Bij inkooptrajecten is het wenselijk over een goed programma van eisen te beschikken (een PvE). Het opstellen van een goed PvE is niet makkelijk, zeker niet als dit gedaan wordt door mensen die dit niet eerder hebben gedaan. Het opstellen van een PvE wordt vaak gedaan door de 'inhoudelijk deskundige' en die doet dit vaak voor het eerst. Hier omschrijf ik een aanlal basisprincipes voor een goed PvE:
1) Een PvE moet passen bij de markt, bij wat er te koop is. Daarvoor is marktkennis vereist. Als voorbeeld: Het heeft geen zin om te vragen om een nieuwe auto die 250 km/uur kan, die zuinig is, waar een halve schoolklas in mee kan, en die minder dan tienduizend euro kost. Er zal dus eerst marktkennis moeten worden opgedaan, bijvoorbeeld door een zoektocht op internet, maar vaak ook door leveranciers te spreken, door documentatie te bestuderen, door na te gaan hoe andere organisaties een vraagstuk hebben ingevuld of door indicatieve offertes op te vragen. Hierbij is met name belangrijk om helder te krijgen wat de onderscheidende factoren zijn tussen de verschillende beschikbare oplossingen. Zo heeft iedere auto een stuur en een stoel, daar hoef je dus eigenlijk niet om te vragen, stoelverwarming of navigatie juist wel.
2) Eisen moeten ondubbelzinnig en helder zijn verwoord. Als dit niet zo is, kan er later discussie ontstaan over wat er precies is bedoeld; de leverancier heeft de eis anders geïnterpreteerd als dat deze is bedoeld (en levert bijvoorbeeld een auto die alleen bergaf en met wind mee de 250 km/uur haalt). Daarnaast speelt dat een programma van eisen (en de beantwoording daarvan) in de regel onderdeel wordt van het af te sluiten contract waardoor het gewenst is dat teksten eenduidig en helder zijn, ook bij eventuele toekomstige (contractuele) discussies.
3) Een goed PvE bevat eisen, maar daarnaast ook wensen. Aan alle eisen moet worden voldaan, alleen de prijs is dan nog onderscheidend tussen leveranciers. Aan wensen hoeft niet te worden voldaan. maar als dit wel het geval is, is dit van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. Juist door de wensen kan een leverancier zich onderscheiden. Aan de eisen moet immers iedere leverancier immers voldoen. Bij het beoordelen van offertes zal zo met name de discussie worden gevoerd in welke mate het aanbod voldoet aan de wensen en of de invulling van de wensen een eventueel hogere prijs rechtvaardigt.
4) In een PvE zijn de eisen bij voorkeur zo functioneel mogelijk beschreven. Ook de doelstellingen zijn bij voorkeur in duidelijke bewoordingen beschreven. Functioneel beschrijven maakt dat teksten beter begrijpbaar zijn, maar maakt vooral ook dat een leverancier enige vrijheid krijgt bij het invullen van het gevraagde. Een eis als ‘ik wil van A naar B’ kan door een leverancier worden ingevuld met een auto, trein, fiets, et cetera, afhankelijk van waar hij goed in is en waarvan de leverancier inschat dat het het beste past bij andere eisen die gesteld worden (zoals bijvoorbeeld ‘onderweg kunnen werken). Zo dient er aandacht besteed te worden aan functionele zaken, technische zaken, eisen die worden bepaald door de ‘omgeving’ die van invloed is, eisen aan ontwerp en constructie (hoe lang moet iets meegaan), logistieke zaken, documentatie, (gebruikers) trainingen, milieu of arbo aspecten, eisen aan verpakkingen, eisen aan bedrijfszekerheid en onderhoud, contractuele eisen, eisen aan het project van de invoering van een nieuwe dienst of product, en eisen omtrent het betalingsproces.
Bovenstaande maakt duidelijk dat het opstellen van een goed PvE niet even snel gedaan kan worden. De ‘inhoudelijk deskundige’ van een organisatie zal hier echt even goed de tijd voor moeten vrij maken en ook regelmatig moeten afstemmen met de achterban. In de praktijk blijkt het wenselijk dat deze inhoudelijk deskundige wordt gecoacht door iemand met ruime ervaring met het opstellen van PvE’s. De inhoudelijk deskundige levert dan de inhoud, de ‘ervaren PvE opsteller’ stelt vragen naar aanleiding van bovenstaande punten. Op deze manier is een goed (en aanbestedingswaardig) PvE gegarandeerd!
