Deadline voornaamste struikelblok bij projecten

Dit artikel delen:

Het gebeurt niet vaak dat projecten binnen planning worden afgerond. Veel projecten hebben te maken met overschrijdingen van deadlines, maar ook van budgetten. Niet zelden zijn te weinig mensen beschikbaar en ook door onverwachte problemen lopen projecten spaak. Dat blijkt uit onderzoek door software-adviesbureau Capterra.

Capterra ondervroeg ruim tweehonderd mensen die eind- of medeverantwoordelijk zijn voor de uitvoering van projecten binnen hun organisatie. Uit de gesprekken kwamen enkele veelgenoemde uitdagingen naar boven.

De meest voorkomende knelpunten die werden genoemd, zijn onhaalbare deadlines. Dit blijkt bij 28 procent van de organisaties een belangrijke oorzaak voor problematische projecten te zijn. Het gaat daarbij zowel om de deadline voor oplevering van het gehele project als om tussenliggende deadlines voor specifieke taken (deliverables).

Lastig inschatten

Voor opdrachtgevers is het lastig om een opleveringstermijn goed in te schatten, vooral bij it-projecten waarbij ze zelf geen kennis van softwareontwikkeling hebben. Daarnaast worden het werk aan deliverables en de gevolgen van onvoorziene zaken vaak onderschat, waardoor deelplanningen in de soep lopen.

‘Als een projectschema op onnauwkeurige taak-tijdinschattingen is gebaseerd, zal de eerste taak die langer duurt dan verwacht meteen tot het uitlopen van de hele planning leiden’, schrijven de adviseurs. ‘Hierdoor kunnen dan weer extra middelen vereist zijn om te helpen bij het inhalen van de verloren tijd.’

Buffers en tools

Capterra adviseert om de projectleider al in de beginfase bij het project te betrekken, zodat deze de verwachtingen bij de klant kan temperen. Ook luidt het advies om tijdbuffers in te bouwen om eventuele calculatiefouten of onvoorziene zaken op te vangen en daarmee toch binnen de deadlines te blijven.

Er bestaan diverse tools voor projectmanagement die zijn voorzien van tijdregistratie. Daarmee kan het team bijhouden hoe lang het duurt om bepaalde taken uit te voeren. Doordat je ermee ook bijhoudt wanneer en waarom sprake is van uitloop, wordt gemakkelijk inzichtelijk welke taken in toekomstige projecten meer of minder tijd vergen. Volgens de onderzoekers ondervinden organisaties die zulke tools gebruiken, minder problemen dan anderen.

Budgetoverschrijding

"80 procent van de ondervraagden voert risicoanalyses uit"

Overschrijding van deadlines betekent vaak ook overschrijding van budget. Dit geldt vooral voor organisaties die hun kostenbeheer niet op orde hebben. Volgens de onderzoekers overschrijdt ruim de helft van de ondervraagde bedrijven regelmatig budget: minder dan tachtig procent van hun projecten wordt binnen budget afgerond.

Het is niet altijd helder wie voor de extra kosten opdraait: soms is er bij commerciële klanten wel wat speling of worden de kosten fifty-fifty verdeeld. Bij overheidsprojecten met vaste jaarlijkse budgetten is dat echter lastig. Om dergelijke risico’s beter in te schatten en de resultaten te beheersen, voert ongeveer tachtig procent van de ondervraagde organisaties risicoanalyses uit.

Agile

De onderzoekers sluiten af met een pleidooi om agile te werken. ‘Als er agile wordt gewerkt, kan er soepeler met veranderingen worden omgegaan (...) In het projectplan is juist ruimte voor aanpassingen gelaten en er wordt wendbaar gewerkt in kleine multidisciplinaire teams die vooral experimenterend tot oplossingen komen.’

