Vaak wordt elektronisch vergaderen over het hoofd gezien als middel om kosten te besparen en een groen imago te versterken.
Elektronisch vergaderen is al snel rendabel. Als vier mensen binnen Nederland 1 uur telefonisch vergaderen, bespaart dat al snel 27 euro. Vier mensen in Nederland die 1 uur videovergaderen met Engeland, besparen al snel 10 keer zo veel, ruim 270 euro.
Management Team berichte eind vorig jaar al over zo’n voorbeeld, namelijk IBM. Door het gebruik van videovergaderen is het aantal reizen tussen Brussel en Amsterdam bij IBM met 50 procent afgenomen. Dit levert het bedrijf een besparing op van maar liefst 500.000 euro per jaar!
Tevens zorgt minder reizen er voor dat uw bedrijf actief de CO2-uitstoot vermindert, waardoor u een belangrijke bijdrage levert aan een schoner milieu.
Elektronisch vergaderen is een doeltreffende manier van communiceren, vooral internationaal. Begintijden van vergaderingen worden flexibeler. Een half uurtje later is zo geregeld en leidt niet tot inefficientie: de deelnemers blijven gewoon doorwerken op hun werkplek totdat de vergadering begint.
De belangrijkste argumenten voor de acceptatie van elektronische vergaderdiensten binnen een organisatie zijn:
– lagere reiskosten
– tijdswinst
– gebruikersgemak
– flexibiliteit
Als extra stimulans kunt u nog overwegen om een soort 'air miles' uit te delen aan medewerkers als die gebruik maken van elektronische vergaderdiensten.
De voordelen van elektronisch vergaderen liggen dus voor veel bedrijven binnen handbereik. Van te voren moet wel goed gekeken worden of er aanpassingen in de infrastructuur nodig zijn, bijvoorbeeld aan uw apparatuur of uw verbindingen. Als er dure nieuwe apparatuur nodig is, is deze meestal ook te huur. U kunt ook laagdrempelig instappen door bijvoorbeeld te kiezen voor een pc-gebaseerde oplossing of een desktop unit. En uw huidige data- of internetverbindingen kunnen vaak meer dan u denkt., mits de snelheid hiervan up & down maar gelijk is.
Er zijn dus weinig investeringen op locatie nodig om met elektronisch vergaderen te beginnen. Bovendien bieden veel providers tegenwoordig oplossingen aan, waarbij u alleen hoeft te betalen als u de dienst daadwerkelijk gebruikt. U heeft dan geen last van vaste maandlasten als u tijdelijk geen gebruik maakt van deze diensten, zoals bijvoorbeeld in vakantieperiodes.
Samenvattend zijn de investeringen om gebruik te gaan maken van elektronische vergaderdiensten laag en de voordelen en mogelijkheden talrijk. Om een snelle acceptatie binnen de organisatie te bevorderen, is het wel aan te raden om te werken met een stimuleringsprogramma met een actiematig karakter.
