NewBase biedt Stichting LVO één infrastructuur

NewBase zorgde voor één infrastructuur van de zeventien scholen van Stichting Limburg Voortgezet Onderwijs. Het project werd daarvoor geselecteerd voor een Computable Award. Op vrijdag 30 januari 2015 presenteerde Erwin Derksen enthousiast het project aan de deeljury. Vrijdag 13 februari wordt er bekend gemaakt welke projecten officieel worden genomineerd voor een Computable Award in de categorie ict-project van het jaar in het onderwijs. Tot die tijd komen alle tien geselecteerde projecten voorbij op Computable.nl.

Stichting LVO bestaat uit zeventien scholen, verspreid over Nederlands Limburg en samengevoegd in zes clusters. De ict-infrastructuur was vaak per school of cluster georganiseerd en divers. Zo werd er gebruik gemaakt van diverse Windows Exchange en Office versies, alsmede van verouderde Novell en Groupwise systemen. Dit was geen optimale structuur voor LVO, die voor de gehele stichting samenwerking en innovatie wil stimuleren. De stichting wilde meer samenwerking onderling en meer gemak voor de medewerkers die op meerdere scholen werken faciliteren. Daarbij moesten de scholen worden voorzien van snellere verbindingen en een eenduidig werkend Wi-Fi. Daarvoor is er een samenwerking aangegaan met NewBase. Zij zorgden voor een moderne ict-omgeving die stabiel en betrouwbaar is. Daarbij is er met het nieuwe platform de mogelijkheid om het bring your own device-principe mogelijk te maken.  

Voor het project is er geïnvesteerd in een wide area netwerk op basis van Alcatel-Lucent. Hieronder vallen ook het Wi-Fi en de werkplekken. Met Office 365 en een nieuw datacenter worden zowel de kosten als de beheer-inspanningen gereduceerd. Daarnaast merkt NewBase veel secundaire besparingen doordat er wordt gewerkt met één systeem. Zo hoeft een applicatie of instelling bijvoorbeeld maar één keer te worden doorgevoerd, terwijl dat in het verleden in de diverse omgevingen op verschillende manieren moest gebeuren.

Breed draagvlak

Vanaf het begin is er aandacht besteed aan het creëren van draagvlak op alle niveaus. Om dit neer te zetten is was er een samenwerking tussen NewBase en lokale systeembeheerders, ict-managers , locatie- en regio directies en het college van bestuur van Stichting LVO. Vervolgens is er een kernteam samengesteld van ict-medewerkers van de diverse scholen. Hierdoor is er volgens Erwin Derksen, projectleider vanuit Platani, een sterkere onderlinge binding ontstaan. Daarnaast is het project ondersteund door de volgende externe partners: De Ictivity Groep, Data4, TCC (The Computer Company) en IT-Fied.

Dat er zoveel stakeholders betrokken waren vergde aandacht. Om een goede communicatie binnen zo’n  grote organisatie te faciliteren is ook de reden dat er een breed draagvlak is gecreëerd. Daarbij zijn er verschillende roadshows georganiseerd voor de eindgebruikers. Een korte presentatie met live demonstratie geeft de eindklant meer een beeld van wat deze kan verwachten van zijn nieuwe omgeving. Daarbij krijgt hij tips om optimaal gebruik te maken van het nieuwe systeem. De roadshows werden hier en daar aangepast om naar de specifieke behoeften en relevantie te voldoen van elke locatie. 

Toename internetverkeer

Momenteel heeft NewBase zeventienhonderd werkplekken gemigreerd. Rond de zomer moeten dit er tussen de zevenduizend en negenduizend zijn. Sinds de eerste implementatie is er al een forse toename van het internetverkeer. Derksen verklaart dit doordat alle moderne websites nu worden ondersteund en men hier dus daadwerkelijk gebruik van kan maken. Daarnaast waarderen de mensen de eenvoud van Windows 8.1. en met name de mogelijkheid om het startmenu naar wens aan te passen valt in de smaak. Veel gebruikers koppelen ook hun privé-device aan office 365.

Wanneer de implementatie is afgerond biedt NewsBase nazorg, door met een aantal ict-ers, zowel vanuit de scholen zelf als vanuit het projectteam, aanwezig te zijn op een locatie op het moment dat deze live gaat. Verder is het voor elke school verschillend hoe zij service willen ontvangen. Derksen: ‘De ene school werkt graag via een servicedesk en een andere school ziet liever een medewerker fysiek aanwezig in de personeelskamer.’ Sowieso deelt NewBase een informatieve flyer uit, met hierin praktische informatie over het nieuwe systeem. ‘We krijgen de terugkoppeling dat met name de aanwezigheid van ict-ers op locatie, tevens te herkennen aan hun speciale van NewBase logo’s voorziene bodywarmer, heel erg wordt gewaardeerd. In de dagen vlak na de implementatie helpen we mensen direct, daarna schakelt de school over naar de reguliere processen voor het afhandelen van ict-meldingen. Wanneer een lokale systeembeheer er niet uit komt, kan deze uitwijken naar de servicedesk van het project.’

Computable Awards 2015

Op vrijdag 13 februari 2015 maakt Computable bekend welke projecten officieel worden genomineerd voor een Computable Award in de categorie ICT-project van het jaar in het onderwijs. Voor ict-projecten in andere branches en markten kan nog voorgedragen worden. Voor zorg kan dit tot en met 12 maart, voor mkb en grootbedrijf tot en met 26 maart en overheid tot en met 17 april 2015. Meer informatie is te vinden via Computable Awards.