Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Is gebruik van ECM-/DM-/RM-systemen geslaagd?

 

Computable Expert

Marianne Dorder - Servet
Senior Adviseur Informatiemanagement, Doxis Informatiemanagers. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation en Datamanagement.

De implementatie van ecm-/dm-/rm-systemen is door de jaren heen gestegen. Door de verregaande digitalisering van ongestructureerde content is de behoefte aan betere digitale oplossingen toegenomen. Organisaties zijn zich er ook steeds meer van bewust, dat ze de door hun benodigde informatie op de juiste wijze dienen te ontsluiten, delen en beheren. Dit is namelijk cruciaal voor een succesvolle bedrijfsvoering.

De implementaties zijn gestegen, maar hebben ecm-/dm-/rm-systemen de juiste positie gekregen binnen organisaties en worden ze daadwerkelijk gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn?

Positie van ecm-/dm-/rm-systemen

Mijn ervaring is dat aanwezige ecm-/dm-/rm-systemen vaak onvoldoende worden benut of niet op de juiste wijze worden gebruikt. In veel gevallen is er ook geen informatiebeleid aanwezig omtrent de positionering, gebruik en beheer van deze systemen. Binnen organisaties zijn de verschillende afdelingen vaak ook niet op de hoogte van reeds aanwezige ecm-/dm-/rm-systemen of van de mogelijkheden van deze systemen. Afdelingen gaan hierdoor opzoek naar eigen systeemoplossingen, met als gevolg het ontstaan van een wildgroei van ecm-/dm-/rm-systemen binnen één organisatie. Ondanks de aanwezigheid van deze systemen zie ik dat netwerkschijven alsnog gretig worden gebruikt voor het delen, archiveren en terugvinden van bedrijfsinformatie. Organisaties zijn zich vaak ook te weinig van bewust dat de implementatie van een ecm-/dm-/rm-systeem een belangrijke veranderingstraject behelst.

Volgens het onderzoek van AIIM ‘ECM at the Crossroads – key strategy choices for universal content management’ (486 respondenten) is ecm voor de meeste organisaties nog een work-in-progress. Slechts 18 procent van de organisaties heeft een organisatie breed ecm-systeem gerealiseerd. Volgens AIIM is deze 18 procent nog steeds te laag, ondanks een stijging van 2 procent in vergelijking tot de 16 procent in 2011. Verder is uit het onderzoek naar voren gekomen dat 54 procent van de onderzochte organisaties nog bezig is met het implementeren van een organisatie breed ecm systeem of bezig is met de integratie van de verschillende dm en rm projecten van verschillende afdelingen.

Het onderzoek laat ook zien dat er een wildgroei aan ecm-/dm-/rm-systemen aanwezig is binnen organisaties. 75 procent van de onderzochte organisaties heeft meer dan één ecm-/dm-/rm-systemen. Hiervan heeft 26 procent van de organisaties zelfs meer dan vier systemen in huis. Zoals aangegeven in mijn vorige opinie speelt Sharepoint een steeds grotere rol als ecm-/dm-/rm-systeem. Uit het onderzoek blijkt dat bij organisaties waar Sharepoint een belangrijke rol speelt de kans tweemaal groter is dat ze vier of meer ecm-systemen in huis hebben (34 procent). Dit in tegenstelling tot organisaties die Sharepoint helemaal niet gebruiken (18 procent). 63 procent van de organisaties die Sharepoint zien als hun belangrijkste ecm systeem, gebruikt Sharepoint voornamelijk voor samenwerking. Voor mij verklaart dit voor een deel de stijging van meerdere ecm systemen bij het gebruik van Sharepoint. Sharepoint wordt in de huidige situatie veel minder ingezet voor de andere noodzakelijke functionaliteiten, waaronder recordmanagement en e-discovery (het kunnen opvragen en doorzoeken van elektronische informatie opzoek naar belastend of ontlastend bewijs in een civiele of strafrechtelijke zaak).

Ondanks de aanwezigheid van één of meerdere ecm-/dm-/rm-systemen is maar bij 3 procent van de organisaties de netwerkschijven vervangen en afgesloten voor het ontsluiten, delen en archiveren van ongestructureerde content. Bij 12 procent van de organisaties zijn de netwerkschijven grotendeels vervangen, waarbij 34 procent van plan is de netwerkschijven in de toekomst af te sluiten. Ondanks deze ontwikkeling speelt het gebruik van de netwerkschijven nog steeds een zeer belangrijke rol bij 61 procent van de organisaties.

Gebruik van ecm-/dm-/rm-systemen

Ondanks de groei in het gebruik van ecm-/dm-/rm-systemen wordt er nog steeds veel ongestructureerde content opgeslagen in andere systemen. Bij 61 procent van de organisaties vindt de opslag van ongestructureerde content voor de helft of meer buiten de ecm/dm systemen plaats, waaronder erp-, hr- en financiële systemen. Dit met als gevolg versnippering van informatie die het voor eindgebruikers moeilijk maakt om de door hun de benodigde informatie eenvoudig terug te vinden. Mijn ervaring is dat in de niet-ecm-/dm-/rm-systemen de inrichting en actieve uitvoering van recordmanagement helemaal niet of nog minimaler plaatsvindt dan in de ecm-/dm-/rm-systemen. Dit zorgt ervoor dat het waarborgen van bedrijfsinformatie niet altijd voldoet aan de nodige (archief)wet- en regelgevingen, met als risico dat je als organisatie niet kan voldoen aan e-discovery.

