Den Haag kent acht markten. Kroonjuweel is zonder twijfel de gezellige Haagse Markt, een van de grootste onoverdekte markten in Europa. Om het beheer en bestuur van al deze markten een verbeterimpuls te geven heeft de gemeente een radicale omslag gemaakt van ‘papier naar digitaal’ met behulp van de Agile-ontwikkelmethode. Devoteam werd ingeschakeld als intermediair tussen Den Haag als opdrachtgever en de bouwer van het nieuwe systeem Mercato.
Interim Hoofd Markten Rick Warnar maakt duidelijk wat er is bereikt en wat de voordelen zijn. Voordat hij ingaat op het systeem zelf benadruk hij de grote waarde van markten in de samenleving. ‘De markt is een event in de buitenruimte waarmee verschillende maatschappelijke doelen worden bereikt. Hij draagt bij aan de economie, verschaft werkgelegenheid en bevordert de sociale cohesie in een buurt. De markt voorziet in primaire behoeften, maar heeft ook een ‘fun’-component, met name de Haagse Markt. Daarnaast zijn er ook verschillende duurzaamheids- en handhavingsaspecten. Vanuit al die invalshoeken kijken we naar de inrichting van onze markten, de vergunningverlening, de primaire processen en de informatievoorziening.’
Belangrijkste doel van Mercato was om al die verschillende componenten en processen rond de organisatie van markten met elkaar te verbinden. Waar de marktmeester voorheen alles met een blocnote moest doen en dus niet slagvaardig kon optreden, kan hij nu op de markt met zijn tablet alle relevante marktinformatie realtime inzien en zo de standhouders beter bedienen en controleren. Hebben ze een vergunning? Staan ze op de juiste plek? Hebben ze betaald? En staan er bijvoorbeeld geen mensen in de stand zonder werkvergunning?
Dat realtime werken bleek de grote spelveranderaar. De marktmeester zit nu bovenop de feiten en kan daardoor daadkrachtig handelen.
Functionele eisen opstellen
Grote uitdaging bij de bouw was om alle stakeholders binnen de gemeente te betrekken bij de realisatie van Mercato. Want omdat er zoveel aspecten zijn, zijn er binnen de gemeente ook veel belanghebbende proceseigenaren. Opdracht aan Devoteam was om samen met al die afdelingen de functionele eisen op te stellen en toe te zien dat al hun belangen gedurende het ontwikkeltraject behartigd zouden worden. In die zin was Devoteam de schakel tussen de gemeente en de bouwer van Mercato.
‘Wat daarbij hielp is de Agile-ontwikkelmethode waarbij de stakeholders het systeem geleidelijk konden zien ontstaan en tijdig konden ingrijpen als ze dat nodig vonden. Die intensieve samenwerking tussen bedrijfsvoering en informatievoorziening is cruciaal voor het succes. Devoteam heeft dat goed gefaciliteerd en ook gezorgd dat de opeenvolgende versies van Mercato, met het oog op voortdurende veranderende regelgeving, steeds grondig getest waren en op tijd in productie kwamen’, zegt Warnar.
‘Inmiddels is Mercato niet meer weg te denken uit onze dagelijkse werkzaamheden. Alle processen zijn gedigitaliseerd waardoor we ook waardevolle data ontsluiten om de markten en het toezicht daarop steeds verder te verbeteren. We kunnen zelfs aan de hand van mac-adressen achterhalen hoe looppatronen van bezoekers zijn. Het faciliteert dus ook de marketing van de markt. En dankzij koppelingen met de politie, Belastingdienst en het UWV kunnen we steeds scherper bewaken of alles op de markt netjes volgens de wet verloopt.’
‘Vorig jaar hebben we bijvoorbeeld een data discoveryproject uitgevoerd op basis van data over standhouders, hun handelswaar en het kenteken van hun voertuig. Dat geeft nieuwe inzichten en we hebben dan ook al verschillende standhouders de toegang tot de markt moeten ontzeggen in verband met uiteenlopende wetsovertredingen zoals witwaspraktijken en ontbrekende werkvergunningen. Maar ook de dienstverlening aan standhouders is natuurlijk heel belangrijk. Zo werken we nu met Devoteam aan een ondernemersportaal waarmee de standhouders hun eigen informatie kunnen inzien en dagplaatshouders (standhouders zonder vaste plaats) ’s avonds al kunnen zien of er de volgende dag een plekje vrij is op de markt.’
‘We gaan ook nieuwe koppelingen maken met de bestanden van de Kamer van Koophandel en de gemeentelijke basisadministratie. Zo zal Mercato steeds verder worden verrijkt en bijdragen aan een soepele organisatie van onze markten. Ik denk dat Den Haag met deze oplossing flink voorop loopt en ik begrijp daarom ook de belangstelling van andere gemeenten. Want waarom zou je zelf iets gaan ontwikkelen als er een werkende oplossing bestaat die zichzelf al bewezen heeft?’
Inmiddels is in samenwerking met Devoteam ook gestart met de ontwikkeling van Gisib, een oplossing die zich niet zozeer richt op de processen van de markten zoals Mercato, maar op het beheer van gemeenteobjecten. Daarbij valt te denken aan de vaste marktkramen met rolluik op de Haagse Markt, maar ook andere, niet marktgerelateerde objecten zoals lantarenpalen en vaste bloembakken in Den Haag. ‘Zo werken we aan de verdere digitalisering van de overheid, verlaging van de kosten en verbetering van onze dienstverlening’, besluit Warnar.
