Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Videoconferentie is alternatief voor zakenreis

 

Expert

ing. Ricardo Redert B ICT
Product Marketing Manager, GO Connect. Expert van voor het topic .

Bij de afweging of er zakelijke reizengemaakt dienen te worden, zijn niet alleen de financiële gevolgen van belang. De lange reistijd en het wel of niet belasten van het milieu zouden tevens belangrijke aspecten in deze keuze moeten zijn. Videoconferentie dient hiervoor als een prima alternatief.

Uit recent onderzoek van NBTC Nipo Research blijkt dat de Nederlandse beroepsbevolking in 2011 in totaal bijna tien miljoen zakenreizen ondernam. Daarvan ging een groot deel naar het buitenland en de helft hiervan verliep per vliegtuig. Uit het onderzoek blijkt tevens dat er per persoon per reis 745 euro werd uitgetrokken. Dit is natuurlijk een flink bedrag. Om kosten te besparen, kunnen bedrijven ook naar andere mogelijkheden kijken; er zijn goedkopere en minder belastende opties.

Bij de afweging of er zakelijke reizen gemaakt dienen te worden, zijn niet alleen de financiële gevolgen van belang. De lange reistijd en het wel of niet belasten van het milieu zouden tevens belangrijke aspecten in deze keuze moeten zijn. Videoconferentie dient hiervoor als een prima alternatief en levert naast financiële voordelen zeker ook milieutechnische voordelen en tijdsbesparingen op, waarvan deze laatste een positieve invloed kan hebben op de work-life balans van medewerkers.

Wanneer een organisatie significant kosten en reistijd wil besparen en het milieu minder wil belasten, zou aan het einde van het jaar een inschatting gemaakt kunnen worden van het aantal vliegreizen dat strikt noodzakelijk is. Voor het overige contact kan een prima afweginggemaakt worden over hoe deze geoptimaliseerd kan worden door videoconferentie.

De keuze voor videoconferentie of virtueel vergaderen heeft ook steeds vaker te maken met een professionalisering van het contact. Met videoconferentie kunnen duidelijkere gesprekken gevoerd worden dan over de telefoon en het directe voordeel, naast de besparing van reistijd, reiskosten en milieu, zit dan ook tevens in een frequenter en efficiënter contact, zonder daarvoor extra te reizen.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4526332). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Het eerste waar ik aan moet denken is de film met George Clooney; "Up in the air" (2009). Dat geeft een mooi voorbeeld waarbij persoonlijk contact soms toch echt face-to-face moet.

Ik doe veel aan videoconferencing, maar niet teveel. Samen naar iets kijken, tekenen op een whiteboard en lichaamstaal hebben nog echt toegevoegde waarde.

Verder is het wel allemaal een grote open deur...

@ Ricardo,

Je artikel leest gemakkelijk weg maar brengt en meldt weinig vernieuwends.

Videoconferencing is al redelijk goed geaccepteerd. Echter sluit ik me wel aan bij Henri dat het in sommige gevallen toch handiger is om fysiek bij elkaar te zijn.

Zeker tijdens workshops / whiteboard sessies is het nog steeds erg handig en schakelt het een stuk sneller en gemakkelijker. Ondanks er op dat gebied ook best leuke tooling is het in mijn ogen toch nog een noodzakelijk kwaad om zo nu en dan fysiek bij elkaar te zijn.

Ricardo,
Ik vraag me al lang af waarom de leden van Europese commissie geen gebruik maken van deze mogelijkheid! De reiskosten, verblijf, facilitaire zaken van de vergadering en gebouw etc zijn bij elkaar geen lage bedragen/kosten!
Zoals HNW, videoconferencing heeft ook met cultuurverandering te maken en moet nog geadopteerd worden. Deze in combinatie met traditionele wijze kan best effectief en voordelig zijn.

Het hangt denk ik heel erg af van wat je wil bespreken met de andere zijde, en ook hoeveel.

