In 2010 wil de overheid tien procent van alle binnenkomende facturen elektronisch ontvangen en verwerken. Daartoe tekende de overheid samen met het bedrijfsleven een convenant. Volgens staatssecretaris Frank Heemskerk van Economische Zaken hoort e-factureren bij duurzaam ondernemen.
De overheid wil volgend jaar tien procent van alle binnenkomende facturen elektronisch ontvangen en verwerken. Daartoe tekenden de overheid en het bedrijfsleven op 7 april 2009 een convenant.
Bij ambtenaren en ondernemers, vooral die in het midden- en kleinbedrijf, heerst wantrouwen als het gaat om e-factureren, weet staatssecretaris Heemskerk. Het zou ingewikkeld zijn, niet veilig en onduidelijk welke standaard wordt gebruikt. Die bezwaren zijn verleden tijd, zegt Heemskerk. "We gaan de voordelen actief onder de aandacht brengen bij zowel bedrijven als overheden. Ook hebben we een handboek gemaakt voor ondernemers en komt er bij ecp.nl een lijst beschikbaar van leveranciers die e-factureren. Daarnaast hebben we gekozen voor een heldere open standaard, (UBL 2.0) en is een einde gemaakt aan regelgeving die e-factureren in de weg stond." Zo heeft staatssecretaris De Jager van Financiën de regels voor betalingen aan de Belastingdienst sterk versoepeld.
Veertigduizend voetbalvelden
Als alle bedrijven in Europa elektronisch zouden factureren, spaart dat zo'n veertigduizend voetbalvelden aan bos, zei Heemskerk in zijn toespraak. Daarnaast bespaart het de irritatie van zoekrakende facturen. En het kan overheid en bedrijfsleven geld opleveren. Als alle 10 miljoen facturen van bedrijven aan overheden elektronisch gestuurd en verwerkt worden, bespaart dat overheid en bedrijfsleven 300 miljoen euro aan papier, postzegels, werkuren en rente. Het doel is om in 2014 tachtig procent van alle binnenkomende facturen elektronisch te verwerken. Er is ook nog veel winst te behalen in het facturenverkeer tussen bedrijven onderling. Daar gaan nog eens 400 tot 500 miljoen facturen per jaar om.
Een nulmeting vorig jaar wees uit dat 0,3 procent van de facturen die aan de overheid verstuurd worden, elektronisch binnen komen. Momenteel is dit aantal virtueel zeven procent in 2010.
Niet wettelijk afdwingen
De drie staatssecretarissen die het convenant ondertekenden (Staatssecretaris van Economische Zaken Drs. F. Heemskerk, Staatssecretaris van Financiën Mr. Drs. J.C. de Jager, Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Mw. drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten) willen e-factureren niet wettelijk afdwingen, zoals bijvoorbeeld in Denemarken gebeurt. Heemskerk: "Dat wil ik niet. Ik houd liever vast aan een stapsgewijze invoering. Dat voorkomt kinderziektes en overhaaste beslissingen."
Volgens Heemskerk zijn er al "mooie voorbeelden" op het gebied van e-factureren. Stichting Logifurn in Zeist bijvoorbeeld (een virtuele marktplaats – Internetportal- , voor alle leveranciers, detaillisten en tussenpersonen in de wonenbranche), is bezig met het invoeren van e-facturatie voor de Centrale Branchevereniging Wonen. Hierbij zijn drieduizend winkels aangesloten. Het Ministerie van EZ steunt deze pilot. De gemeente Zoetermeer verwerkt nu al alle vijftigduizend facturen elektronisch maar wel met een omweg. De factureren komen op papier binnen en ambtenaren scannen ze. De gemeente wil de verwerking helemaal elektroniseren. Samen met één van haar grootste leveranciers, uitzendbureau Randstad, is de gemeente nu een pilot begonnen. Verder zet de gemeente een elektronische brievenbus op, speciaal voor e-factureren. Ook de Belastingdienst, RWD en UWV zijn bezig met elektronisch factureren.
Heemskerk: "Veel partijen blijken als een berg op te zien tegen invoering van e-factureren; daarom zijn verschillende partners afgehaakt. Maar wat blijkt? Als eerste e-facturen eenmaal verstuurd, zijn partners wild enthousiast."
Verder dan Nederland
De overheid kijkt ook verder dan Nederland. De overgang van Universal Business Language (UBL) naar een standaard op wereldniveau – de UN/CEFACT standaard – ziet er volgens Heemskerk goed uit. Europees valt er ook wat te halen. Naast economisch voordeel van eenvoudig factureren over de grens, is er zo'n 380 miljard te besparen als alle bedrijven in Europa elektronisch facturen versturen.
Andere bedrijfstakken, zoals postbedrijven, zullen minder verdienen als het e-factureren op grote schaal wordt ingevoerd. Wat vindt Heemskerk daar van? "We communiceren steeds meer electronisch en dat heeft vele voordelen, zoals minder kosten. Dat is een werkelijkheid waar we slim op moeten inspelen en van moeten profiteren."
Convenant
Dit jaar gaat Heemskerk vier dingen doen, zo belooft hij:
- Maatregelen treffen die het bedrijven makkelijker maken facturen aan de overheid elektronisch op te sturen;
- Rijksinkoopvoorwaarden aanpassen zodat e-factureren mogelijk wordt;
- Zorgen dat kabinet maatregelen neemt zodat Rijk ambitie waar kan maken om in 2014 80% van alle facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken;
- Zorgen dat ook de lagere overheden sterk worden aangespoord over te gaan op e-factureren.
Ondertekenaars: Staatssecretaris van Economische Zaken Drs. F. Heemskerk, Staatssecretaris van Financiën Mr. Drs. J.C. de Jager, Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Mw. drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten, Voorzitter van de Manifestgroep Drs. J.G. Hakkenberg, Voorzitter van Bestuur van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten Mw. A. Jorritsma-Lebbink, Voorzitter van de Vereniging VNO-NCW Mr. B.E.M. Wientjes, Voorzitter van de Koninklijke Vereniging MKB-Nederland Drs. L.M.L.H.A. Hermans en Voorzitter van ICT~Office Drs. H. Broeders.
Hopelijk is dan ook gedacht over de archivering van de elektronische facturen…de meeste lagere overheden hebben daar nog weinig tot niets voor geregeld.