Veel bedrijven zijn er lovend over, terwijl de ander het nog moet ontdekken: projectmatig werken. Projectmatig werken is een effectieve manier om samen te werken. Doelen worden behaald, er kan worden ingespeeld op veranderingen en bovendien wordt er gewerkt met een hecht team. Maar als je nog nooit van projectmatig werken gehoord hebt, kan het wellicht een beetje klinken als abracadabra. Hieronder vertellen wij jou daarom alle ins en outs van projectmatig werken, en misschien is het ook wel wat voor jou.
Wat is projectmatig werken?
Voordat we de diepte induiken is het handig om te weten wat projectmatig werken precies is. Projectmatig werken is een manier van werken waarbij opdrachten zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd, met zicht op de doelen en resultaten. Oké, misschien klinkt dat nog steeds ingewikkeld. Het is belangrijk dat je bij projectmatig een belangrijk doel voor ogen hebt met een overzichtelijke planning. Je moet namelijk bij het gewenste resultaat zien te komen. Een manier van projectmatig werken is agile werken en wellicht heb je daar weleens van gehoord. En zo bestaan er nog veel meer methodes van projectmatig werken.
Waar begin je met projectmatig werken?
Laten we voortborduren op het agile werken. Agile werken is een vorm van projectmatig werken. Bij agile werken wordt er gebruik gemaakt van bepaalde richtlijnen. Bovendien krijgt iedereen in het team een rol. Dit zorgt ervoor dat het helder wordt wat er van elkaar verwacht kan worden in een team. Iedereen heeft een bepaalde verantwoordelijkheid. Hierdoor wordt iedereen betrokken bij het team en wordt er optimaal samengewerkt. Hierdoor verspil je zo min mogelijk tijd.
Een goede manier om te beginnen met projectmatig werken is door te beginnen met agile werken. Daarnaast heb je vast weleens gehoord van scrum. Veel mensen denken dat agile en scrum hetzelfde zijn. Toch zit er wel een behoorlijk verschil tussen: scrum is namelijk alleen een methode dat ervoor zorgt dat je agile kunt werken.
Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
Bij steeds meer bedrijven wordt het projectmatig werken toegepast. En dat is ook niet zo gek, want projectmatig werken brengt veel voordelen met zich mee. Het is een manier om doelen te behalen met succesvolle resultaten. En zoals we net al benoemden, verspil je met projectmatig werken zo min mogelijk tijd en wordt er optimaal samengewerkt. Maar daar blijft het niet alleen bij. De voordelen van projectmatig werken zijn namelijk oneindig. Zo kun je eenvoudiger inspringen op eventuele veranderingen. Daarnaast wordt het team creatiever omdat je werkt aan hetzelfde project. Hierdoor boek je sneller resultaat, met als gevolg dat jullie samen het doel behalen dat jullie voor ogen hadden.
Wat zijn de valkuilen van projectmatig werken?
Wel is het van groot belang om een goede planning te maken. Iedereen moet zich aan de planning houden en het overzicht moet worden bewaard. Dat is dan wellicht een grote valkuil als we het hebben over projectmatig werken. Want de een is goed in plannen, terwijl de ander daar moeite mee heeft. Niet iedereen is er even goed in om zich aan de planning te houden. En hierdoor kunnen heel gemakkelijk fouten ontstaan. Maak daarom goede afspraken met elkaar, werk in dezelfde documenten en houd elkaar op de hoogte. Zo zorg je ervoor dat iedereen overzicht houdt en iedereen daardoor eenvoudig bij kan sturen.
Welke project management software kan je helpen?
In welke branche je ook werkt, projectmatig werken kan voor iedereen een oplossing zijn. Een software kan jou hierbij helpen. Zo bestaan er bijvoorbeeld verschillende programma’s waarbij je met scrum kunt werken. Ook heb je een project management software genaamd Prinzi: dit is een online tool waarbij je alles in een overzicht hebt. Hier kun je terecht voor de administratie, de planning en de rapportage. Bovendien kun je in deze software terecht voor allerlei projectmanagementmethodes, waaronder agile werken en Prince2. En dat is prettig, want zo hoef je maar met een tool te werken in jouw gehele organisatie.
Tips als jouw organisatie ook projectmatig wil werken
- Ieder bedrijf kan projectmatig werken. Zo kan een tool jou hierbij helpen. Toch is het belangrijk om niet meteen met een dure, ingewikkelde tool te beginnen. Wanneer je net gaat beginnen met projectmatig werken is een overzichtelijke tool belangrijk. Hierbij is de tool van Prinzi een goed startpunt.
- Ook is het belangrijk om rekening te houden met de planning. Want, een ding is zeker: de planning zal nooit zo uitkomen als jullie gehoopt hadden. Er komt altijd wel iets tussendoor. Op deze momenten is het belangrijk om jullie hoofd erbij te houden. Probeer het overzicht niet te verliezen en probeer de planning bij te sturen.
- Samenhang is belangrijk. Wanneer het team het zicht op de samenhang verlies zal dit een risico worden voor het project. Samenhang kan gecreëerd worden door een projectleider, analist of andere projectmedewerker.
