De gemeente Almere heeft het bouwen van haar website doelbewust niet bij de IT-afdeling ondergebracht. Een logische zaak, vindt projectleider Jaap Verwaard. Het gaat volgens hem in eerste instantie om informatie en communicatie, daarna volgt de techniek.
De eerste website-experimenten vonden drie jaar geleden overigens wel bij de IT-afdeling plaats. Maar een duidelijke visie op het gebruik van de website ontbrak. Omdat onder aanvoering van minister Van Boxtel de druk op de Nederlandse gemeenten toenam om internet als volwaardig informatiekanaal te gebruiken, stelde een apart opgerichte projectgroep een beleidsnota webtechnologie op. "De makers van de eerste website waren wegbereiders. Daarna moest het onderwerp hoog in de organisatie worden ingezet om het gemeentebestuur en de top van de gemeentelijke organisatie van de noodzaak van een website te overtuigen", vertelt Jaap Verwaard, Informatie & Analyse coördinator bij de gemeente.
Eind 1999 begonnen de voorbereidingen voor de bouw van de website, waaronder het opstellen van een programma van eisen, de pakketselectie, de vormgeving en het aanpassen van de organisatie op de invoering van een website. Het bouwen duurde zo’n acht weken; de nieuwe website is afgelopen 1 juli in gebruik genomen. Inmiddels werkt men ook aan de invoering van een intranet bij de gemeente. Verwaard wil – bij gebrek aan marktonderzoeken – nog een stadspanel organiseren om uit te vinden of de website aanslaat bij burgers en bedrijven.
Zelfstandig project
Een zogeheten ICT-programmateam van vijf man coördineerde de activiteiten. De invoering van de website is een zelfstandig project geweest, los van de bestaande IT-afdeling bij de gemeente. Een logische beslissing die ook andere gemeentes maken, geeft Verwaard als toelichting. "Het gebruik van een website heeft veel meer met informatie en communicatie te maken dan met ICT. In ons team zit bijvoorbeeld ook een communicatiespecialist en de webmaster maakt deel uit van de afdeling communicatie."
Een andere overweging om de IT-afdeling erbuiten te houden, was dat het anders teveel druk zou geven op de lopende IT-werkzaamheden. Omdat het bouwen van een website ook voor de automatiseerders een nieuwe activiteit is, zou dat het gangbare proces kunnen verstoren, zeker omdat er ook politieke pressie bij komt kijken. Een voorbeeld daarvan is de ambitie van Almere om een moderne stad te zijn met een hoge ICT-uitstraling. "Dan moet je als gemeente ook een voorloper op website-gebied willen zijn", zegt Verwaard.
Interactie
De website van de gemeente is niet interactief; er is nog sprake van een eenzijdige digitale dienstverlening. Eind 2001 jaar zal er op het gebied van burgerzaken een begin worden gemaakt met interactie. Verwaard maakt zich niet al te druk over de koppelingen die nodig zullen zijn tussen de website en de backoffice-applicaties. Kritiek dat het Seneca-product te simpel van opzet is voor zo’n ingewikkelde operatie, wuift hij van de hand. "Smartsite is een contentmanagementsysteem dat niet speciaal bedoeld is voor koppelingen met de backoffice. Wij wilden een open internetsysteem, geen reus die alles doet. Kijk, die koppelingen met de backoffice moeten er hoe dan ook komen, vanwege de plannen van Overheidsloket 2000. Hierbij moeten balies bij elkaar gezet worden om alle informatie voor burgers bij de hand te hebben. Met middleware-oplossingen kom je een heel eind."
Smartsite
Almere koos voor het Smartsite-pakket van het Delftse bedrijf Seneca. Volgens Verwaard heeft deze oplossing als grootste voordeel dat ze goed onderhoudbaar is. "Het ontwikkelen van een website is nog te doen, maar het onderhoud ervan is een tijdrovende bezigheid. Zoiets kunnen we niet bij een webmaster neerleggen. Met Smartsite kunnen redacteuren zonder kennis van Html en andere techieken zelf hun pagina’s onderhouden of verwijderen. Er staat op iedere pagina altijd een publicatie- en een vervaldatum. De webmaster kan zich bezighouden met applicatiebeheer en internetzaken als het organiseren van chats en discussiefora."
Verder speelde mee dat Smartsite in de periode van de pakketselectie aan de top stond van de beschikbare oplossingen, meldt Verwaard. In zijn ogen waren de dominante IT-leveranciers Centric en Roccade Civility op afstand gezet, omdat ze veel tijd kwijt zijn geraakt met het oplossen van millenniumproblemen in hun applicaties.
