Frama Nederland heeft zijn portfolio uitgebreid met de nieuwe service RMail voor een veilige, zekere en eenvoudige manier van digitaal communiceren. Het is mogelijk om contracten, facturen en grote bestanden tot 1GB mee te sturen bij het e-mailbericht. Zowel de zender als de ontvanger kunnen e-mails ondertekenen, coderen, archiveren en bewijs van aflevering ontvangen.
RMail (Registered Email) is eenvoudig te installeren, zeer gebruiksvriendelijk en gericht op zowel kleine als grote organisaties in het MKB. De zender en de ontvanger hebben geen speciale software nodig en kunnen gebruikmaken van een bestaand e-mailadres door middel van een plug-in die gangbare platformen zoals Outlook en Gmail ondersteunt.
Veilige e-mails versturen heeft op dit moment veel aandacht en is voor organisaties een ontwikkeling om serieus rekening mee te houden. RMail biedt een oplossing voor een specifiek aspect van GDPR-naleving, met betrekking tot de veilige overdracht van gevoelige persoonlijke, financiële of vertrouwelijke gegevens per e-mail. Vanuit de overheid worden strenge deadlines gesteld en er gelden boeteclausules wanneer organisaties hier niet op tijd aan voldoen. Toch vindt aangetekend e-mailen nu nog vaak plaats binnen gesloten omgevingen, waar het wordt geïnstalleerd binnen het netwerk voor intern gebruik. Dit is voor grote organisaties relatief eenvoudig, maar voor de kleinere bedrijven binnen het MKB vaak nog een reden om ervan af te zien. Frama onderscheidt zich met RMail in eenvoud en toegankelijkheid, zeker voor kleinere organisaties.
Zichtbaarheid
Het komt regelmatig voor dat een e-mail in de spam map terechtkomt, per ongeluk wordt verwijderd of bewust wordt genegeerd. Met RMail weten organisaties precies wanneer e-mails zijn afgeleverd en geopend. Berichten die worden verzonden met de ‘Aangetekende E-mail’ (‘Registered Email’) banner worden beschouwd als belangrijk en ook als zodanig behandeld. Het is ook moeilijker voor een ontvanger om een e-mail te negeren wanneer duidelijk is dat deze wordt gevolgd.
Juridisch bewijs
De meeste e-mails worden afgeleverd, maar sommige niet. Onzekere aflevering kan leiden tot discussie. Het unieke ontvangstbewijs van RMail elimineert deze onzekerheid met juridisch bewijs van aflevering, aflevertijd en exacte inhoud van het bericht. Ieder ontvangstbewijs bevat daarnaast ook een complete audit trail van de aflevering en een bericht van echtheid.
Veiligheid
Encryptie is tegenwoordig de manier om e-mails privé te houden. Echter is het vaak ingewikkeld om een bericht te versleutelen. Frama maakt het mogelijk om snel en eenvoudig e-mails te beveiligen. RMail maakt gebruik van 256-bit AES encryptie om gevoelige e-mails en bijlagen te beveiligen. Met opties voor veilige ‘end-to-end’ aflevering kan de verzender er op vertrouwen dat een bericht alleen gelezen kan worden door de beoogde ontvangers..
Digitale ondertekening
RMail helpt om overeenkomsten sneller rechtsgeldig te ondertekenen. Frama biedt met RMail de meest uitgebreide juridische, internationaal erkende digitale handtekening voor de afzenders en de ontvangers op gemailde documenten, PDF-formulieren en nog veel meer. Ondertekenen kan simpel met een handgeschreven, een getypte of een e-mail handtekening. De digitale handtekening is net zo rechtsgeldig als de natte handtekening. Bovendien kunnen de verzender en de ontvanger gelijktijdig hetzelfde document ondertekenen waardoor een tweezijdige, juridische overeenkomst wordt aangegaan. Het document kan vervolgens worden doorgestuurd naar overige partijen om mede te ondertekenen.
Hans van Essen, directeur Frama Nederland: “Er is een verschuiving gaande van fysieke post naar digitale alternatieven. Vroeger puilden de brievenbussen uit, nu zijn het de mailboxen die overvol raken. Hierdoor kan een belangrijke e-mail met een factuur eenvoudig ‘verdwijnen’ of aan de aandacht ontsnappen. Frama neemt graag het voortouw. We voorzien met de introductie van RMail in combinatie met de identificatieplicht en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), duidelijk in een behoefte van het MKB aan een veilige tool voor aangetekend en versleuteld e-mailen, digitaal ondertekenen en versturen van grote bestanden.”
