Veel hr-organisaties hebben de overstap van papieren naar digitale personeelsdossiers inmiddels zo goed als achter de rug. Of ze zijn in elk geval aardig op weg. Maar in hoeverre hebben organisaties hun andere hr-processen gedigitaliseerd? Ik zet de in mijn ogen belangrijkste trends in hr-digitalisering voor 2016 op een rij.
1. Hr-portaal met signaal- én escalatiefunctie
Hr-digitalisering begint voor veel organisaties met het opzetten van een hr-portaal. Het slagen hiervan is met name afhankelijk van reactiesnelheid. Een medewerker die een verlofaanvraag indient, moet daar snel iets over horen. De meeste hr-organisaties hebben daarvoor een signaalfunctie ingesteld, waarbij de leidinggevende wordt gewezen op de aanvraag. Daarnaast voegen organisaties steeds vaker een escalatiefunctie aan het portaal toe. Reageert de leidinggevende niet snel genoeg, dan krijgt diens manager een waarschuwing. De toevoeging van deze escalatiefunctie betekent een extra impuls voor de service aan medewerkers.
2. ‘100 procent paperless’ laat nog even op zich wachten
Binnen diverse organisaties verloopt een gedeelte van de hr-processen nog analoog. Veel bedrijven zien daar de komende jaren ook geen verandering in komen, omdat ze vaak afhankelijk zijn van de omgeving. Organisaties kunnen hun eigen omgeving volledig digitaal inrichten, maar externe partijen, zoals een accountant of verzekeraar, willen nog regelmatig een geprint document met handtekening zien. Ook kiezen organisaties er soms bewust voor om niet alles digitaal af te handelen. Zo ontvangen nieuwe medewerkers bij sommige organisaties hun arbeidsovereenkomst juist per post om zo een bijzonder moment in hun carrière te onderstrepen.
3. Transparantie versus informatiebeveiliging
In het contact met de werknemer is voor veel organisaties transparantie een groot goed. Maar in hoeverre geldt dat voor het digitaal personeelsdossier? Sommige organisaties hebben het dossier nog niet opengesteld en denken erover om in de (nabije) toekomst een deel (bijvoorbeeld datum in dienst, mutaties, datum uit dienst) toegankelijk te maken voor de medewerker. Andere organisaties maken het volledige dossier transparant. Een mooie ontwikkeling, maar het stap voor stap ter beschikking stellen van personeelstopics in het digitaal dossier kan leiden tot meer vragen en daarmee een hogere werkdruk bij de helpdesk. Een transparant dossier voorkomt daarentegen discussies achteraf en past ook bij goed werkgeverschap.
De overstap naar een 100 procent gedigitaliseerde hr-organisatie valt of staat met de mensen en de cultuur binnen de organisatie, de technologie is er allang klaar voor. Door juist eerst díe zaken te digitaliseren die medewerkers belangrijk vinden, wordt de technologie sneller geadopteerd. Denk aan het digitaal kopen van vakantie-uren, maar ook het digitaal aanbieden van salarisstroken.
