Tegenwoordig kun je het zo gek niet bedenken en je kunt het huren. Van karaokesets voor een verjaardagsfeestje, tot lasergame benodigdheden voor een groot bedrijfsfeest.
Verhuurbedrijven helpen ieder evenement tot een succes te brengen, maar dit gaat niet zomaar. Dus laten we eens kijken welke technologieën er nodig zijn om een vlekkeloze verhuurervaring te kunnen aanbieden.
Voorraadbeheer
Laten we starten met een voorraadbeheersysteem, waarin alle producten moeten komen te staan die worden verhuurd. Ook moeten er producten worden gekoppeld, bijvoorbeeld als het mogelijk is om een lasergame set te huren met of zonder extra targets en vesten. Ongeacht de keuze die de bezoeker van de site maakt, moet de voorraad accuraat worden bijgewerkt. Zo weet de aanbieder zeker dat de producten en het aantal geleverd kan worden. Ongeacht of je een geluidsinstallatie of juist een tiental VR-brillen wil huren bij Huurnu.nl (een van de professionele verhuurbedrijven waarbij deze technologieën allemaal van toepassing zijn).
Kalender
Niet alleen moet de voorraad worden bijgehouden, bij het verhuren van materialen voor evenementen spelen de dagen waarop gebruikers iets nodig hebben een belangrijke rol. Je wil die opblaasbare Abraham pop of rookmachine natuurlijk wel op tijd in huis hebben en niet een dagje later. Dit maakt het noodzakelijk dat de voorraad gekoppeld is aan een kalender, zodat er van tevoren kan worden gecontroleerd of de gewenste benodigdheden op een specifieke dag en voor een X-aantal dagen beschikbaar zijn. Waarbij ook rekening moet worden gehouden met de levertijd en verzending. Waarbij we meteen bij een volgend stukje tech zijn beland.
Reserveringssysteem
Het reserveringssysteem op een site maakt het aan de voorkant mogelijk voor de gebruikers om de gegevens in te vullen, waaronder het adres waar de materialen voor het evenement moeten worden geleverd. Aan de achterkant wordt deze informatie opgeslagen in de vorm van een bestelling, waarmee de medewerkers aan de slag kunnen. Veelal wordt de verzendmethode gekoppeld aan de webshop, zodat de track & trace code van een bestelling automatisch wordt gestuurd naar het mailadres van de klant (als de materialen per post kunnen worden verzonden). Zo wordt je als gebruiker op de hoogte gehouden van het proces, wat natuurlijk wel erg prettig is als je een feest of evenement aan het organiseren bent. Iets waar overigens ook andere verhuurbedrijven gebruik van maken, bijvoorbeeld voor het huren van een wagen om je bestelling zelf op te halen.
Klantbeheer
Mocht je vragen hebben, dan werkt dit vaak via een systeem voor klantenbeheer. Denk aan het bekende ticket systeem, waarmee je online een vraag kunt wegleggen bij de verhuurder. De meeste verhuurders zullen echter ook beschikken over een telefoonnummer, zodat je direct contact op kunt nemen als je een dringende vraag hebt. Een ander onderdeel van het klantbeheer is het opslaan van informatie. Veelal is het klantenbeheer systeem dan ook gekoppeld aan de webshop, zodat alle gegevens over een specifieke bestelling (of klant) op één centrale plaats staan (in de cloud). Handig als er meerdere medewerkers in hetzelfde verhuurbedrijf werken of bij herhaalbestellingen na een positieve ervaring.
