Ze waren bij Schouten Techniek uit Zwaag al langer druk bezig met digitalisering. Het gebruik sinds 2007 van een SharePoint-omgeving voor het beheer van de projecten was daar het bewijs van. Maar er was een groeiende behoefte aan een doordacht en state-of-the-art informatiebeheersysteem. Schouten Techniek kwam uit bij OpenSesame ICT met OpenIMS. Voor de hoofdjury van de Computable Awards 2023 reden om het project ‘Solide beheerinformatiesysteem’ te nomineren in de categorie MKB-project.
In de aanloop naar dit nieuwe informatiebeheerproject werd eerst de it-omgeving aangepast en gemoderniseerd. Die was al wat ouder en als je wilt gaan werken met een nieuw systeem om al je informatie optimaal te kunnen beheren moet je niet vastlopen op verouderde ict. Vervolgens kon de volgende stap worden gezet: een passend informatiebeheersysteem. Schouten Techniek kwam na een uitvraag in de markt bij OpenSesame ICT terecht. Zij konden met OpenIMS alle wensen invullen. Eén van die wensen was dat ze graag ook zelf invloed zouden kunnen uitoefenen op hoe het systeem daadwerkelijk ingericht zou worden en dat we daarin aanpassingen zouden kunnen doen.
OpenIMS biedt veel innovatieve zaken zoals het automatisch kunnen vaststellen van de fase waarin het project zich bevindt, van aanmaak tot beheer. Daaraan gekoppeld kunnen specifieke documenten precies op de juiste plek geautomatiseerd worden opgeslagen op basis van de correcte metadata. Wanneer een project naar de volgende fase overgaat is het heel snel duidelijk welke documenten mee moeten. OpenIMS biedt ook externe toegang tot specifieke documenten, voor de monteurs die onderweg zijn bijvoorbeeld. Er is een apart Extranet met een heldere opslagstructuur voor de ‘monteursinformatie’ waarbij de relevante documenten uit het dms worden gepresenteerd.
