Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Zoeken binnen organisaties blijft lastig

 

Goed zoeken binnen organisaties blijft lastig, concludeert FindWise in ‘Enterprise Search and Findability Report 2014’. Het rapport is gepresenteerd op de Findability day in Kopenhagen op 11 september 2014 en is het derde onderzoek dat FindWise op dit gebied heeft uitgevoerd. Er zijn trends te ontdekken met de voorgaande jaren dat veel organisaties het lastig vinden om search oplossingen waardevol in te zetten.

Het merendeel van de gebruikers is ontevreden met de aangeboden zoekfaciliteiten en vinden niet de informatie waarnaar gezocht wordt. Laat staan om kennis te vinden en te delen.  

Informatie kan kennis worden zodra het in een betekenisvolle context wordt geplaatst. Althans, zolang we het kunnen vinden. Met een explosieve groei aan data blijft het een uitdaging om de juiste informatie te vinden voor individueel gebruik en corporate succes. Het zou hoog op de agenda moeten staan binnen organisaties, aangezien het tijdsintensiever en kostbaarder wordt om te vinden wat je zoekt. Het onderzoek is gehouden onder middelgrote tot grote bedrijven met meer dan vijftigduizend werknemers. Merendeel (80 procent) is Europees.

Waardevolle informatie

Het FindWise onderzoek levert waardevolle informatie ten opzichte van de magic kwadranten en rapporten van onder meer research firma’s als Gartner, Forrester en Butler. De gebruikers staan centraal in het FindWise onderzoek en geven massaal aan dat de zoekfunctionaliteit matig is, de resultaten niet relevant en de informatie te oud. Het ontbreekt ook aan juiste meta data en goede bronnen. Gebruikers van grote bedrijven willen relevante personen kunnen vinden, competenties en kennis. Ze willen ook dat de informatie en kennis herbruikt wordt en er intern beter met de aangeboden tooling kan worden samengewerkt.

De conclusies zijn niet nieuw maar bevestigen wel de trend dat ondanks de hoeveelheid aan Enterprise Search, ecm-tools en zoekmachine-projecten het toch veelal ontbreekt aan tevreden gebruikers en een overall zoek-strategie. Organisaties blijven hangen in ict gedreven implementaties of business gedreven projecten die niet aansluiten bij de eisen en wensen van de gebruikers.

Nederlandse omgeving

Vertaald naar de Nederlandse omgeving zou er toch wat meer aandacht voor dit onderwerp moeten zijn op politiek- en beleidsniveau om goede digitale diensten te kunnen leveren. Zoeken is namelijk een basisbehoefte geworden van het individu en niet meer weg te denken in een mobiele en globaliserende samenleving. Vooralsnog wordt de behoefte in organisaties ingekleed door open source-varianten, ecm-producten en/of specifieke zoekmachines. Vaak nog in combinatie met elkaar, wat lastige en langdurige integratie projecten opleveren, terwijl de gebruiker gemakkelijk,  goed en snel wil kunnen zoeken.

Daarentegen, succesfactoren voor zoekoplossingen komen voort uit betrokken stakeholders, visie en juiste meta data. Search benaderen als service en op maat gesneden functionaliteit leveren tevreden gebruikers op die tijdig feedback kunnen geven om de zoekservice continu te verbeteren, aldus FindWise.

Jon Peter van den Oever, consultant  enterprise search en digitalisering.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5171588). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Hoe transparanter je organisatie is, hoe makkelijker het wordt om enterprise search mogelijk te maken :-)

En tja, kennisdeling is altijd het eerste slachtoffer bij laagconjunctuur, je kunt namelijk direct een besparing realiseren die niet direct impact heeft op je omzet, die klap komt later pas. Vasthouden aan kennismanagement is voor veel managers lastig.

Jammer dat het artikel geen praktische tips geeft hoe je de doorzoekbaarheid van data binnen organisatie vergroot.

@Henri
een collaboration suite zoals "owncloud" is daar een veel belovende oplossing maar dan zit je nog altijd met de bestaande gegevens.
Misschien kan de schrijver Jon Peter een idee geven hoe je daar mee om gaat.

In al die jaren is de business niet verder gekomen dan ik en mijn bigzolder thuis. Heb zo veel maar doe er nix mee of ik kan het niet vinden. Toch maar wat weggooien dan ?

