Geld ligt op straat, zegt men weleens. Geld kan ook zo lang op straat liggen, dat men het niet meer ziet. Om te besparen in organisaties kan men, door een gestructureerde aanpak, geld besparen in het portfolio dat men afneemt van diverse aanbieders.
In veel organisaties tref je vaak hetzelfde aan; door de tijd heen zijn verschillende aanschaffen gedaan op basis van éénmalige aanschaf en jaarlicenties. Omdat die bedragen doorgaans enkelvoudig en klein zijn, ontsnappen ze snel aan de aandacht. Zo kunnen het een aantal applicaties of modules van applicaties en diensten betreffen die, opgeteld bij elkaar, een behoorlijk bedrag vertegenwoordigen.
Bovenstaande kan ook gelden voor applicaties of diensten die als geheel worden afgenomen waarbij, als de diensten of in het geval van applicaties, modules bevatten, goed gekeken moet worden of er nog wel voldoende behoefte is aan alle aangeboden modules.
Het optimale portfolio is een combinatie van:
1. Benodigde diensten en producten
2. Ingekochte diensten en producten
3. Geleverde diensten en producten
4. Prijszetting van gewenste en vervangende producten
Door per dienst of softwareapplicatie deze vier eenheden uit te werken, ontstaat helder inzicht in het portfolio en is relatief eenvoudig na te gaan waar geld verloren wordt. Daarnaast moet gekeken worden of de organisatie en het geleverde product of dienst nog bij elkaar passen en of het product of de dienst überhaupt nog wel nodig is.
Om dit aan te pakken kan een overzicht gemaakt worden van de genoemde vier punten. Dit is op zich vrij eenvoudig omdat deze gegevens over het algemeen redelijk eenvoudig te verzamelen zijn, bijvoorbeeld door facturen per leverancier door te nemen. Daarna wordt bepaald wie intern de eigenaar is van de geleverde oplossing of dienst. Door te bepalen of die dienst nog wel gewenst of nodig is, kan vastgesteld worden of de applicatie(module) of dienst nog wel afgenomen moet worden. Het nagaan of functionaliteit in de ene applicatie ook aanwezig is in een andere kan ook leiden tot besparingen en niet alleen op moduleniveau maar op de gehele applicatie. Soms kan het ook zin hebben om zelf iets te ontwikkelen in plaats van het af te nemen.
In de laatste plaats kan gekeken worden of de tijd inmiddels voor vervangende en goedkopere producten gezorgd heeft. Als voorbeeld: ingekochte licenties met jaarlijkse onderhoudsbedragen vervangen door SaaS-applicaties of open source. Als dit proces jaarlijks herhaald wordt, houdt de organisatie kosten in de greep en beschikt men uitsluitend over die zaken die men nodig heeft om de bedrijfsvoering efficient te laten verlopen.