Zoals anderen ook al zeggen: whiteboard sessies met videoconferencing is niet echt geschikt hiervoor.

Maar ook hangt het er vanaf hoeveel je elkaar te vertellen hebt.
Zelf heb ik toevallig afgelopen week een slordige 20u besteed aan allerhande vergaderingen met mijn collega's in India. Ik moet er niet aan denken dat ik 20u voor zo'n camera had moeten zitten. In dit geval loonde het dus om naar India te gaan.

Maar de belangrijkste, althans in mijn ogen, heb ik nog niet gezien:
Af en toe een hapje eten of een biertje drinken met je collega's in een ander land is ontzettend goed voor de onderlinge verstandhoudingen. Hier wordt vaak aan voorbijgegaan, maar echt netwerken doe je niet via videoconferencing of LinkedIn, maar via face to face contact onder het genot van een hapje en een drankje.

In de servicedesk wereld bestaat het adagium: Click, Call, Face. Click: Probeer iemand persoonlijke service te verlenen via Internet en alle middelen daarbij (chat, email, etc.
Call: Komt iemand er niet uit, bellen.
Face: Is het persoonlijk, maatwerk of te complex, bezoek.

Zo zou je ook met Video conferencing kunnen omgaan. Ik zou wel willen pleiten voor een laagdrempelige aanpak. Nu zie je vaak dat personen naar een VC kamer gaan en in een vreemde omgeving met anderen gaan communiceren, dit is allemaal wat onnatuurlijk. Vanaf je werkplek met Office365 of Lync of Facetime, skype, daar gaat het allemaal naartoe. Je kunt dan korte bezoeken in ieder geval vermijden.

Voor creatieve processen en het nemen van complexe besluiten is een meeting niet via VC te evenaren. Ik vind dat zelf al van een congres. Je kunt een congres via webcast volgen, je kunt live inzoomen tijdens de spreker sessies, maar toch neem je minder op dan dat je aanwezig bent.

Er zal nog het een en ander moeten worden gesleuteld aan het aanbod van VC en dan zal het gebruik toenemen. Soms zit het ook nog tussen de oren dat het niet werkt. De techniek is al 25 oud en wordt als dusdanig ook gebruikt.

Het artikel geeft een goed beeld van de huidige mogelijkheden en voordelen van videoconferencing, inderdaad inmiddels wel bij velen bekend.
Maar de reacties geven ook goed weer wat de vooroordelen, alternatieven en soms nadelen zijn.
Zo kan persoonlijk contact inderdaad nooit volledig worden vervangen door videoconferencing, maar wanneer men i.p.v. eens per maand nog maar eens per kwartaal in het vliegtuig stapt, valt er wel ontzettend veel tijd en geld te besparen. De kwartaalvergadering biedt dan de mogelijkheid voor het onderhouden van de persoonlijke en sociale banden, terwijl de overige vergadering juist veel efficienter en goedkoper worden. Met videoconferencing kost een overleg van 2 uur niet veel meer dan die 2 uur waardoor vergaderingen veel makkelijk zijn in te plannen en er ook snel tussentijds contact mogelijk is.

De hedendaagse videoconferencing biedt HD beeld en geluid waardoor het goed mogelijk is om de lichaamstaal van alle deelnemers te "lezen", oogcontact te maken en vertrouwen in elkaar op te bouwen. Daar is geen vermoeiende vliegreis rond de wereld voor nodig.

Lync en Skype zijn geen bedreiging maar juist een aanbeveling voor videoconferentie. Voor veel één op één contact met collega's of bekenden voldoen ze prima. Gebruikers raken gewend aan contact met beeld en geluid en vinden dit steeds meer vanzelfsprekend. Maar bij meer gelijktijdige deelnemers, grotere groepen per locatie en hogere kwaliteitseisen voldoen dergelijk webcam oplossingen totaal niet. Dan is echte videoconferencing het antwoord. Dan heb ik het nog helemaal niet over de peperdure Telepresence oplossingen van Polycom en Cisco maar over reguliere HD oplossingen voor in een vergaderzaal, boardroom of conferentieruimte. Met een investering van € 5 tot 25k per locatie kun je een prima oplossing bieden voor bijna elk type vergadering en verdien je de kosten in korte tijd terug.