@Jan, hier zijn een aantal zaken om over na te denken:

- Data zijn niet altijd files (denk ook aan databases)
- Een zoek systeem moet ook bewust zijn van rechten.
- Vaak gaat het niet om 1 (logisch) systeem waarin alle data staat
- Soms staan files ook in ander systemen : Denk aan internet / portals / SharePoint / Et cetera.
- Bedrijven hebben vaak meerdere units, die zitten niet altijd binnen een zelfde IAM
- Data staat fysiek op veel verschillende locaties.
- Files bestaan in verschillende formaten
- Data en files staan ook in mail archiven
- Enzovoort...

Maar denk ook aan je ranking systeem. Zeker als het om een groot bedrijf gaat zul je met een zoekterm zeer veel resultaten krijgen, hoe vind je de juiste?

@Henri
Dat is wat ik bedoelde, hoe ga je om met zoeken in dit soort data.
Hoewel ik twijfel of je een veilige manier kunt vinden om in alles te zoeken wat je hier aangeeft.
Op het moment dat een programma toegang krijgt tot al die data is het een ideaal punt om aan te vallen.
Je afvragen hoe zinnig zoeken is in "alles" kan geen kwaad.
Zeker als je dan bergen resultaten krijgt waar je niet op zit te wachten.
Dus toch maar beginnen te ordenen in het vastleggen . . .

Goede aanvullingen.
Met het indexeren van bedrijfsinformatie, uit welke bron dan ook, heb je te maken met rechten van gebruikers (autorisatie en authenticatie), rechten op de content, privacy, beveiliging en archiefwettelijke eisen. Uiteraard afhankelijk of je het hebt over de (Rijks-) overheid, zelfstandige bestuursorganen en commerciële bedrijven. De Enterprise Search markt is de laatste jaren behoorlijk veranderd aangezien de grote leveranciers als IBM, HP, Microsoft etc. zoekmachines hebben overgenomen (FAST, Autonomy, Vivisimo, Omnifind) en veelal geïntegreerd in hun productlijnen of ECM tools. Fast (Convera) bestaat niet meer en is omgebouwd van java naar dot.net in SharePoint P2013. Deze beschikt ook over een cloud variant (Office 365) en een on premises variant. De zoekfunctionaliteit en licentiestaffels zijn hierin verschillend. Bv de cloud variant kan (logisch) geen federated search uitvoeren. Daarbuiten mogen overheidsdocumenten (uitspraak Plasterk) niet in de cloud 'hangen'. Hier zijn de laatste jaren al veel discussies over gevoerd.
Voor je persoonlijke documenten zijn er verschillende mogelijkheden en is prima in een cloud te plaatsen maar er zijn wel grote verschillen in zoekalgoritmes van de verschillende tools. Vroeger had AltaVista Discovery voor je desktop en Google Search. Nu zit die functionaliteit standaard in Gmail of op je mac. Het is verstandig onderscheid aan te brengen tussen type organisatie, content typen en gebruikers. Overweging Open Source producten (Lucene, Solar, Elastic Search etc.) versus marktproducten zal ook afhankelijk zijn van de type oplossing die je zoekt, of je beschikt over een programma van eisen en wel of niet wilt vast wilt zitten aan een leverancier.
Welke meta data wordt toegevoegd en kan ook via overerving? Kortom veel keuzes mogelijk uit producten, aanpak en inzichten. Daar ging het rapport nu juist over. Buiten de standaard 'dure' rapporten van Gartner etc. De gebruikers bepalen uiteindelijk het succes....maar goede begeleiding en inhoudelijke kennis kan enorm helpen om de waarde van zoeken te benutten.

Bla, bla....adviseur bij Booz Allen & Hamilton, bla, bla... Edward Snowden?

Henri heeft in eerste reactie een punt, want inderdaad bepalen gebruikers het succes en die zijn dus niet gek want anderen wijzer maken om dan wegbezuinigd te worden is niet slim. En dus kun je verhaal ook omdraaien door opzettelijk onvolledige informatie in dit soort systemen te plaatsen. Als ik kijk naar - pak hem beet 90% - van dit soort systemen dan mis ik één essentieel punt, de menselijke interpretatie van het koffiezet apparaat.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×