Stoppen of doorgaan?

Het opstarten van een gunningsproces is verplichte kost voor alle organisaties die onder de richtlijnen van de Europese aanbesteding vallen. Maar veel organisaties hebben een vrije keuze. Of een Request for Information, Request for Proposal en Best and Final Offer traject in gaan of een onderhandse verlenging van het huidige contract. Een keuze tussen twee uitersten. Het doorlopen van een RFI/RFP/BAFO traject vraagt veel inspanningen van het uitbestedende bedrijf.

Gemiddeld is een uitbestedend bedrijf de helft van de tijd kwijt aan die de service provider die het contract gegund wordt er heeft ingestoken. Dat is dus een substantiële inspanning. Naast dat het veel geld kost en er vaak ook nog extra expertise moet worden ingehuurd, is een dergelijk traject een aanslag op de beschikbaarheid van medewerkers. Ook slokt het ook veel aandacht van het managementteam op.Het voordeel is evident, door een dergelijk traject wordt de concurrentiekracht gemaximaliseerd. Maar is dat voldoende voor de extra kosten en inspanningen die moeten worden gemaakt een RFI/RFP/BAFO traject te doorlopen?

Zijn er voldoende service providers geïnteresseerd in het inschrijven op RFI/RFP? De business  development kosten voor service providers zijn substantieel. In termen van prijs moeten de potentiële nieuwe service providers in ieder geval eerst de extra kosten van de transitie goedmaken voordat zij een kostenvoordeel kunnen realiseren voor het uitbestedend bedrijf. Schatten zij in dat ze een reële kans hebben op de opdracht te verwerven of hebben zij het gevoel dat ze alleen voor benchmarking van de huidige serviceprovider worden gebruikt?

Uitbestedende bedrijven zouden er goed aan doe zich de vraag zelf te stellen: wil ik wel een RFI/RFP/BAFO traject starten? Als deze bedrijven goed voorbereid zijn op een onderhandse verlening van het contract kunnen zij ook de marktconformiteit van de dienstverlening veilig stellen. Uitbestedende organisaties hebben immers een jarenlange ervaring met hun service provider. De prijzen en performance indicatoren voor de onderhandelingen zijn aanwezig. Die kun je afzetten tegen marktprijzen, verkregen uit benchmarks en adviezen van onafhankelijke consultancy bedrijven. Bezint eer gij begint aan een RFI/RFP/BAFO traject!