt." Aepex onderzoekt bijvoorbeeld of het de software van het door SAP overgenomen Business Objects kan inzetten voor business intelligence in corporatieland. Saillant detail is dat Oracle-huis Nccw partner is van Business Objects, dus daar is het laatste woord nog niet over gezegd.

Vertragingen

Het duurde echter even voordat het project bij Vivare goed op gang kwam. De werkzaamheden werden een aantal maanden stilgelegd, omdat er onvoldoende inzicht bestond in de scope en als gevolg daarvan in de kosten. Ict-manager Klomp: "Het was ons niet geheel duidelijk wat er nu werd geleverd en wat ons dat ging kosten. Dat had te maken met wat SAP aan mogelijkheden biedt en wat Aepex als partner exact levert."

De corporatie en de automatiseerder maakten nieuwe afspraken en spraken een recht-toe-recht-aan productimplementatie af, in plaats van een projectmatige aanpak. "De feedback van de gebruikers was essentieel voor het inregelen van de laatste 20-30 procent van het systeem", licht Boon toe. Per proces zaten we met de klant aan tafel voor de zogeheten fit-gap-analyse: welk deel van het proces wordt afgedekt en welk deel nog niet."

Veel werk had Aepex aan het ontwikkelen van de uitgebreide set formulieren die Vivare gebruikt en het overzetten van de data uit de database van Centrics Wocas/X naar de SAP-database. "Maar we hebben nu wel een compleet draaiboek liggen voor de implementatie die we kunnen gebruiken bij nieuwe orders." Voor buitendienstmedewerkers werkt het bedrijf samen met Ideo, een andere SAP-partner die gespecialiseerd in onderhoudsprocessen en mobiele toepassingen.

De implementatie van de basisversie inclusief conversie duurde negen maanden. In 2008 liep het project nogmaals enkele maanden vertraging op. Dat had volgens Vivare-manager Klomp te maken met een planningsprobleem. "Het systeem zou vlak voor de zomer op tijd worden opgeleverd. Het zou dan live gaan, terwijl de meeste gebruikers hun opleiding pas na de zomervakantie zouden krijgen. Dan weet je dat er in september geheid problemen zouden ontstaan. Vandaar dat we de oplevering en opleiding over de zomer hebben getild."

Eng stil

Op 3 november is de SAP-toepassing live gegaan. "Het bleef daarna eng stil", zegt Klomp. "We stonden paraat, maar het viel allemaal mee. Het systeem heeft tot nu gedaan wat we hadden verwacht." Wel geeft hij toe dat de SAP-toepassing zich de komende jaren nog wel in de praktijk moet bewijzen als het gaat om de procesverbeteringen. "Tot nu toe zijn er kleine verbeteringen te zien. We zullen begin maart de raad van bestuur adviseren wat er nog meer moet gebeuren. Fase 1 van het project was het in de lucht gaan van het SAP-systeem. In fase 2 wordt de komende drie jaar verbeteringen doorgevoerd en nieuwe functionaliteit toegevoegd."

Vivare wil bijvoorbeeld nog zijn personeelinformatieprocessen koppelen aan de primaire bedrijfsprocessen binnen SAP. Dan is bijvoorbeeld dagelijks in één oogopslag te zien hoeveel monteurs er beschikbaar zijn. Boon stelt dat zo'n gefaseerde aanpak raadzaam is. "Je moet een organisatie als Vivare ook de rust gunnen om aan het systeem te wennen."

Over de implementatie- en exploitatiekosten wil Boon zich niet uitlaten, behalve dan dat die niet hoger zijn dan andere corporatiepakketten. Ook Klomp noemt liever geen bedrag. Wel zegt hij dat de investeringskosten er na een jaar of vijf vanwege het licentiemodel van SAP (andere leveranciers zoals Nccw hanteren een jaarlijks bedrag per verhuurbare eenheid) zijn terugverdiend. "SAP is zeker niet de duurste". Hij wijst op het recente onderzoek (ICT Benchmark Woningcorporaties – wTCO) van Netwit en M&I. "Met onze gemiddelde ict-kosten per werkplek van 7800 euro per jaar zitten we tegen het landelijke gemiddelde aan, net als met onze kosten per verhuurbare eenheid. Die zijn 100 à 110 euro, dus dan zit je met 24.000 vhe's op zo'n 2,5 miljoen euro aan beheerkosten, inclusief afschrijvingen."