Stadsregio Rotterdam heeft zijn elektronische duurzaam te bewaren archiefbescheiden overgebracht naar het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. De Stadsregio werkte al geruime tijd volledig digitaal, maar is met ingang van 1 juli 2016 opgehouden te bestaan als bestuursorgaan. De archiefbescheiden moeten volgens wettelijke verplichting beschikbaar blijven voor burgers en onderzoekers en zijn daarom overgebracht naar een archiefbewaarplaats, in dit geval het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam.
De digitale stukken van de stadsregio waren opgeslagen in het documentbeheersysteem OpenText eDocs. Na een moderniseringsslag op de vereiste metadata en een conversie naar een archiefwaardig bestandformaat werden alle over te dragen stukken geschikt gemaakt voor overdracht. De voorbereidingen, waarbij ook it-partner One Fox betrokken was, hebben drie maanden geduurd. Volgens Stadsregio Rotterdam en Stadsarchief Rotterdam betreft het de eerste overbrenging van een digitaal duurzaam te bewaren archief naar een e-Depot in Nederland.
Het Stadsarchief heeft voor de overdracht een eigen organisatie-specifiek toepassingsprofiel gemaakt, een uitwerking van de landelijke TMLO-standaard (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden), waarin de minimaal aan te leveren metagegevens en de structuur uitgewerkt zijn.
Stadsregio Rotterdam was een samenwerkingsverband van vijftien gemeenten in de regio Rijnmond. Na de opheffing worden de taken en verantwoordelijkheden nu behartigd door Metropoolregio Rotterdam Den Haag.
