Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Organiseren songfestival geen appeltje-eitje

Rotterdam

Eerder dit jaar zonden negen Nederlandse steden hun bidbook in voor de organisatie van het Eurovisie Songfestival 2020. In juli werd bekend dat er nog twee steden in de race waren: Maastricht en Rotterdam. Afgelopen vrijdag 30 augustus, werd bekend gemaakt dat het evenement door Rotterdam mag worden georganiseerd.

Het organiseren ervan is niet niks. De kosten lopen tot ver in de miljoenen (het Eurovisie Songfestival 2014 in Denemarken kostte naar schatting 45 miljoen euro) en de kans is groot dat duizenden extra toeristen afreizen naar de stad (in 2001 verzamelden bijna 38.000 mensen in het Parken-stadion in Kopenhagen om Estland te zien winnen, en Lissabon verwelkomde in 2018 30.000 extra toeristen). Het Eurovisie Songfestival – en met name de finale – legt dus een grote druk op zowel budget als de infrastructuur van de stad.

Steden kunnen een hoop (economische) voordelen halen uit de organisatie van het evenement - anders waren er niet zo veel bidbooks ingediend - maar de risico’s mogen niet worden onderschat. De hele wereld kijkt toe, en dus staat er een grote druk op het leveren van de best mogelijke gastervaring en een vlekkeloze show.

Nu bekend is welke Nederlandse stad de wedstrijd mag organiseren, heb ik een aantal tips op een rijtje gezet. Tips die ik wil meegeven aan het it-team dat ineens voor de uitdaging staat van het verzorgen van een van Europa’s grootste entertainmentavonden.

Perfecte Eurovisie-show

Als ik de it-manager was die verantwoordelijk is voor dit project, of een soortgelijk evenement, zijn er drie dingen die ik prioriteit zou geven.

Begin bij de basis en creëer een onvergetelijke gastervaring. Bijna iedereen die je locatie bezoekt, is in het bezit van een wifi-enabled apparaat - de kans is groot dat ze dat apparaat ook willen gebruiken.

  • Bezoekers willen zonder vertraging snapchats, selfies en video’s versturen.
  • Artiesten willen steeds uitgebreidere shows neerzetten.
  • Exposanten willen hun producten en oplossingen demonstreren.
  • Zakelijke bezoekers willen direct toegang tot het netwerk om hun e-mail bij te werken.

Door ervoor te zorgen dat je over de best mogelijke netwerktechnologie beschikt, kun je voldoen aan al deze eisen. Maar waarom zou je daar stoppen? Met behulp van het juiste netwerk is het mogelijk om bezoekers vanuit hun stoel eten of drinken te laten bestellen of kun je ze push-notificaties sturen met menu’s, gepersonaliseerde aanbiedingen en kortingen tonen en zelfs een basis creëren voor vr- (virtual reality)  en ar- (augmented reality) ervaringen.

Zorg ervoor dat inloggen simpel en veilig is. Als mensen zo afhankelijk zijn van een goede verbinding, moet je er ook voor zorgen dat de login-pagina geen problemen oplevert. Inloggen moet snel gaan, met name als 38.000 bezoekers voor het eerst bij je inloggen.

Een eenvoudig inlogproces dat toegang biedt tot een goed beveiligde wifi-verbinding stelt zowel consumenten als zakelijke gebruikers gerust voor wat betreft het gebruik van je netwerk. Daarnaast wordt je reputatie beschermd en bouw je vertrouwen op voor wanneer je nieuwe diensten wilt aanbieden.

Gebruik het netwerk om ze in je stad te verwelkomen en als gids te fungeren. Niemand verdwaalt graag in een nieuwe stad. Jouw evenementenlocatie speelt een sleutelrol in de bezoekerservaring, dus is het belangrijk dat je een goede indruk achterlaat.

  • Overweeg om gebruik te maken van locatietechnologie om bezoekers te helpen toiletten en restaurants te vinden op je locatie.
  • Haal het meeste uit je login-pagina’s door interessante lokale bezienswaardigheden te tonen die bezoekers kunnen bezichtigen.
  • Maak gebruik van interactieve displays om vervoersinformatie te tonen, zodat bezoekers eenvoudig terug kunnen naar hun hotel.
  • Creëer een digitale en online ervaring rondom de show, zodat bezoekers ernaar kunnen verwijzen op hun social media en hun ervaringen kunnen delen met vrienden en familie (en ze hopelijk aansporen om ook je stad te bezoeken!).
  • Ontwerp een app die ervoor zorgt dat ze met je verbonden blijven - waar ze in de stad ook naartoe gaan.

Meer dan een grote ruimte

Evenementenlocaties zijn meer dan een grote ruimte die je met mensen kunt vullen. Het zijn complete technologische ecosystemen die in de basis afhankelijk zijn van vaste- en draadloze (wifi) netwerken.

Hoewel er veel eisen zijn waar de organisatoren aan moeten voldoen, hangt er een grote beloning aan een succesvolle organisatie. Zo kunnen kraampjes extra verkopen genereren en kan gerichte advertising leiden tot meer omzet. Bezoekers van golftoernooi de Ryder Cup hebben bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van een app waarbij ze de locatie van hun favoriete spelers konden volgen en scores live konden inzien. Ook is het mogelijk om de grote hoeveelheid data die je verzamelt tijdens zo’n evenement te gebruiken voor toekomstige evenementen. Analyseer bijvoorbeeld de voetgangersstromen en maak op basis daarvan een betere indeling voor beurzen. Daarnaast kun je IoT-apparaten installeren om het onderhoud van je locatie te optimaliseren. En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden.

Eurovisie 2020 zou een voorbeeld kunnen worden voor de rol van technologie bij internationale evenementen die een stad wereldwijd op de kaart zetten. Laten we hopen dat Rotterdam in mei 2020 douze points scoort voor zijn organisatievaardigheden.

Dobias van Ingen, cto bij Aruba, onderdeel van HPE

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Enigszins off-topic misschien, maar zou het niet eens fijn zijn als we en concert/festival hebben waar alle netwerkverkeer geblokkeerd is, zodat we weer eens gaan genieten van de muziek ipv het hele optreden te filmen en je 's avonds te bedenken dat je van alles gemist hebt omdat je de hele tijd met die telefoon in je hand stond?
En dat je dan als toeschouwer ook gewoon kunt genieten van het optreden in plaats van tegen een woud van beeldschermpjes aan te kijken met daarachter ergens de artiest?

Ofwel ... ik kan me niet helemaal vinden in de eerste aanname over wat de bezoekers zouden willen ....

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2019-09-06T13:53:00.000Z Dobias van Ingen
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.