Capterra is sinds 2015 onderdeel van marktvorser Gartner.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Ik kan de laatste alinea (over agile) niet zo goed plaatsen. Als ik met een optimistische planning 70 mandagen denk nodig te hebben om een deadline te halen en ik krijg 60 mandagen ter beschikking met nog wat tegenslagen erbij, haal ik mijn deadline niet. Dat is ongeacht agile, waterval of welke andere methodiek dan ook.

Agile helpt hooguit met dingen eerder inzichtelijk te krijgen, maar als er niet getuned kan/mag worden aan tijd/kosten/inhoud dan gaat het ergens pijn doen.

Allemaal The Mythical Man Month herlezen.

voetbal : 11 tegen 11 en aan het eind winnen de duitsers
ict : bla bla bla en aan het eind moet het agile.

zou het echt het deadline vraagstuk oplossen ?
volgens het artikel kunnen opdrachtgevers, vooral bij ict de oplevertermijn slecht inschatten. dat helpt vast ook niet :-)

het agile manifesto roept wat vragen op :
Individuals and interactions over processes and tools (regels vinden we maar niks maar we zijn toch leuk bezig ?)
Working software over comprehensive documentation (wat moest die software ook alweer doen ?)
Customer collaboration over contract negotiation (wat waren de afspraken ook alweer en wat als we ons er niet aan houden ?)
Responding to change over following a plan (wat nou deadline ?)

PaVaKe,
Agile in deze context is een project zonder einde, een inspanningsverplichting van softwareontwikkeling zonder duidelijk resultaat waardoor je met een vork de besteedde uren kunt schrijven totdat het budget op is.

Opmerking van Jos is leuk want experimenterend tot een oplossing komen betekent dat je klanten proefkonijnen worden wat met Boeing 737 MAX niet echt succesvol was, de klant slaat namelijk keihard terug met schadeclaims.

Een verhaal van alle tijden, overschrijden van de planning. De computer is niet eenvoudig.

Mythical Man Month, wel van gehoord, nooit gelezen. Heel erg! Zat in mijn hoofd als een boek wat het bij agile adepten goed doet. Misschien ben ik de war met Phoenix Project.

Las even kort over het boek en dat sprak me wel aan. Het is wat ik al heel lang denk over veel ICT projecten.Het kan met de helft van de mensen. En daar weer de helft van. Gechargeerd, maar het Poolse Landdag model zie je nog het vaakst. Iedereen lult mee en we hebben er allemaal verstand van.

Tsja dan is het een kleine stap naar agile. Dino, dat manifesto, ik vind dat echt kwakzalverij. Uiteraard, er staan een paar open deuren in die we allemaal kunnen in trappen. Maar ook dingen...zoals dat over documenteren doet er niet toe, als het maar werkt. Inmiddels neemt het een belangrijke rol in, agile, we kunnen niet zonder. Een beetje ICT organisatie die werk volgens een doctrine met bijbehorende procesbegeleidingmethodes en rollen.

Ben er als vrije jongen allergisch voor. We zijn nu op het punt aanbeland dat de ene helft van de medewerkers de andere helft coacht, begeleidt of controleert. Ik, als Lean Guru zou er voor pleiten al deze overbodige balast te dumpen. Wat zou dat ene hoop besparen! Realiseer me het, vechten tegen windmolens en het wordt alleen maar erger.

Het advies in dit artikel voor het beter in de hand houden van projecten is ook geheel in stijl: tijdregistratie. Nog zo een ziekte van deze tijd. Het boekhouden van het eigen werk. Ik vraag me af hoe dat in ziekenhuizen gegaan de afgelopen tijd onder hoge druk. Ook zo een sector die zucht onder registratiedruk.

Doet me ook denken aan mijn laatste baantje op een ict-servicedesk. In het systeem stond hoeveel, hoelang, pauze, pissen. Iedere ochtend kreeg ik de statistieken in van het digitale brievenbusje. Van mezelf en van mijn collega's. Schijjnt te mogen!

Het zijn rare tijden en hoewel ik de computer een mooi en wonderlijk ding vind is niet altijd een zegen.

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2020-11-27T16:44:00.000Z Diederik Toet
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.