Volgens het onderzoek ziet 66 procent van de organisaties recordmanagement als een zeer belangrijke ecm functionaliteit, maar slechts 38 procent hebben recordmanagement in hun ecm-/dm-systeem ingericht en ook actief in beheer.

Het archiveren van e-mails in ecm-/dm-/rm-systemen is zoals het onderzoek het aangeeft het zwarte schaap van content management. Bij meer dan 50 procent van de onderzochte organisaties worden cruciale e-mails niet stelselmatig gearchiveerd. Dit ondanks dat organisaties erkennen, dat het archiveren van cruciale e-mails een vitaal onderdeel is van hun commerciële en juridische bedrijfsaspecten. Het archiveren van e-mails wordt nog steeds als issue ondervonden, omdat ecm-/dm-/rm-systemen over het algemeen de nodige tools missen om e-mails automatisch te classificeren en archiveren.

De conclusie van het onderzoek is dat maar één op de vier ecm-systemen wordt gebruikt voor alle vier klassieke functionaliteiten waarvoor ze bedoeld zijn, namelijk (document)beheer, recordmanagement, samenwerking en proces workflow.

Wat te doen?

De ideale aanpak is om eerst goed na te denken en uit te werken (scope, doelstellingen, voor welke gegevens wel en niet et cetera) wat je als organisatie wilt bereiken met een ecm-/dm-/rm-systeem vóórdat je tot aankoop overgaat.

Voorkom als organisatie dat je voor iedere ‘ongestructureerde content beheer’ issue, steeds een nieuwe systeemoplossing implementeert. Onderzoek eerst intern wat je met de aanwezige ecm-/dm-/rm-systemen kan doen. Eventueel met wat aanpassingen.

Ga pas met productleveranciers in gesprek, nadat je een uitgebreide verkenning hebt afgerond en voldoende informatie hebt verzameld over de oplossing die je echt nodig hebt. Met deze aanpak voorkom je dat je wordt verleid tot een nieuwe en misschien veel mooiere oplossing, maar niet tot dé oplossing die je zou moeten hebben.

Maak het migreren of bevriezen van ongestructureerde content op de netwerkschijven, onderdeel van je ecm-/dms-/rms-implementatie.

Kies je voor het gebruik van niet-ecm-/dm-/rm-systemen voor het beheer van ongestructureerd content, zorg er dan wel voor dat er in deze systemen actief recordmanagement wordt uitgevoerd, waardoor je als organisatie kunt voldoen aan de nodige (archief)wet- en regelgevingen en e-discovery. Succes!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5115794). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

@Marianne

Ik moet eerlijk zeggen dat je titel me een beetje teleurstelt, wat is het nou?

Ook de inhoud vind ik vis noch vlees doordat je een in mijn ogen klassieke fout maakt waar twee zwakheden in zitten:

1. Uitgaan van oude wijn in nieuwe zakken.
2. Uitgaan van zelfredzaam van organisaties.

Betreffende het eerste punt blijft een slecht proces een slecht proces ongeacht hoeveel techniek je er tegenaan gooit. Het genie beheerst de chaos maar ongestructureerde data is wat het is, een puinhoop in je administatieve processen. Misschien vertel ik iets nieuws maar processen zijn juist bedacht om van een ongeorganiseerde bende een gestructureerd geheel te maken.

Betreffende tweede punt kan ik melden dat ik zo'n 9-jarige heb waarvan de hang naar verzamelen groter is dan de vierkante meters die zijn kamer telt. Nu lost dit probleem zich op door hem regelmatig de opdracht te geven om op te ruimen. Heel anders ligt dat natuurlijk bij gebruikers die verwend zijn met de schijnbaar oneindige digitale opslag.

Je hebt het over e-discovery wat over het algemeen nogal pijnlijk is, er zit nogal wat ruimte tussen wat de organisatie denkt dat er gebeurt en de dagelijkse praktijk. Dit komt vooral tot uiting als blijkt dat de klant zijn zaken administratief beter op orde heeft dan de organisatie. Ondertussen heb ik ruime ervaring daarmee opgedaan met zorgverleners, telecom providers en de overheid om een niet limitatieve opsomming te geven.

Dat techniek ons 999.9999 zoekingangen geeft wil nog niet zeggen dat we een simpele doch doeltreffende techniek van rubriceren moeten vergeten. En meest simpele wordt nog weleens vergeten waardoor gevoelige informatie als onbelangrijk geclassificeerd wordt. Denk dus niet vanuit de gebruiker maar vanuit de klant, wet bescherming persoonsgevens wordt zeker bij ongestructureerde data nog weleens overtreden.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×