Code Kompas uit Renesse bouwde voor RAAD International een maatwerk koppeling met Exact Online. De maandelijkse facturatieronde wordt nu centraal klaargezet en in één keer verwerkt, inclusief de uitzonderingen die per klant verschillen.
Softwarebedrijf Code Kompas uit Renesse heeft voor administratiekantoor RAAD International een maatwerk API-koppeling met Exact Online opgeleverd. Waar de maandelijkse facturatieronde eerder per klant werd nagelopen en handmatig in Exact Online werd ingevoerd, worden facturen nu centraal klaargezet en na controle in één keer verwerkt.
RAAD International is gespecialiseerd in de AGF-sector en werkt vanuit vestigingen in Nederland, Zuid-Afrika, Dubai en Istanbul. Die internationale klantenkring maakt de facturatie complexer dan standaardsoftware aankan. De ene klant betaalt een vast abonnement, de andere per uur, en daarnaast lopen er aparte afspraken voor maatwerk en doorbelaste software. Het tarief hangt af van wie het werk doet en voor welke klant. Daar bovenop komen uitzonderingen die per klant verschillen: uren die op een holding staan terwijl ze bij een werkmaatschappij horen, en facturen die naar meerdere ontvangers moeten in de taal die zij lezen.
“Waar facturatie eerst meerdere dagen uitzoekwerk kostte, zijn we nu in enkele dagdelen klaar”, zegt John van Wijk van RAAD International.
Exact blijft de boekhouding
Code Kompas onderzocht eerst of een bestaande oplossing volstond. Dat bleek niet zo, omdat de klantafspraken van RAAD zich niet binnen een standaardoplossing lieten vastleggen. Exact Online bleef wel het boekhoudsysteem; de koppeling zet de facturen daarin klaar vanuit het platform dat Code Kompas eerder voor RAAD ontwikkelde.
De technische inrichting vroeg het meeste werk. De koppeling regelt onder meer:
- OAuth2-authenticatie en tokenbeheer per administratie
- rate limiting en de verwerking van API-verzoeken
- synchronisatie en matching van debiteuren en relaties
- webhooks met een eigen mailflow voor urenbijlagen
- foutafhandeling en herverwerking
Na livegang blijft de koppeling automatisch controleren of alles goed wordt verwerkt. Mislukte API-verzoeken en ontbrekende gegevens worden gesignaleerd per administratie, zodat afwijkingen zichtbaar zijn voordat een klant een onjuiste factuur ontvangt. Openstaande facturen komen vanuit Exact Online terug in het platform en worden opgevolgd met eigen herinneringsflows per klant, entiteit of taal.
Koppelingen voor het mkb
Code Kompas bouwt maatwerk software, klantportalen, koppelingen en dashboards voor mkb-bedrijven. Eigenaar Danny Lifino bouwt de software zelf en is het aanspreekpunt. Een API-koppeling laten maken kost bij Code Kompas tussen € 3.500 en € 7.500, met een doorlooptijd van ongeveer zes weken en een vaste prijs na de kennismaking.
Na een vrijblijvend eerste gesprek maakt Code Kompas een prototype van de belangrijkste schermen en laat dat zien in een korte demo. Daarna volgt een voorstel met een vaste prijs.
De volledige casus staat op de projectpagina over de facturatiekoppeling.
Meer lezen
