Qualified users als certificering voor data

Wat zouden de tien cijfers 3739854983 betekenen? Bij tien cijfers denken de meesten direct aan een telefoonnummer of een bankrekeningnummer. Maar representeren deze tien cijfers daadwerkelijk een telefoonnummer of een bankrekeningnummer? Is het de hoogte van een lening of het bruto binnenlands product (bbp) van Togo? Of is het een reeks van fietsknooppunten die gezamenlijk een mooie fietsroute door Zuid-Limburg weergeven? Zonder enige uitleg of context waarin de tien cijfers gebruikt kunnen en mogen worden, blijft het gissen naar de betekenis van het cijfer 3739854983. De reeks cijfers is onbruikbaar tot we weten wat het voorstelt.

Zie hier het belang en de noodzaak voor data definities voor het gebruik van data. Een verkeerd begrip of ontbreken van de juiste context waarbinnen de data gebruikt mag worden, zal onherroepelijk leiden tot onjuiste informatie en mogelijk verkeerde beslissingen. Neem als voorbeeld een elektronisch patiëntendossier waarbij de samensteller hiervan een onjuist beeld heeft gehad van het boolean datatype voor ‘wel / niet amputeren’. Betreft de 0 of de 1 nu een amputatie?

Door te  borgen dat data definities beschikbaar zijn en gebruikt kunnen worden, ben je er nog niet. Hoeveel aandacht er ook aan data definities wordt besteed, ze zullen voor meerdere interpretaties vatbaar blijven. Stel nu dat de tien cijfers staan voor het bbp van Togo. In welke munteenheid is het bbp weergegeven: dollars, ponden, euro’s of CFA franken? En aanvullend hierop, is het bbp afgerond weergegeven op duizenden, miljoenen of helemaal niet? Een klein stukje ontbrekende metadata kan tot een verkeerde interpretatie leiden met grote gevolgen.

Qualified users

'Handle with care' wordt meer en meer het credo als het gaat om data en het gebruik ervan in de bedrijfsvoering. Voor het nemen van besluiten is kennis nodig en één van de randvoorwaarden voor het verkrijgen van kennis is het vermogen om de gepresenteerde informatie in de juiste context te plaatsen en te interpreteren.

Nog gevaarlijker is dat medewerkers steeds vaker zelf de door hun benodigde data gaan ophalen uit één of meerdere databases. Mocht het vermogen om de verkregen data in deze gevallen juist te interpreteren er wel zijn, dan ontbreekt het toch vaak aan de benodigde database skills om de gewenste data juist te ontsluiten. 'Oh, had ik een andere tabel moeten gebruiken', is een kreet die vaak gehoord wordt als het gaat om zelf ontsloten data. Nog maar te zwijgen van een onjuist en/of onvolledig gebruik van keys.

Organisaties wiens voortbestaan afhankelijk is van data moeten hier wat mee. Het opleiden van medewerkers in het gebruik van data in de breedste zin van het woord is een eerste aanzet. Maar zeker de datagedreven-organisatie moet verder gaan en het veelvuldige en ongecontroleerde gebruik van data aan banden leggen. Data zou alleen beschikbaar moeten zijn voor medewerkers die deze data echt nodig hebben voor de bedrijfsvoering en in staat zijn de data in de juiste context te gebruiken.

Data komt hiermee alleen beschikbaar voor door de organisatie aangewezen ‘qualified users’. Niet alleen qualified in de zin dat de data nodig is voor de bedrijfsvoering, maar zeker en vooral in de zin dat zij in staat zijn om de gepresenteerde of verkregen informatie om te zetten in kennis. Dit alles om te voorkomen dat besluiten worden genomen door het ‘onvermogen’ om data om te zetten in kennis.

Dave Stam, management consultant bij Bisnez Management