We kennen ze allemaal wel, de stoere verhalen na de vakantie: hoeveel heb jij er? Steevast gaat het dan over het aantal ongelezen e-mails in je inbox. Alsof je daaraan een zekere status kunt ontlenen! En daarna wordt het helemaal interessant, omdat de volle inbox in de normale werkweken juist aanleiding is tot klagen en leidt tot frustratie.
In de loop van de tijd zijn er allerlei hulpmiddelen ontwikkeld om met e-mail overload om te gaan: van methodieken tot tools, van seminars tot boeken. Daarnaast heb je natuurlijk nog de e-mail etiquette: hoe ‘heurt’ het eigenlijk? Na drie keer heen en weer mailen pak je de telefoon? Gebruik nooit reply to all? Er zijn stapels gouden regels te vinden die de wereld een betere plek zouden maken, als iedereen er zich maar aan zou houden.
Als hulpmiddelen en regels niet helpen, zijn er altijd nog de communicatietools zelf. Er zijn mensen die trots roepen ‘ik doe niet meer aan e-mail’, om vervolgens prima via LinkedIn (ook een inbox trouwens), diverse vormen van instant messaging en social media bereikbaar te zijn. Waarmee de uitdaging alleen maar wordt verplaatst van de ene tool naar de andere.
Snooze-knop
De basisuitdaging is dat er veel berichten binnenkomen. Een e-mailloze vrijdag lijkt dan verdacht veel op de Snooze-knop van je wekker: natuurlijk heb je even rust, maar de dag begint net zo hard. Hoe langer je de start uitstelt, des te meer werk er te doen is. Het zal echt niet zo zijn dat je veel minder mail in je inbox hebt doordat jij een e-mailloze vrijdag hebt. De afzender heeft daar maling aan.
Maar wat werkt dan wel? Twee dingen: zorg ervoor dat de afzender wél betrokken is en dat je werkvoorraad zich niet manifesteert als e-mails. Het eerste doe je door de conversatie te voeren op kanalen die het concept van onderwerpen en communities kennen. Kanalen als Stack Exchange (publiek) en Yammer (binnen je organisatie) zorgen ervoor dat de afzender van een bericht alvast heeft nagedacht over waar en in welke context dat bericht thuishoort.
Het tweede is wat minder eenvoudig te realiseren: we zijn immers gewend om ons werk te laten bepalen door onze mailbox. Zou het niet fijn zijn als je digitale werkplek je vanzelf voorziet van taken op het moment dat je daar naar op zoek bent? Dat je werk naar je toekomt afhankelijk van waar je bent en wat je aan het doen bent.
Intelligent systeem
Het zou toch fantastisch zijn als je niet meer door je e-mail hoeft te ploegen om te bepalen wat je moet doen, maar dat een intelligent systeem jouw werkvoorraad aanbiedt op basis van de context. Een systeem dat alle benodigde informatie voor de taak bij elkaar brengt en voor jou bepaalt wat op welk moment het beste is om te doen. Dan wordt je werkvoorraad veel eenvoudiger af te handelen dan wanneer je door je e-mailvloed moet waden en zijn we niet meer allemaal dezelfde informatie aan het structuren in onze mailbox.
Een e-mailloze dag is geen oplossing voor informatie overload. Een efficiëntere manier om er mee om te gaan helpt, maar de echte oplossing is de inkomende stroom op voorhand te laten structureren en te kanaliseren, zodat je als ontvanger in één oogopslag ziet wat je eerstvolgende actie zou moeten zijn. Dat geeft veel meer rust dan een e-mailloze dag lang de werkelijkheid negeren om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag.
