Terwijl trends in projectbeheer veranderen, blijven bepaalde dingen altijd hetzelfde: slechte gewoontes. Als projectmanager heb ik projecten voor verschillende bedrijven begeleid en met projectmanagers en belanghebbenden samengewerkt. In dit artikel deel ik een aantal factoren die voorkomen dat projectmanagers goed presteren in hun werk.
Uitstelgedrag wordt wel gezien als de grootste zonde in het projectmanagement. Sommige projectmanagers zijn niet bereid om dingen op tijd klaar te krijgen als de kwaliteit daarbij in het gedrang komt. Ze stellen statusrapportages uit waarin belangrijke informatie staat omtrent de huidige stand van zaken en de risico’s van een project. Of ze geven niet tijdig feedback over de prestaties van het team en de kwaliteit van hun deliverables.
Dit resulteert vaak in achterblijvende prestaties, gebrek aan betrokkenheid en andere problemen. In deze situatie moet jij beslissen of je meer tijd en energie aan je werk wilt besteden. Zo niet, dan is het de moeite waard om over te schakelen naar een andere rol of sector, want projectmanagement betekent omgaan met beperkingen en zorgen dat de dingen op tijd en binnen het budget afkomen.
Slechte balans
Een CEB-studie van meer dan dertig Fortune 500-bedrijven en bijna vijfhonderd projectmanagers bracht aan het licht dat de belangrijkste drijvende kracht achter de effectiviteit van projectmanagers de samenwerking tussen belanghebbenden is. Het gaat daarbij om een goede balans. Je kunt de zorgen van je klanten, gebruikers of ontwikkelaars niet afzonderlijk in kaart brengen. Hoe meer je de klant probeert te behagen en ontwikkelaars de schuld geeft, hoe groter de kans dat je het vertrouwen en de steun van je team verliest, en omgekeerd. Dus hoe doe je dat het beste?
Als professionele projectmanager moet je onbevooroordeeld zijn en fungeren als een brug tussen verschillende partijen. Plan om dit goed te doen regelmatige vergaderingen met belanghebbenden en wissel feedback uit, zorg ervoor dat communicatiekanalen open staat en elk bericht de geadresseerde bereikt. Weeg alle argumenten zorgvuldig af voordat je belangrijke beslissingen neemt. Lees meer over conflictbeheersing. Wees niet bang om nee te zeggen. Geef prioriteit aan bepaalde vereisten of belanghebbenden en evalueer regelmatig.
Eenzijdige feedback
Regelmatige communicatie en feedback zijn essentiële onderdelen van elke leiderschapsrol. Ze kunnen echter hun effectiviteit verliezen als ze te eenzijdig worden.
Sommige projectmanagers zijn bijvoorbeeld overmatig sturend of geven het team de schuld als zich een probleem voordoet. Het kan ook voorkomen dat een projectmanager het team aanmoedigt om zich uit te spreken over zijn zorgen, of prestaties bespreekt zonder feedback te geven. Het is prima om ‘de vriend’ van het team te zijn, maar het moet de bedrijfsprestaties niet in de weg gaan zitten.
Als projectmanager moet je je communicatielijnen open houden en de interactie tussen belanghebbenden binnen het project faciliteren. Zorg ervoor dat zij zich bewust zijn van de vorderingen van het project, en de kans krijgen om hun meningen te delen en op te vallen.
Oninspirerende managementstijl
Een hoop projectmanagers hebben de neiging om de gevestigde procedures te volgen in plaats van hun inspanningen te kanaliseren om een samenhangende werkomgeving te creëren. Ze missen emotionele diepgang en enthousiasme voor hun werk. Onbewust begint het team die houding na te bootsen, wat resulteert in een lage graad van betrokkenheid en demotivatie onder medewerkers.
Teammotivatie is een essentiële vaardigheid voor projectmanagers die tijd kost om onder de knie te krijgen. Je moet positiviteit uitstralen en het team motiveren om mijlpalen te bereiken, ook als het project turbulente tijden doormaakt. Het gaat er daarbij niet om de werkelijkheid te vervalsen of in een ander licht te presenteren, maar om het bieden van transparantie over de voortgang en eensgezind werken aan het wegnemen van knelpunten.
Gebrek aan specifieke kennis
Een veel voorkomende situatie is dat een projectmanager onvoldoende kennis heeft van de application architecture: de technologieën die in het project worden toegepast. In een dergelijk scenario fungeert een projectmanager vaak meer als projectbeheerder. Hij kan de gezondheid van het project niet goed evalueren en geen realistische schatting geven van de uitvoeringstijd van de verschillende taken.
Je kunt niet effectief zijn als je de zakelijke en technologische context van een project niet kent. Voorbij zijn de dagen dat algemene vaardigheden volstaan. De rol van een projectmanager omvat niet alleen projectbeheer en -administratie, maar ook een breed begrip van het domein. Een doorgewinterde projectmanager moet weten wat de waarde is van het product dat wordt ontwikkeld, de concurrentievoordelen en marktpositie ervan, en andere branche-specifieke aspecten. Hij moet potentiële problemen met het team bespreken om interacties en afhankelijkheden te kunnen begrijpen, en een helikopterview van het project zien te krijgen.
Als jij niet weet hoe je de technologie aan moet leren, neem dan contact op met technische mensen in je project en moedig hen aan hun kennis te delen. Of ontdek de tech stack van je project online. Met betrekking tot de kennis van je domein kun je marketingactoren en industriegoeroes raadplegen, en natuurlijk online naar informatie zoeken. Als je dat niet doet, wordt je plaats onherroepelijk door iemand anders ingenomen.
Tot slot
Om succesvol te worden en de kloof in competenties binnen het team te overbruggen moeten projectmanagers de bovengenoemde gewoonten opgeven en zich richten op het voortdurend verbeteren van hun vaardigheden en het beheersen van nieuwe benaderingen. Wees nieuwsgierig, netwerk met andere professionals in je branche, deel je ervaringen en best practices en onthoud dat elke dag een geschikte dag is om iets nieuws te leren of te verbeteren. De resultaten zullen niet lang op zich laten wachten.