Wat betreft de nadelen voor creatieve processen: met VC is het ook mogelijk om samen een Smartboard te delen tijdens een overleg of een ander interactief scherm. Zo kun je op duizenden kilometers afstand toch samen creatief werken.

Ik begrijp de reacties op het artikel soms niet helemaal maar dat zal wel aan mij liggen.

Als 'expert' op het gebied van de video conferencing, het artikel is het intrappen van een openstaande deur. Als sinds 1996/97 hebben we bij verschillende multinationals video conferencing geïmplementeerd. De reden dit te doen was zeer eenvoudig. Men reduceerde travels het eerste jaar al met 35% - 40%. Dat is nu precies waar IT, voor mij althans, voor staat. Besparen door automatisering.

De techniek is er sinds die tijd alleen maar verbeterd en versneld. Laptops en pc tablets hebben een ingebouwde camera, overal is er een verbinding te maken en de vraag zal eigenlijk alleen nog maar moeten zijn welke software we willen gebruiken want de skypes en MSN e.d. zijn ook vaak al een standaard op menig platform of gratis te downloaden.

Even in alle eerlijkheid, of die of gene nu tegen dit principe is, doet niet een ter zake. Of je moet twee uur in een trein willen zitten, twee uur in verschillende file's, of een trip maken die minstens vier uur duurt voor je bij de juiste persoon bent aanbeland om die eens diep in de ogen te kijken of naar diens lichaamstaal wil kijken. Feit is dat je simpelweg tijd en kosten bespaard door 'slimmer' gebruik te maken van hetgeen IT bied aan mogelijkheden.

Ongeveer 50% van mijn werk met individuals gebeurd via skype. Sommigen van mijn cliënten heb ik nog nooit de hand geschud irl. Het is nooit noodzakelijk gebleken dit te moeten doen. Uiteraard blijven er altijd formele zaken waarbij de 'personal presence' noodzakelijk blijkt. Maar even cijfermatig?

Zomaar 40% van de globale reiskosten kunnen zeer eenvoudig worden vervangen door contacten met video conferencing. En geef toe, is nu uiteindelijk niet het doel van elke onderneming winst te maken? Video conferencing draagt daar echt een steentje toe bij.

In elk geval is deze mogelijkheid voor mij een noodzaak omdat mijn tijd bijzonder beperkt is en er te weinig mensen met kennis van een bepaald veld/discipline voor handen blijkt.

Een zakenreis is een statussymbool, laat zien dat je belangrijk bent en druk-druk-druk, en een gelegenheid op kosten van de zaak te reizen en stevig te tafelen.
Dat wegbezuinigen door videoconferencing, ook al is de techniek er ruimschoots klaar voor, is natuurlijk ongehoord.

@Wim

Klinkt als iemand die jaloers is op degenen die wel op zakenreis mogen

Zakenreis is ook:
- 8 uur in een vliegtuig naast niet altijd even okselfrisse personen
- 4 uur of meer overstaptijd op een vliegveld
- 2 weken weg van vrouw en kinderen (waarbij ik dan overigens wel weer skype gebruik om met het thuisfront in contact te blijven)
- 3 dagen aan de s......ij omdat je niet gewend bent aan het voedsel in dat andere land
- werkweken van 50u of meer
- 's avonds alleen op je hotelkamer zitten
- geen Nederland Duitsland kunnen kijken omdat het hier dan midden in de nacht is


Niet dat ik wil klagen, maar ik wel alleen maar aangeven dat zakenreizen heel wat meer is dat status-symboliek

Groeten vanuit het land van de heilige koe

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×