Vermogensbeheerder Robeco automatiseert al zestien jaar de kritische back-office activiteiten met Redwood´s Cronacle. Wat klein begon is uitgegroeid tot een bedrijfsbreed systeem. Doel is aandelen- en beleggingsfonds-informatie te leveren aan business partners en klanten, efficiency te verbeteren en zakelijk groei te bewerkstelligen.
Robeco, opgericht in 1929 in Nederland, richt zich op het leveren van rendementen op investeringen en dienstverlening aan beleggers. Het bedrijf biedt een breed scala aan beleggingsoplossingen en is naar eigen zeggen wereldwijd marktleider in duurzaam beleggen. Op 31 maart 2014 bedroegen de activa van Robeco 211 miljard euro.
De vermogensbeheerder wisselt continu data uit met diverse partners, zoals beurskoers-informatie en actuele wisselkoersen. Ollivier Trouw, vice president en hoofd van IT Operations bij Robeco zegt: ‘Een vermogensbeheerder is grotendeels afhankelijk van correcte en nauwkeurige data om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Juiste en tijdige data is van cruciaal belang voor ons en de uitwisseling ervan zonder enige onderbrekingen is een kritisch proces. Onze implementatie van Cronacle, als component voor de integratie van onze applicatieketens, heeft bewezen zeer succesvol te zijn.’
Een data uitdaging
In 1998 realiseerde Robeco zich dat de complexe it-infrastructuur, bestaande uit tachtig Unix-systemen en tweehonderd NT-servers met meer dan tweehonderd applicaties, het een tijdrovende en complexe klus maakte om de continue groei van markt- en klantdata te beheren. William de Vries, software engineer bij Robeco zegt: ‘We werkten met een groot aantal maatwerk applicaties op basis van Oracle-technologie. Deze applicaties waren ontworpen om portfolio’s te registreren, netto vermogenswaarden te calculeren en marktgegevens zoals prijzen en indexen te berekenen. Deze maatwerk applicaties waren niet in staat om taken op verschillende servers en applicaties uit te voeren, of te integreren met standaard applicaties. Dit maakte het beheer van kritische activiteiten een tijdrovende bezigheid. Vele niet-kritische taken moesten ’s nachts verwerkt worden, omdat we simpelweg de tijd en capaciteit overdag niet hadden.’
Om aan compliancy regelgeving te voldoen dient Robeco op regelmatige basis financiële rapportages aan te leveren bij De Nederlandse Bank. Hiervoor was men op zoek naar een oplossing die alle processen en applicaties aan elkaar koppelde. Daarnaast was het noodzakelijk om onnodige handmatige activiteiten te elimineren om zo consistentie en nauwkeurigheid over de meest bedrijfskritische processen te waarborgen.
Een succesvolle oplossing
Robeco heeft zestien jaar geleden al gekozen voor Redwood Cronacle om processen als portfolio management, fondsbeheer, performance & risico analyses, rapportages & forecasting en transactie workflows te automatiseren. De oplossing verbindt alle applicaties en elimineert handmatige activiteiten en voorkomt tegelijkertijd het risico op fouten die handmatige handelingen met zich meebrengen.
Toen Cronacle werd geïmplementeerd gebruikte Robeco nog additionele scheduling software om infrastructuur gerelateerde taken uit te voeren. Ruben de Vries, engineer bij Robeco zegt: ‘Aangezien deze software niet de mogelijkheden van Cronacle had, kon het niet alle applicaties met elkaar verbinden. Alle applicatie-gerelateerde taken hebben we naar Cronacle verplaatst en hierdoor is de andere scheduling software overbodig geworden.’
Robeco is gestart met de proces-automatiseringsoplossing Cronacle bij de investment divisie van het bedrijf. Binnen een jaar hebben ze dit uitgebreid naar de retail divisie. De Vries voegt toe: ‘Vrij snel hebben we de investment en retail repositories samengevoegd, zodat ze nu allemaal aangesloten zijn op Cronacle. Met een centraal punt is het vele malen gemakkelijker om accurate rapportages te genereren en marktanalyses te maken. Met daarnaast de garantie van een snelle en foutloze data update.’
Alle gegevens worden automatisch door Cronacle verzonden naar de desbetreffende applicaties. Elke applicatie maakt vervolgens gebruik van Cronacle om het bestand op te pakken en in het systeem te laden. De systemen gebruiken de bestanden om het relevante rapport te maken, zoals die voor De Nederlandse Bank. Aangezien sommige data tijd-kritisch is, stuurt het systeem alerts uit als de bestanden niet zijn gearriveerd zodat, indien nodig, er direct actie kan worden ondernomen.
Business voordelen
Met de strategie om slechts een enkele oplossing te gebruiken voor alle procesautomatisering heeft Robeco een significante kostenbesparing behaald. Robeco werkt inmiddels al zestien jaar met Cronacle. In deze tijd is de organisatie ook nog eens behoorlijk gegroeid. Bij de start van de implementatie van Cronacle werden driehonderdduizend taken per maand verwerkt, en nu verwerkt Cronacle zo’n twee miljoen taken per maand.
De Vries: ’90 procent van onze complete integratie frameworks zijn gebaseerd op Cronacle. De oplossing is van cruciaal belang voor onze omgeving en de manier waarop we werken. Cronacle maakt het vele malen efficiënter om ons continu groeiende klantenbestand te ondersteunen. Zonder automatisering konden we al deze data tussen onze applicaties niet handmatig verwerken en dezelfde dag nog de rapportages uitsturen.’
Robeco heeft ervaren dat het eenvoudiger is om activiteiten te traceren en te rapporteren met een duidelijke, geautomatiseerde audit trail. Data audits worden nu automatisch voor zeven jaar opgeslagen, waardoor ze voldoen aan de compliancy regelgeving.
Reinald Trap, vendor manager bij Robeco, zegt: ‘Redwood heeft nu binnen Robeco de status van strategische leverancier. We onderkennen het belang van Cronacle aangezien veel van onze belangrijke applicaties hiervan afhankelijk zijn.’
Trouw concludeert: ‘Vanuit operationeel oogpunt zijn we altijd op zoek naar mogelijkheden om bestaande processen te verbeteren en handmatige procedures te verminderen. In de toekomst willen we de integratie met de ‘buitenwereld’ (de partners van Robeco) verbeteren. En tevens het beheer van de Cronacle-processen verder uitbreiden, zoals met de Redwood sla-module en Redwood Intelligence.’
