Blijkbaar vertrouwen we meer op de harde schijf van onze computer dan op onze eigen harde schijf. Als je wilt dat iemand iets voor je doet, moet je geen mail sturen maar een taak. Een taak kun je namelijk ook accepteren of weigeren. Tevens krijg je een waarschuwing als je de datum waarop je iets zou doen hebt overschreven.
E-mail gaat ten onder aan zijn eigen succes. We krijgen er te veel om het als een effectief middel te gebruiken. Als je iemand aan iets wilt herinneren, kun je ook een geeltje plakken op zijn scherm. Maar als iedereen dat doet, is het ook niet meer effectief.
Maximum
Er is iemand bij ons in het bedrijf die heeft voorgesteld om een maximum te stellen aan het aantal te versturen interne mailtjes. Elke werknemer zou dan nog maximaal zeven interne mailtjes per dag mogen versturen. Je moet dan per mailtje een afweging maken of je het moeite waard vindt om het te versturen of niet.
Een heel goed idee natuurlijk van mijn collega Paul Mollinga en als u hem daarvoor wilt bedanken of een vraag aan Paul heeft, dan kunt u met hem mailen. Zijn privé e-mailadres is: Paul.mollinga@gmail.com. Ook aanbiedingen van nieuwe keukens, groene stroom en diploma's ziet Paul met veel plezier tegemoet.
Als mensen mij vragen of ik ze een mailtje wil sturen zodat ze mijn vraag niet vergeten, dan antwoord ik altijd: 'Wil je me dan eerst even een sms'je sturen, anders vergeet ik je te mailen.'
Reacties
Gewoon mailprogramma (bv Outlook) handig gebruiken. Vlaggetje voor followup met datum/tijd toevoegen. Wat nou mail op harde schijf; gewoon Gmail met agendakoppeling. Desnoods via imap op je mobiel synchroniseren ook nog.
En als je het dan niet vertrouwd, stuur het naar iemand z'n twitter, krabbel op z'n hyves. Terechte probleem wat Jacob beschrijft is dat 'fire and forget' op alle communicatie van toepassing lijkt heden ten dage. Alleen is communicatie tweerichtingsverkeer, dus lijkt het op een broadcast.
Ik vraag dat inderdaad ook vaak aan klanten als ze me weer eens verrassen in de auto met een verzoek of een bestelling van een of ander. Het zou klantvriendelijker kunnen als ik mijn telefoon vast zou mogen houden in de auto. Een telefoon die mijn gedachten vastlegt zou nog handiger zijn. Ik zou ook een voicercorder kunnen gebruiken maar dan heb ik weer een apparaat vast in de auto die veel lijkt op een mobiel. Voorlopig moeten ze me dus toch nog maar een mail sturen.
"Het zou klantvriendelijker kunnen als ik mijn telefoon vast zou mogen houden in de auto."
Tenzij 't net een familielid van de klant is die je omver rijdt, omdat je was afgeleid... Dat zal die klant vast niet vriendelijk vinden. 't Beste blijft: in de auto niet bellen. Dus ben ik 't met je eens: doe maar een emailtje.
Het publiceren van je collega's mailadres met een oproep tot spammen is toch wel een erg lage actie. Waar is dat nou voor nodig? Ben blij dat ik niet zulke "grappige" collega's heb.
Er is maar 1 echte oplossing om te zorgen dat mensen wat voor je doen. Dat is simpelweg door naast z'n bureau te gaan staan. Ik geef toe het is wel tijdrovend. Maar het word wel voor je gedaan en in het algemeen een stuk sneller dan per e-mail.
Zoals 'hypo' ook al zegt, het gaat er helemaal om hoe je je mailclient gebruikt. Zelf heb ik GTD "geïmplementeerd" in Gmail, mailtjes vlag ik altijd met 'taak', 'reply' of 'waiting-for-reply', etc. Met de Labs uitbreiding, Multiple Inboxes, zie ik ze zelfs nog meteen terug als een soort van dashboard, zonder dat je 'floating' emailtjes in je inbox hebt zitten.
Hoeveel mailtjes zijn er al niet naar computable gestuurd of ze niet eindelijk dat probleem met die trema's willen fixen? ;) (Zoals in de post hierboven.)
@Worm:
Ik neem even aan dat dat geen echt emailadres was.
Er zitten een paar heel grote voordelen aan mail. Je hoeft geen eindeloos gebabbel aan te horen over zaken die je (telefonische) gesprekspartner al drie (of meer) keren heeft verteld/herhaald. In geval van twijfel kun je een mail nog eens herlezen en je kunt het doorsturen aan collega's die met jou samenwerken aan een project. Hierdoor krijg je geen nieuws uit derde hand met alle verdraaiingen vandien, denk maar eens aan het aloude kinderspelletje "door vertellen" eens kijken wat er 20 personen verder nog van het originele verhaal over is.
Eventuele bijlagen die bij een project horen kunnen direct worden gebruikt of verduidelijken de inhoud van de mail. Groot nadeel is het verlies van persoonlijk contact en het verkeerd overkomen van zinnen "die niet zo bedoeld" zijn.
Hebben jullie nog geen collaboration-suite?
Allemaal overduidelijke tekenen dat de mens aan zijn tax zit in de ict, te zwaar belast word, dat zijn hoofd overloopt.
En je mailbox word als digitaal geheugen gebruikt. Nu maar hopen dat je geen digitale alzheimer krijgt bij een os of harddisk crash.
Mail heeft de voor en nadelen van brieven en telefoongesprekken gecombineerd.
Voors: telefonie
direct communiceren
mogelijk gelijk antwoord
tegens
geen vaste vorm
geen "legal binding agreement"
voors brieven
zwart op wit
tegens
duurt even voor het er is
met als bijkomende probleem dat mail nu wordt gebruikt om lege berichten te sturen, meldingen van Nagios, updates waar je pakketje is op de wereld, en de nieuwsbrief van computable staan (indien ongefilterd) zo in je mailbox.
Daarnaast misbruiken mensen het protocol om tekstberichten van computer naar computer te sturen (wat e-mail is) om pakketpost te versturen. Eindeloze attachements, reply op reply..
Niet meer door te komen.
Een vroegere collega deed na een weekje vakantie altijd shift-delete op zijn hele mailbox.
Als hij iets belangrijks zou hebben gemist dan kwam dat wel weer in een reply of forward langs...
Zo kan het ook
Conclusie, mailcommunicatie is leeg en vormloos ;-)
Mailgebruik kan zo makkelijk zijn. Snellezen aanleren: wat is data, informatie, kennis, en actie nodig of niet.
@M, 10-02-2010 12:48
Alleen jammer dat onderzoek toch wel duidelijk heeft aangetoond dat hands-on bellen tijdens rijden niet gevaarlijker is dan handsfree bellen, de radio bedienen, het nav-systeem gebruiken, een broodje eten, je make-up bijkliederen, etc.
Weet je waar ik het meest mee in de problemen kom? Met het typen van een sms op m'n telefoon die in de cradle moet staan om een boete te voorkomen. Ze hebben hem helemaal bij de rechterstoel gemonteerd, dus kan ik er net bij, en om te lezen wat ik getypt heb moet ik er helemaal naar toe buigen. Daarom ben ik al maar gestopt met MSN in de auto, met 500 mensen online kom je niet meer aan autorijden toe joh.
Conclusie: De enige reden dat de regel nog bestaat is dat 150,- per keer toch wel lekker makkelijk cashen is.