Fax over IP heeft weldegelijk toekomst

In allerlei sectoren is de fax verdwenen en heeft e-mail het ontvangen en verzenden van documenten overgenomen. Zo is het beeld ontstaan dat de fax niet langer relevant is. Een ouderwets apparaat zonder nuttige functie. De realiteit is anders. Faxen is in tal van sectoren - waaronder de logistiek, de advocatuur en de zorgsector - nog een veelgebruikt communicatiemiddel. Logistieke medewerkers stellen orders samen met faxen, advocaten verzenden contracten per fax en ook huisartsen en ziekenhuizen gebruiken het apparaat om bijvoorbeeld een recept te versturen naar een apotheek.

De fax wordt dus nog steeds veelvuldig ingezet. Het is voor een apotheekmedewerker nu eenmaal makkelijker om een recept klaar te maken aan de hand van een overzichtelijk document dan een geprinte mail. En een advocaat wil graag een geparafeerd document als bewijs dat een contract geldig is. Een fax is dus praktischer en ook veiliger. Een fax is niet te infecteren met een virus of andere malware, en derhalve geen bedreiging voor het netwerk en je data. Er zijn dan ook wereldwijd naar schatting nog zo’n 125 miljoen faxapparaten in gebruik. Jaarlijks worden er nog zo’n zes miljoen nieuwe apparaten verkocht.

Toch heeft een fax ook een nadeel: hij vereist bij puur traditionele inzet veel handwerk. Een medewerker moet het papier invoeren, een nummer intoetsen, wachten tot de fax is verstuurd en in veel gevallen wachten op de bevestiging. Als dit een paar keer per dag nodig is, kan het al snel enkele uren per dag vereisen. In deze whitepaper vind je een uitgewerkt rekenvoorbeeld. Een ander nadeel doet zich aan de ontvangerskant voor, waar het niet altijd zeker is of de fax door iemand wordt opgemerkt en bij de geadresseerde terechtkomt.

Geïntegreerde netwerkfax

Deze beide problemen zijn op te lossen met een geïntegreerde netwerkfax. Hiermee kun je als gebruiker een fax met een pc of laptop opstellen en direct vanuit het apparaat versturen naar een ontvanger. Deze kan de fax raadplegen via elk device, maar ook gewoon een papieren versie ontvangen.

De geïntegreerde netwerkfax is eigenlijk een virtueel faxapparaat dat niet alleen makkelijk in gebruik is, maar ook de productiviteit van medewerkers enorm vergroot. De algemene faxkosten nemen af en een organisatie is ook in staat om faxen efficiënt te archiveren.

De nieuwste trend op dit terrein is fax over ip (FoIP) als gehoste oplossing. Een organisatie heeft dan geen omkijken meer naar faxhardware en -software. Met fax over ip biedt een serviceprovider via een koppeling met het netwerk van de klant een complete faxdienst die even transparant werkt als de eigen netwerkfax. Met deze variant is het voor de organisatie mogelijk om volop te profiteren van faxmogelijkheden zonder de noodzaak van investeringen in een eigen platform met alle onderhouds-, update- en patcheisen van dien.

Faxen is dus gewoon heel erg 2015. 

Gijs Schuilingh, partner manager Benelux GFI