Getting Things Done in ICT-beheer

De meeste beheerders kennen het gevoel wel dat je weet dat je nog iets moet gaan doen, maar niet precies wat. Dit kan komen doordat je simpelweg te veel werk hebt liggen, en je niet weet waar je moet beginnen. Het zou ook kunnen dat je denkt dat je het rustig hebt, maar waarschijnlijk dingen bent vergeten die je toch graag zou willen doen in de tijd dat het rustiger is. Dat kan beter!

Zelf ben ik een grote fan van de Getting Things Done-methodiek van David Alan. Het idee achter deze populaire time-management methode is dat je een systeem opzet waarbij je nooit meer wat vergeet en altijd een lijst hebt van de zaken die je op dat moment wilt doen.

In ict-beheer vallen we vaak terug op methodes als ITIL om ons support- en beheerwerk in een proces te gieten. Dit werkt goed in sommige gevallen, maar lang niet altijd. Daarom lijkt het me een goed idee om de Getting Things Done-methodiek toe te passen op ict-beheer. Dit gaat makkelijker dan je denkt.

In Getting Things Done doorloop je altijd drie processen:
Collect: Het verzamelen van alle dingen die je moet of wilt doen.
Process: Het categoriseren van de items uit Collect. Hier wordt een item toegekend aan één of meerdere lijstjes, zoals Next Action, Someday/Maybe, Waiting For en To Read.
Do: Actie ondernemen op de items.
Deze stappen zijn prima toe te passen op ict-beheerwerk. Maak je gebruik van monitoring- en helpdesk-software, zorg dan dat meldingen en vragen binnenkomen op een lijstje, dat je 'In' noemt. Dit is de verzameling van alles wat je zou moeten doen. Hier zet je ook de dingen tussen die je ooit zou willen doen, maar waar je nu geen tijd voor hebt. Nu heb je wat rust in je hoofd, je hebt tenslotte al je to-do's in een systeem staan en je hoeft ze niet meer te onthouden.

Plan voor jezelf een paar keer per dag een moment in om deze lijst te categoriseren. Door dit vaak te doen kan je je responstijden verkorten, maar het moet niet zo vaak zijn dat je niet genoeg tijd hebt om dingen te doen. Tijdens het categoriseren van de lijst uit 'In' stel je voortdurend een aantal vragen: Wat is het?, Is hier een actie voor nodig?, Moet ik het doen of moet ik het delegeren?

Indien je iets binnen twee minuten kan doen, dan kan je het beter gelijk uitvoeren. Is het iets anders, dan gaat het op het juiste actiepunten lijstje: Next Action (zsm doen), Someday (ooit doen), Waiting For (wacht op iemand) en To Read (lezen). Is het iets wat je op een specifiek moment moet doen, dan moet het je agenda in.

Ben je klaar met ordenen, dan ga je de zaken van je Next Action-lijst uitvoeren. Je weet nu dat je de belangrijke zaken hebt gedaan.

Is het buiten werktijd, pak dan de lijst To Read en ga lezen wat je moet lezen. Is het rustig, kijk eens op de lijst Someday Maybe, daar staan als het goed is nog punten op die je nu wel zou willen doen.

Het is erg eenvoudig om Getting Things Done te implementeren binnen je werk of afdeling. Een systeem zorgt voor rust. Het is uiteindelijk wel belangrijk dat je echt alles op je lijsten krijgt. Dus goede monitoringsoftware, die je precies vertelt wat er op je systemen gebeurt, is vitaal.